5 причин, чому слід спробувати Google Таблиці у вашому бізнесі

Імпорт, експорт, електронна пошта. Повторити це знову. Коли справа доходить до аналізу даних, то можна непомітно опинитися в рутині. Але незалежно від того, наскільки сильно ви звикли до звичайного функціоналу, чудові навички роботи з електронними таблицями задовільнять вас тільки до тих пір, поки ви працюєте з декількома версіями або застарілими наборами даних.

В середньому працівники організацій витрачають до восьми годин на тиждень, а це цілий робочий день, на пошук і консолідацію інформації. Так що ж робити, коли компанії витрачають свій час, застосовуючи статистику даних, а не відстежуючи їх?

Google Workspace (ex. G Suite) розробили хмарні інструменти, такі як, наприклад, Google Sheets, щоб полегшити і прискорити організацію і аналіз інформації в одному місці. Представляємо вашій увазі, п’ять причин, чому слід спробувати Google Sheets в вашому бізнесі:

1. Ваші дані завжди залишаються актуальними.

Робота в хмарному інструменті передбачає, що ваші дані будуть легко оновлені, тому що інформація автоматично зберігається при введенні тексту. Кілька членів команди можуть співпрацювати в режимі реального часу з телефону, планшета або комп’ютера (онлайн і офлайн) і створювати єдину базу правдивих даних для проектів, наприклад квартальні бюджети.

Потрібна персоналізація? Без проблем. Ви зможете переглядати ті ж дані, що і ваші колеги, не порушуючи їх виду, сортувати інформацію в певному порядку або приховувати листи, які вам не потрібні. Якщо ви стурбовані тим, що інші збирають ваші дані, ви зможете захистити дані, налаштувавши власні настройки загального доступу. Крім того, вам не потрібно турбуватися про контроль над версіями. Ви можете подивитися зміни або повернутися до попередніх версій в меню Файл> Історія версій або натиснувши “Всі зміни, збережені на диску” у верхній частині вашого листа.

2. Ви можете використовувати штучний інтелект Google для прискорення аналізу.

Гуру даних, які захочуть зробити аналіз ще професійнішим, зможуть синхронізувати таблиці з BigQuery для аналізу інформації великих масивів даних.

3. Ви можете зберегти в безпеці свої дані.

Google розробили функції безпеки в Google Workspace (ex. G Suite), щоб допомогти вам керувати найбільш секретною бізнес інформацією. Листи не є винятком.

Натискання “Поділитися” у верхньому правому куті вашого листа визначає налаштування доступу для окремих членів команди, тому ви можете контролювати, кому дозволено переглядати, редагувати або коментувати ваші документи. Додаткові елементи управління IRM (управління правами на інформацію) дозволяють легко відключити параметри завантаження, копіювання або друку електронних таблиць, а також встановити строк дії, якщо вам потрібно призупинити доступ до конфіденційної інформації. Користувачі також мають право обмежувати обмін файлами всередині організації або середовища доменів білого списку Google Workspace (ex. G Suite).

4. Ви можете продовжувати працювати так, як ви звикли.

Вам потрібні інструменти, які не будуть переривати робочі процеси (особливо якщо ви використовуєте ці процеси завжди). Ось чому ми робимо ставку на функціональність та на командні можливості роботи.

Почнемо з функцій. Ви можете використовувати сотні функцій, з якими ви працювали раніше, такі як VLOOKUP, SUMIFS і IPMT. В Google Workspace (ex. G Suite) також створені  унікальні для Таблиць функції, які допоможуть вам структурувати інформацію новими способами, а саме: FILTER, спосіб швидкої організації електронної таблиці відповідно до інформації, що вводиться, QUERY – витяг певних результатів з центрального набору даних або GOOGLEFINANCE для отримання вихідних даних безпосередньо з Google Finance. Крім того, ви можете створювати зведені таблиці для аналізу ваших даних (або дозволити таблицями зробити це для вас).

Що з приводу організації? Використовуйте кольорові клітинки для умовного форматування, створюйте випадаючі списки з перевіркою даних або закріплення заголовків у верхній частині вашої таблиці, щоб зробити вашу роботу більш цікавою. Після того, як ваші дані будуть організовані, ви зможете їх візуалізувати в кругових, лінійних діаграмах і гістаграммах.

Редагування на ходу. Таблиці доступні в режимі онлайн і в автономному режимі, а також на браузерах для настільних комп’ютерів, і в додатках для Android та iOS. Це означає, що ваша команда не повинна переставати працювати під час ділових поїздок або коли Wi-Fi не працює.

5. Ви можете автоматизувати процеси.

Коли інформація знаходиться в одному місці, користувачеві набагато простіше автоматизувати процеси. Припустимо, вам потрібно замовити витратні матеріали для вашого офісу. Замість того, щоб відправляти електронну пошту туди і назад для координації покупок, ви можете використовувати додатки Google Workspace (ex. G Suite).

Наприклад, уявіть, що ви є менеджером по інвентаризації в роздрібній компанії, і ви збираєте запити на поставку для своїх команд за допомогою Google Forms. Ви можете імпортувати відповіді форми в таблицю, щоб вести облік потреб. Якщо ваші Таблиці синхронізуються з Gmail за певним сценарієм, електронна пошта зможе автоматично відправляти листи відповідним сторонам про запити, щоб вони могли бачити і затверджувати всі запити в одному місці – в Таблиці. Пуф! І більше немає непотрібних поштових перешкод.

Існує безліч способів автоматизувати завдання або прискорювати робочі процеси. І відтепер дані по-справжньому керують вашими бізнес-рішеннями, а не навпаки.

Якщо ви використовуєте Google Sheets або у вас виникли питання по налаштуванню сервісів Google Workspace (ex. G Suite) в Україні – надішліть нам запит

Cloudfresh – авторизований партнер Google Workspace (ex. G Suite), Chrome OS і Google for Education в Україні, представляє онлайн сервіси Google – Gmail, Hangouts, Meet, Vault, Drive, Jamboard, Groups, Sites, Slides, Sheets, Docs для бізнесу та освітніх установ, а також надає послуги безкоштовного пробного тестування, впровадження, налаштування, міграції, навчання і підтримки сервісу в Україні та СНД.

Для корпоративних клієнтів бажаючих оцінити переваги рішення Google Workspace (ex. G Suite) ми пропонуємо пробний 30-ти денний період тестування. Надішліть Ваш запит,  і ми допоможемо підключити Вашу компанію або навчальний заклад до Google Workspace (ex. G Suite) або Google Workspace (ex. G Suite) for Education.

Зв'яжіться з Сloudfresh