Як провідна архітектурна компанія Archimatika трансформує робочі процеси з Asana

Виклики

Перед впровадженням Asana компанія зіткнулася з низкою проблем у процесах управління проєктами:

• Відсутність єдиної системи – робота велася через різні інструменти (Excel, MS Project), що призводило до хаосу та дублювання завдань.
• Складність відстеження статусу завдань – інформація часто зберігалася лише у менеджера чи керівника групи, що ускладнювало контроль.
• Непрозорість у термінах виконання завдань та навантаження команд – інженери працювали одразу над кількома об’єктами, і без єдиної системи управління важко було уникнути накладання задач.

Ці виклики заважали команді ефективно управляти процесами та призводили до втрат часу.

Рішення

Щоб подолати ці труднощі, команда Archimatika звернулася до Cloudfresh, офіційного партнера Asana, для консультацій та впровадження системи.

Як відбувався перехід на Asana:

1. Аналіз поточних процесів – визначено, які процеси потребують переведення в Asana (основний фокус – проєктування та бек-офіс).
2. Створення ключових команд – виділено перші команди, що тестували Asana.
3. Підготовка шаблонів та процесів – розроблено структуру проєктів, визначено відповідальних.
4. Навчання команди – організовано систему менторства для підтримки користувачів.
5. Запуск пілотних проєктів – протестовано на реальних процесах.
6. Збір зворотного зв’язку та адаптація – внесено корективи для кращого відображення робочих процесів.

Результати

✅ Єдина система управління проєктами – Усі завдання структуровані, є чіткий контроль термінів та відповідальних осіб.

✅ Прозорість робочих процесів – Кожен учасник бачить свої задачі, їхній статус і дедлайни в вкладці Мої задачі (My Tasks).

✅ Оптимізація завантаження команд – Керівники бачать загальну картину роботи, можуть вчасно розподілити ресурси.

✅ Підвищення ефективності управління – За допомогою хронології (Timeline) команда відстежує залежності між задачами та своєчасно реагує на зміни.

Завдяки адаптації шаблонів під реальні процеси та гнучкому підходу до змін, Asana стала невід’ємною частиною роботи компанії.

Роль Cloudfresh

Cloudfresh допоміг Archimatika впровадити рішення Asana, надаючи:

• Підтримку в процесі адаптації та налаштування Asana відповідно до специфіки бізнес-процесів.
• Вирішення технічних питань, щоб забезпечити безперешкодний перехід на нове рішення.
• Спеціальні знижки на підписку, що дозволили Archimatika зекономити кошти на впровадженні Asana, зробивши цей процес більш економічно ефективним для компанії.

Завдяки Asana, команда Archimatika на шляху до створення ефективної системи управління проєктами, яка забезпечить прозорість, контроль та гнучкість у роботі команд. А підтримка від Cloudfresh сприяє тому, щоб процес впровадження проходив максимально ефективно.