Как эффективно использовать Asana в разных сферах

Вы наверняка знаете о том, как Asana может помочь вам организовать свой рабочий процесс или систематизировать управления проектами. Но знаете ли вы, какие возможности открывает Asana для учащихся и преподавателей? В данной статье мы расскажем вам о возможностях применения платформы в разных сферах деятельности.

Asana занимает лидирующие позиции как платформа для управления проектами не просто так. Приложение можно использовать для абсолютно разных сфер жизни, что вы, возможно, и не подозревали. Сейчас мы рассмотрим несколько примеров того, как можно и нужно эффективно использовать Asana и для чего также можно применять возможности этой платформы по управлению проектами. Кроме того, вы можете изучить дополнительные советы по использованию Asana в нашем блоге.

Как использовать Asana для управления проектами 

Первое и прямое назначение Asana – это системное управление проектами в больших и средних компаниях. С помощью этой программы вы можете легко отслеживать процесс выполнения работы и прогресс по проектам в целом, а также взаимодействовать с коллегами. 

Об использовании Asana в первую очередь стоит задуматься тем, кто все еще использует Excel таблицы для отслеживания рабочего прогресса. Колонки вечно сбиваются, а строки сползают и меняют вид всей таблицы – если вам это знакомо, тогда следующая информация будет вам полезна. 

Календари в Asana 

Пропустим этап, где вы регистрируетесь, создаете свой аккаунт, а затем добавляете команду и задачи в проектах. Представляем вашему вниманию функцию, которую точно не стоит игнорировать используя Asana. Это возможность видеть свои задачи на временной шкале. 

При этом, Asana предоставляет сразу две возможности, связанных с календарем. Первая – это буквально видеть свои дедлайны и задачи по датам. Тут вы можете отмечать задачи цветовым маркером и сразу видеть ответственного за выполнение. 

Еще одна функция – это просматривать задачи на таймлайне. Эта функция отличается от предыдущей функции тем, что вы сможете видеть не только дату начала или выполнения задачи, но и созависимость задач, а также их текущее состояние. Этот раздел просмотра очень полезен для руководителей для того, чтобы четко отслеживать рабочий процесс и его этапы выполнения.

Продвинутое планирование задач 

Главная единица работы в Asana – это задача. Платформа предоставляет большой функционал для оформления задач. Когда нужно предоставить больше деталей в задаче, Asana нет равных. Для начала, создайте карточку с задачей и назначьте ответственного. Вы можете назначать одного или нескольких людей для выполнения задачи. Также вы можете привязывать задачу к нескольким проектам, если над ней работают разные отделы. Не забудьте указать дату окончания работы. Если же вы не планируете начинать работу над задачей сразу же, вы можете указать дату начала работы в будущем. Вся информация отобразится в календаре. 

После того как вы создали карточку, назначили ответственного и установили дедлайн, вы можете перейти к указанию остальных деталей задачи. Например, установите приоритетность, добавьте описание задачи или подзадачи. 

 Вы также можете создавать созависимость между задачами. Созависимость не дает выполнять другие задачи, пока не будет выполнена более приоритетная. Далее мы на примере расскажем, как можно использовать эту функцию в процессе обучения. 

Еще одно важное преимущество задач в Asana – вы сможете оставлять свои сообщения и видеть сообщения от своих коллег прямо в нижней части задачи.

Не забывайте о вкладке Inbox

Если вы часто используете платформу, ведете там всю активную коммуникацию и следите за многими проектами и за еще большим количеством задач, тогда Inbox может сэкономить вам время. В этой вкладке вы можете увидеть все последние обновления по задачам, к которым вы имеете отношение. Тут же вы сможете отвечать на сообщения и переходить к нужным проектам. Эта удобная вкладка позволит вам оставаться в курсе последних обновлений и не даст потеряться среди большого количества бордов. Тут же вы можете отправлять сообщения своим коллегам и проверять архивные материалы.

Чтобы научиться применять все это на практике, ознакомьтесь с нашей статьей про техники управления проектами.

Как использовать Asana для личных потребностей 

Возможно, вас это немного удивит, но Asana также предлагает возможность пользоваться платформой для собственных целей. Под собственными целями мы имеем в виду внесение в Asana личных задач, которые не касаются рабочих. 

На самом деле, для этого не нужно устанавливать Asana отдельно для своего личного аккаунта помимо рабочего. Вы можете легко создать борд только лично для себя. Все задачи и обновления в этом борде будут видны только вам. Это удобно, если вы, например, привыкли вести дополнительно планер с личными задачами. Принцип использования такой же как в рабочем аккаунте. Единственная разница – это то, что задачи доступны исключительно вам. 

Как эффективно использовать Asana для обучения 

Asana так же удобна в использовании с целью обучения. Давайте рассмотрим пару примеров, при которых вы сможете использовать платформу для управления проектами с целью образования. 

Вы готовите совместный с вашей командой проект по определенной дисциплине. Так же, как и в случае с управлением проектами, вы можете добавить несколько коллабораторов в одну задачу и распределить обязанности с помощью подзадач. Например, вы работаете над большим докладом по астрофизике и несколько человек из вашей команды будут работать над визуальной частью доклада. Для них вы можете установить подзадачу с подробными деталями. Другие участники займутся аналитической частью: они легко смогут прикреплять таблицы или другие документы к задаче. На весь проект выделено определенное время на выполнение. 

Вы также можете использовать Asana не только для одного конкретного проекта. Перенесите весь свой процесс обучения на эту платформу. Выделите отдельный борд для каждого предмета и отмечайте каждый день свой прогресс обучения или домашние задания. 

Таким же образом, Asana будет полезна и для учителей, которые могут готовить презентации для лекций или даже целые планы на семестр. Представьте, что все учителя ведут свои записи на данной платформе. Тогда будет удобно и легко согласовывать расписания, заимствовать материалы для преподавания или просто быть в курсе загруженности студентов. 

Начните распределять свои задачи правильно 

Asana создана для того, чтобы облегчить ваш рабочий процесс и работу в больших компаниях. Вам будет достаточно только раз попробовать использовать платформу, чтобы убедиться в этом. Ведь когда время, которое вы тратили на рассылку писем, создание планов работы и т.д. вы будете тратить на действительно важную работу, ваша эффективность сразу повыситься. Кроме того, вы можете узнать о системном подходе, позволяющем проектным командам принимать взвешенные решения, в нашей статье «Матрица решений: 7 шагов к принятию решения» и изучить пример матрицы решений.

Начать самостоятельно работать с платформой сложно, поэтому наши специалисты помогут вам не только установить, но и настроить Asana для дальнейшей работы по лучшим практикам.

Команда Cloudfresh — это уникальный экспертный центр для Google Cloud, Zendesk, Asana, GitLab и Microsoft. Для этих лучших в своем классе облачных решений мы можем предоставить вам услуги по внедрению, миграции, интеграции, аудиту, администрированию, поддержке и обучению.
Наши специалисты помогут вам оптимизировать вашу ИТ-инфраструктуру, разработать интеграцию для лучшей совместимости систем и создать совершенно новые структуры и процессы для ваших команд, а наш центр поддержки предоставит вам лучший клиентский опыт!

Как эффективно использовать Asana для обучения 

Asana так же удобна в использовании с целью обучения. Давайте рассмотрим пару примеров, при которых вы сможете использовать платформу для управления проектами с целью образования. 

Вы готовите совместный с вашей командой проект по определенной дисциплине. Так же, как и в случае с управлением проектами, вы можете добавить несколько коллабораторов в одну задачу и распределить обязанности с помощью подзадач. Например, вы работаете над большим докладом по астрофизике и несколько человек из вашей команды будут работать над визуальной частью доклада. Для них вы можете установить подзадачу с подробными деталями. Другие участники займутся аналитической частью: они легко смогут прикреплять таблицы или другие документы к задаче. На весь проект выделено определенное время на выполнение. 

Вы также можете использовать Asana не только для одного конкретного проекта. Перенесите весь свой процесс обучения на эту платформу. Выделите отдельный борд для каждого предмета и отмечайте каждый день свой прогресс обучения или домашние задания. 

Таким же образом, Asana будет полезна и для учителей, которые могут готовить презентации для лекций или даже целые планы на семестр. Представьте, что все учителя ведут свои записи на данной платформе. Тогда будет удобно и легко согласовывать расписания, заимствовать материалы для преподавания или просто быть в курсе загруженности студентов. 

Начните распределять свои задачи правильно 

Asana создана для того, чтобы облегчить ваш рабочий процесс и работу в больших компаниях. Вам будет достаточно только раз попробовать использовать платформу, чтобы убедиться в этом. Ведь когда время, которое вы тратили на рассылку писем, создание планов работы и т.д. вы будете тратить на действительно важную работу, ваша эффективность сразу повыситься. Кроме того, вы можете узнать о системном подходе, позволяющем проектным командам принимать взвешенные решения, в нашей статье «Матрица решений: 7 шагов к принятию решения» и изучить пример матрицы решений.

Начать самостоятельно работать с платформой сложно, поэтому наши специалисты помогут вам не только установить, но и настроить Asana для дальнейшей работы по лучшим практикам.

Команда Cloudfresh — это уникальный экспертный центр для Google Cloud, Zendesk, Asana, GitLab и Microsoft. Для этих лучших в своем классе облачных решений мы можем предоставить вам услуги по внедрению, миграции, интеграции, аудиту, администрированию, поддержке и обучению.
Наши специалисты помогут вам оптимизировать вашу ИТ-инфраструктуру, разработать интеграцию для лучшей совместимости систем и создать совершенно новые структуры и процессы для ваших команд, а наш центр поддержки предоставит вам лучший клиентский опыт!