Менеджмент зустрічей: як проводити зустрічі рідше, але ефективніше

Згідно з дослідженням Anatomy of Work Global Index від Asana, працівники зазвичай витрачають близько трьох годин на тиждень на марні зустрічі. Це не означає, що всі зустрічі погані та непродуктивні. Це лише показує, що ми повинні більше піклуватися про якість наших зустрічей і час, який ми їм приділяємо, ніж про їх кількість. Отже, як зробити наші зустрічі ефективнішими і при цьому витрачати на них менше часу? Тут в гру вступає менеджмент зустрічей.

Що означає менеджмент зустрічей?

Контроль зустрічей включає всі ваші дії до, під час і після, щоб забезпечити найбільш ефективні результати синхронізації вашої команди. Ефективний менеджмент зустрічей надає всім учасникам інформацію, необхідну для участі в зустрічі, допомагає їм повністю зрозуміти цілі зустрічі та робить час, що витрачається на синхронізацію, більш ефективним.

Чому так важливо керувати зустрічами?

Найкращі практики менеджменту зустрічей дозволяють співробітникам витрачати менше часу без ризику бути менш залученими до процесу і більше зосередитися на стратегічних та важливих завданнях. Продуктивність управління зустрічами корелює з ефективністю вашої командної роботи та результатами вашого бізнесу загалом. Отже, як планувати та проводити ефективні зустрічі?

Ефективний менеджмент зустрічей: що робити до, під час та після зборів?

Перед зустріччю

1. Визначте мету зустрічі

Ціль зустрічі – це те, чого вам потрібно досягти під час зустрічі. Вона включає теми, які слід обговорити, і рішення, які повинні бути прийняті протягом часу, який ви витрачаєте на синхронізацію з вашою командою.

Цей перший крок ефективного менеджменту дозволяє зрозуміти, чи потрібно вам взагалі ця зустріч. Asana рекомендує зробити три кроки для визначення мети вашої зустрічі:

1. Зосередьте увагу вашої команди на точній та досяжній цілі зустрічі.
2. Підготуйте та перерахуйте всі теми, які необхідно обговорити.
3. Оцініть та виділіть теми, які необхідно обговорити для досягнення мети зустрічі.

2. Визначте, хто має бути присутнім на зустрічі

Обмеження кількості учасників необхідне проведення продуктивної зустрічі. Усі учасники повинні бути необхідними для прийняття рішень щоб досягти цілей зустрічі, яку ви визначили раніше.

Після зустрічі ви також повинні надіслати ваші нотатки іншим колегам, які повинні бути в курсі ситуації, але не зобов’язані приймати будь-які рішення відповідно до вашої мети.

3. Визначте ролі та обов’язки

Перед зустріччю важливо визначити роль кожного учасника, уточнити, що потрібно підготувати та хто за це відповідає. Ви можете вибрати різні типи ролей. Asana рекомендує включити до вашої зустрічі:

• Фасилітатора, який зазвичай також є організатором зустрічі. Ця людина має презентувати теми, необхідні для обговорення, і тримати всіх сфокусованими.
• Той, хто веде нотатки, відповідальний за запис нотаток на зустрічі. Не рекомендується завжди ставити на цю роль одну й ту саму людину. Таким чином, відповідальних за це працівників краще чергувати між різними зустрічами.
• Ті, хто приймають рішення. Ті, хто приймає рішення відповідно до заздалегідь визначених цілей зустрічі.
• Учасники. Це люди, які можуть надати оновлення щодо проекту, підготувати необхідні презентації або зробити свій внесок іншим чином, щоб допомогти в досягненні цілей вашої зустрічі.

4. Підготуйте план зустрічі

Підготовка плану зустрічі послужить для досягнення двох цілей: контролю часу зустрічі та надання інформації учасникам про те, що їм слід підготувати для досягнення цілей зустрічі. План зустрічі повинен бути наданий учасникам не менше ніж за 24 години до зборів.

Отже, що включити до плану?

1. Мета зустрічі.
2. Учасників зустрічі та їх ролі.
3. Теми та рішення, які вам необхідно ухвалити під час зустрічі.
4. Тривалість та час для кожної теми.
5. Будь-які допоміжні матеріали.

5. Визначте, як довго має тривати ваша зустріч

Визначення часових рамок є ключем до зосередженості всіх учасників . Дослідження Microsoft, проведене у 2020 році, показало, що люди залишаються зосередженими протягом 30 хвилин на онлайн-зустрічах, тоді як особисті зустрічі дозволяють співробітникам залишатися сфокусованими протягом 45–60 хвилин.

Отже, якщо вам потрібно запланувати більш тривалу зустріч для досягнення ваших цілей, краще влаштовувати 1-хвилинну перерву після кожних 30 хвилин.

6. Надішліть запрошення

Коли ви плануєте надіслати запрошення на зустріч своїм учасникам, важливо відповісти на такі запитання:

• Вам потрібен додатковий час на дорогу чи налаштування обладнання?
• Де відбуватиметься зустріч? Чи варто забронювати місце заздалегідь?
• У яких часових поясах перебувають усі учасники?

Під час зустрічі

7. Як робити нотатки на зустрічі?

Незалежно від того, чи дали ви комусь цю роль або вирішили, що це будете ви, ось кілька порад щодо того, як робити нотатки на зустрічах, що є достатньо непростим завданням:

• План зустрічі має бути планом ваших нотаток. Отже, вся інформація, яку ви маєте відмітити, буде вже організована згідно до цього плану.
• Не пишіть все так, ніби ви цитуєте. Постарайтеся зосередитися на виділенні лише найважливішої інформації.
• Якщо ви берете участь в онлайн-зустрічі без презентації, поділіться своїм екраном з усіма учасниками, щоб вони могли бачити ваші нотатки.

8. Визначте та призначте, що потрібно зробити після зустрічі

Кожна зустріч має закінчуватись так, щоб кожен учасник знав, що робити далі. Призначення дій – найкращий спосіб визначити конкретну дію, яку необхідно виконати. Найкраще робити це в режимі реального часу під час зустрічі згідно з вашими нотатками. Якщо ваша команда має інструмент управління проєктами, ви можете призначити всі дії прямо в плані зустрічі безпосередньо в таск-менеджері .

Зробивши це, ви зможете:

• Забезпечити знаходження всіх учасників на одній хвилі.
• Переконатись, що всі зосереджені на конкретному плані дій.

Після зустрічі

9. Діліться та архівуйте нотатки про зустрічі

Щоб завершити все, що обговорювалося під час зустрічі, та повідомити всіх про прийняття важливих рішень, завжди важливо ділитися нотатками зустрічі з усіма учасниками. Ви також можете поділитись нотатками з працівниками, які повинні знати про хід проєкту, але не були присутні на зустрічі.

Усі нотатки повинні зберігатися у доступному для всіх місці. Наприклад, за допомогою інструменту Asana, ви можете зберігати важливу інформацію про свій проєкт у таск-менеджері, де кожен учасник зможе коментувати, додавати та спільно працювати над нотатками.

Ви можете керувати та контролювати вашими зустрічами, щоб не витрачати зайвий час на них та зробити їх більш ефективними та продуктивними. Інструменти Asana можуть допомогти вам планувати та спільно працювати над планом зустрічей, тримати всіх в курсі про ключові рішення та прогрес, а також надавати іншим співробітникам доступ до всієї необхідної документації.

Cloudfresh є партнером з рішень Asana та унікальним експертним центром для Asana, Google Cloud та Zendesk. Для цих продуктів ми можемо надати наступні послуги:

• Налаштування;
• Розробка;
• Інтеграція;
• Підготовка;
• Ліцензія;
• Підтримка.

Наші фахівці допоможуть вам оптимізувати вашу ІТ-інфраструктуру, розробити інтеграцію для кращої сумісності систем, а також допоможуть створити абсолютно нові структури та процеси для ваших команд, а наш центр підтримки надасть вам найкращий клієнтський досвід!

Зв'яжіться з Сloudfresh