Як впровадити Google Workspace (ex. G Suite) для бізнесу та підвищити доходи компанії

Мене звуть Олег і я старший консультант команди Cloudfresh із впровадження та навчання Google Workspace (ex. G Suite) в Україні. Протягом більш ніж трирічного (сумарно за командою) досвіду впровадження та навчання Google Workspace (ex. G Suite) наша команда допомогла сотням організацій реалізувати повний перехід та впровадити Google Workspace (ex. G Suite), зробивши їхній робочий простір повністю віртуальним середовищем хмарах», яке дає більше можливостей для командної роботи та підвищує ефективність праці кожного.

Після впровадження ми прагнемо навчити кінцевих користувачів, дати їм інструменти, які дозволять повною мірою користуватись перевагами всього пакету Google Workspace (ex. G Suite). Таким чином, їм буде комфортно перенести свої робочі процеси, пов’язані з використанням Word у Google Docs (Документи), а також обробляти дані в Google Sheets (Таблицях), працювати з мініатюрами в Google Presentations (Презентації), чатуватися, дзвонити та проводити відеоконференції за допомогою Meet та Hangouts і мати доступ до десятків інших корисних інструментів.

Один момент, який ми побачили під час роботи з багатьма клієнтами — це те, що навіть після того, як замовник вважає, що компанія повністю перейшла до Google Workspace (ex. G Suite), на комп’ютерах співробітників все ще залишаються старі програми та системи. Часто компанії виявляють, що несвідомо чи навіть випадково підтримують у робочому стані вдвічі більше інструментів, ніж необхідно, що може призвести до проблем.

Ось кілька причин, чому підтримка двох різних типів інструментів для продуктивної роботи може завдати шкоди компанії:

1. Підтримка ПЗ, яке регулярно купують організації, коштує занадто багато

Щоб розрахувати суму надмірних витрат на одночасну підтримку середовища Google Workspace (ex. G Suite) та раніше придбаного ПЗ зробіть наступне:

• Знайдіть річну вартість підтримки раніше придбаного ПЗ.
• Порахуйте кількість ліцензій такого ПЗ загалом по організації (зазвичай кожен користувач має кілька ліцензій).
• Розподіліть річну вартість підтримки ПЗ на кількість користувачів та отримайте додаткові витрати на користувача на рік.

Деякі наші клієнти, такі як діджитал агентство Upturn, змогли заощадити понад $200 на одному користувачі на рік, зменшивши кількість ліцензій раніше придбаного програмного забезпечення на 80%-95%. Це призвело до економії близько $ 10 000 на рік. Ще більший масштаб продемонстрував інший клієнт Cloudfresh — Львівська компанія, розробник програмного забезпечення, яка змогла заощадити мільйони гривень свого річного ІТ бюджету шляхом скорочення кількості ліцензій на програмне забезпечення, яке купувалося до впровадження Google Workspace (ex. G Suite).

Крім плати за ліцензії для кожного користувача, Ви зможете заощаджувати на оновленні такого ПЗ, витратах на навчання, керування та розширення штату ІТ, уникайте сплати за використання серверів та витрат на їх підтримку.

2. Зберігаючи програмне забезпечення, до якого звикли користувачі, Ви заохочуєте їхнє негативне ставлення до змін, що з іншого боку, коштуватиме для компанії дуже дорого.

Чому кінцевий користувач повинен повністю переходити на Google Workspace (ex. G Suite) та його нові функції для командної роботи, якщо він (користувач) має доступ до свого старого програмного забезпечення безпосередньо на своєму робочому столі? Чудова індульгенція для користувача, чи не так? Це може здатися безневинною і очікуваною поведінкою кінцевих користувачів, але неповне впровадження інструментів Google Workspace (ex. G Suite) може мати величезні негативні наслідки з точки зору втрати фінансів.

Виявляється, що конкурентна вартість ліцензії Google Workspace (ex. G Suite) (від $ 5 за користувача) – це не єдине, що допомагає організаціям заощаджувати кошти. У звіті Forrester від 2015 року йдеться, що навіть після початкової економії від впровадження Google Workspace (ex. G Suite), компанії, які повністю впровадили Google Apps for Work, протягом 3-річного періоду отримали додаткові заощадження понад $1000 в одного користувача завдяки унікальним функціям командної роботи Google.

Якщо більш конкретно, Forrester зміг виявити середню ціну наступних переваг, отриманих компаніями протягом 3-х років:

• економія більше $ 600 на одного користувача завдяки спільній роботі з колегами в режимі реального часу за допомогою Google Документів, Таблиць, Презентацій, Сайтів та Google Диску.
• економія понад $ 400 на одного користувача внаслідок підвищення мобільності та зниження загальних витрат на ділові поїздки завдяки доступності Google Workspace (ex. G Suite) у будь-якій точці світу, з будь-якого пристрою.
• економія більше $ 200 на одного користувача після того, як користувачі перейшли від застарілої телефонії Google Hangouts і Meet.

Підрахувавши суми заощаджень, Ви вже не зможете заплющувати очі на те, як користувачі саботують впровадження змін.

3. Ризики тіньового ІТ

Відсутність єдиного для всіх робочого середовища генерує різнополярні сигнали кінцевим користувачам, які можуть помітити, що робочі процеси різко різняться у різних департаментах залежно від використовуваних ними інструментів. Поки старі ліцензії знаходяться у вашому робочому середовищі і доступні на комп’ютерах користувачів, останні не матимуть вагомих причин використовувати нові інструменти Google Workspace (наприклад, G Suite) замість звичних програм. В результаті користувачі не бачать консенсусу щодо того, де і як має відбуватися їхня робота, а це вже перші сигнали появи «тіньового IT».

Таким чином, зменшення кількості ліцензій ПЗ, що використовується раніше, може не лише знизити витрати на ІТ, але й значно допомогти вашій організації загалом. Це також стимулюватиме користувачів на дослідження нового стилю командної роботи, якого дотримується Google Workspace (ex. G Suite) і який вже довів свою фінансову вигоду.

Але це ще не все. Усвідомлення багатьох переваг, які може надати Вашій організації повне впровадження Google Workspace (ex. G Suite), це лише початок. Далі Вашим завданням буде запровадження стратегії видалення старих інструментів. І це може спровокувати легку паніку серед користувачів у разі недостатньо продуманого підходу до цього питання. Щоб дізнатися, як ми в Cloudfresh вже допомогли низці компаній у реалізації стратегій видалення застарілого ПЗ та трансформації в хмару, стежте за нашими оновленнями.

Якщо хочете бути в курсі того, як керувати змінами в мінливу цифрову епоху та хочете спробувати продукти Google Workspace (ex. G Suite) в Україні, які доступні в пакетах Basic, Business та Enterprise (Gmail, Drive, Docs, Calendar, Hangouts, Groups , Sites, Vault, Meet, Keep, Jamboard та інші) або G Suite for Education рішення Classroom – напишіть нам на цій сторінці.

Зв'яжіться з Сloudfresh