Кейс клієнта: KindGeek

Google Workspace (ex. G Suite) удосконалює командну роботу в KindGeek

Про клієнта: KindGeek заснована в 2013 році. З моменту заснування компанія реалізувала більше 100 проектів в таких галузях, як ecommerce, FinTech, healthcare, retail, освіту, логістика для клієнтів з понад 20 країн. Станом на листопад 2019 роки команда налічує понад 150 співробітників.

Челендж: За короткий період KindGeek виросла з невеликої команди в яскравого гравця IT ринку. Кількість працівників збільшувалася в геометричній прогресії. Тому звичайних інструментів для внутрішньої комунікації вже не вистачало. По-перше, обсяг робочих даних постійно зростав. Тобто пересилання один одному файлів, обробка, синхронізація і зберігання вимагали часу і ресурсів для адміністрування гігабайтів інформації. Співробітники не могли редагувати документи онлайн. Доводилося постійно запитувати інформацію у людини, яка мала найактуальнішу версію матеріалу на цей час.   По-друге, компанія стала міжнародною. Проекти велися по всьому світу. Тому була важлива безперебійна і якісна робота поштового клієнта, сервісів зв’язку та інших елементів внутрішньої ІТ-інфраструктури KindGeek. По-третє, потрібно було знайти рішення, яке б допомагало максимально швидко адаптувати нових співробітників в роботу компанії. Рішення: Керівництво KindGeek, ґрунтуючись на потребах швидкорослої компанії, прийняло рішення запровадити Google Workspace (ex. G Suite). Набір запропонованих сервісів став ідеальним рішенням для поставлених бізнесом завдань. Такі інструменти як Google Forms, Google Sites, Hangout Meet налагодили швидкий двосторонній зв’язок між різними підрозділами компанії. Для новачків існує так званий onboarding. За тиждень до виходу, майбутній співробітник отримує лист з Google Form, де він описує свої переваги, хобі та інші допоміжні дані. Відповідно, KindGeek можуть більш ретельно підготуватися до першого робочого дня.   Не потрібно реєструватися у всіх корпоративних каналах з доступом до папок, тому що процес відбувається автоматично в кілька кліків з інтеграцією Google Workspace (ex. G Suite), Jira та Slack. На базі Google Sites існує внутрішній сайт, на якому можна прочитати внутрішньокорпоративний дайджест останніх новин і нових проектів. Сервіс також дає можливість побачити необхідні документи і матеріали різних департаментів компанії, сторінку з FAQ від працівників і відповідями на них. Результати: В результаті використання Google Workspace (ex. G Suite) накладні витрати KindGeek знизилися, а продуктивність праці збільшилася. Співробітники перестали витрачати час на управління незручними локальними документами і синхронізацію з іншою частиною офісу. Швидкість взаємодії з міжнародними клієнтами також збільшилася. Що в свою чергу вплинуло на ефективність і часові рамки виконаних проектів. В даний час вся робоча документація створюється, обробляється і зберігається на Google Drive, що забезпечує негайний доступ до будь-якої частини сотні проектів. А також безперервну взаємодію більше 150 співробітників з клієнтами з 20 країн.

Роль Cloudfresh: В процесі співпраці з KindGeek команда Cloudfresh допомагає створювати правильну організаційну структуру в Google Workspace (ex. G Suite), розбиратися з особливостями адміністрування ролей користувачів, консультує з питань адмін консолі Google Workspace (ex. G Suite) та моментами, пов’язаними з міграцією користувачів, пошти, даних і інтеграцією з новою платформою.