Матриця рішень: 7 кроків до прийняття рішення

Наше життя, особисте та професійне, складається з виборів та рішень, які ми приймаємо щодня. Ці рішення можуть направити вас чи вашу команду у правильному напрямку, допомагаючи підвищити продуктивність та досягти поставлених цілей.

Уявіть, що ви маєте корисний метод аналізу, який допомагає вам приймати важливі рішення і вибирати одне рішення з різних варіантів. Чи було б вам це корисно?

У цій статті, ми хотіли б розповісти про матрицю рішень, яка допоможе вам визначити правильні кроки для прийняття рішень, проаналізувати плюси та мінуси різних варіантів та швидко прийняти найкраще для вас рішення.

Що таке матриця рішень?

Матриця рішень є цінним інструментом для аналізу та вибору найкращого варіанта з різних альтернатив при ухваленні рішення. Цей метод є дуже корисним, коли ви намагаєтеся зробити остаточний вибір між можливими рішеннями під впливом різних факторів.

Матриця рішень може допомогти вам:

1. Зменшити напругу та втому від прийняття рішень
2. Зменшити рівень невизначеності та суб’єктивності
3. Зробити всі варіанти більш ясними та розставити пріоритети
4. Прийняти впевнене, виважене та раціональне рішення

Коли використати матрицю рішень?

Як ми вже підкреслювали, матриця прийняття рішень є корисним інструментом, коли вам важко вибрати один з варіантів. Однак, ці різні варіанти мають бути порівнянними. Якщо вам потрібно ухвалити рішення, наприклад — «У якому напрямку має розвиватися маркетингова стратегія нашої компанії протягом найближчих 2 років», то за допомогою сітки рішень у вас нічого не вийде.

Використовуйте аналіз матриці рішень, якщо вам потрібно:

1. Порівняти кілька схожих варіантів
2. Звузити деякі варіанти до остаточного рішення
3. Оцінити декілька важливих факторів
4. Знайти логічне та раціональне рішення

Таким чином, матриця рішень — правильний вибір, якщо ви маєте велику кількість критеріїв ухвалення рішення та декілька варіантами, які можливо порівняти.

Як скласти матрицю рішень?

Уявімо, що вам потрібно вибрати місце для проведення майбутнього заходу, щоб залучити перспективних клієнтів або повідомити важливі апдейти існуючим клієнтам у певному регіоні. Ось сім кроків до створення матриці рішень:

1. Визначте ваші альтернативи

Перш ніж почати будувати свою матрицю, вам потрібно знайти різні варіанти, між якими ви можете обирати. У цьому випадку ви можете знайти, наприклад, чотири локації в місті, які підходять для вашого заходу.

2. Визначте критерії для аналізу

Визначивши варіанти, ви повинні встановити найважливіші критерії, які необхідно оцінити, щоб ухвалити найкраще рішення. У нашому випадку прикладами критичних факторів для місця проведення заходу можуть бути вартість, потенційна окупність інвестицій, розташування, віддаленість від офісу, кількість доступних місць, наявність технічного обладнання, можливість організації кейтерингу, існуючі відгуки клієнтів та інші. Враховуйте, що всі варіанти матимуть свої плюси та мінуси.

Ви можете залучити деяких партнерів та стейкхолдерів до цього аналізу, щоб звузити ці критерії. Це допоможе вам зосередитися на найважливіших факторах, які варто оцінити.

3. Створіть свою матрицю рішень

Матриця рішень – це сітка, в яку ви додаєте важливі фактори для їх аналізу та порівняння. Після визначення кількості варіантів та ключових критеріїв саме час створити сітку рішень.

Ви можете використовувати інструмент управління роботою Asana, щоб створити сітку з усіма вашими варіантами та факторами. Ви можете помістити ваші можливі варіанти як заголовки стовпців, а критерії – як заголовки рядків.

4. Заповніть матрицю рішень

Тепер ви можете почати оцінювати свої варіанти згідно з вашими критеріями. Ви можете використовувати шкалу від 1 до 5, де 1 – найгірший, а 5 – найкращий.

Саме на цьому етапі ви починаєте найбільше цінувати інструмент матриці рішень, тому що ви бачите повну картину вашого вибору в одному місці разом з безліччю важливих факторів, які на нього впливають. Вам не потрібно занурюватися в тривалі дискусії, наприклад, про рентабельність чи інші фактори. Заповнення цієї таблиці допоможе вам працювати з кожною змінною крок за кроком, не ризикуючи щось упустити.

5. Додати значення вашим факторам

Коли ви проаналізуєте та зіставите всі свої варіанти, настав час надати значення вашим критеріям. Деякі з них можуть бути важливішими за інші, тому важливо візуалізувати це в матриці рішень, щоб отримати найбільш точні результати.

Наприклад, вартість для вас має важливе значення, враховуючи, що ви не можете перевищувати свій бюджет. У той же час, місце розташування має трохи менше значення, але все ж таки більше, ніж технічне оснащення і кількість доступних місць. Отже, останні мають однакове значення, але трохи менше, ніж інші.

6. Помножте ваші бали

На цьому етапі найскладнішу роботу вже зроблено. Тепер вам просто потрібно помножити значення на кожен коефіцієнт. Щоб продовжити наш приклад, ось як це виглядає, коли ви застосовуєте значення вашого критерію для оцінки кожного місця:

7. Підрахуйте загальний бал

Нарешті ви підрахували все, що вам потрібно, щоб прийняти найкраще рішення для вибору місця вашого заходу. Тепер у вас є чітка числова відповідь відповідно до ваших основних критеріїв і рівня їх значущості. Все, що вам потрібно зробити, це підрахувати загальний бал за кожним варіантом, і ви приймете найбільш точне та раціональне рішення (у нашому випадку це буде місце проведення № 2).

Альтернативи ухвалення рішень

Матриця Ейзенхауера

Техніка Ейзенхауера є сіткою 2×2, яка допомагає розставити пріоритети завдань згідно з їх терміновістю та важливістю. Тут ви можете порівняти абсолютно різні завдання та вирішити, над чим краще працювати в пергу чергу.

Для виконання цього, вам потрібно розділити свою сітку на чотири квадрати:

1. У лівому верхньому куті перерахуйте термінові та важливі справи. Це буде ваше найпріоритетніше завдання, яке потрібно виконати якнайшвидше.
2. У правому верхньому кутку перерахуйте менш термінову, але важливу роботу. Оскільки ця робота не така термінова, але важлива, краще додати її до свого календаря або використовувати якийсь інструмент управління проектами, щоб не забути про неї.
3. У лівому нижньому кутку перерахуйте термінові та менш важливі задачі. Ці завдання потрібно виконати швидко, але ви можете делегувати їх своїм колегам.
4. У правому нижньому кутку перерахуйте менш термінову та не дуже важливу роботу. Щоб зменшити можливе вигорання, виключіть ці завдання зі свого робочого процесу та повідомте про це свою команду.

Матриця стейкхолдерів та діаграма RACI

Також дуже важливо вирішити, яких стейкхолдерів слід додати до роботи над задачею, проконсультуватися чи поінформувати під час ухвалення рішення. Карта аналізу зацікавлених сторін може допомогти вам класифікувати ваших стейкхолдерів відповідно до їх впливу та зацікавленості у проєкті.

Для цього можна використовувати чотири категорії:

1. Високий вплив та зацікавленість: ці стейкхолдери повинні бути залучені до планування проєкту та прийняття рішень.
2. Високий вплив та низький інтерес: ці люди повинні мати можливість контролювати проєкт на випадок, якщо вони захочуть взяти активнішу участь.
3. Низький вплив та високий інтерес: ці зацікавлені сторони повинні бути поінформовані про всі оновлення статусу проєкту.
4. Низький вплив та низький інтерес: ці колеги мають бути включені до контрольних точок проєкту, але не обов’язково мають бути поінформовані про оновлення проєкту.

Після виконання цього аналізу можна створити матрицю RACI (Відповідальний, Підзвітний, Консультований та Інформований). Ця діаграма допоможе вам знайти найкращу людину, яка приймає рішення, для кожного завдання та кожного етапу вашого проекту.

Командний мозковий штурм

Іноді, відповідь на питання як правильно прийняти рішення може бути — влаштувати всім відомий колективний мозковий штурм. Проведіть сеанс мозкового штурму на дошці або поділіться ідеями в інструменті управління проектами.

Для цього Asana пропонує вам використовувати дошки Канбан, де члени команди можуть ділитися своїми думками, співпрацювати з ідеями та пропозиціями прямо в Asana за допомогою “лайків” і обговорювати все після заповнення дошки.

Ви можете дізнатися більше про матрицю прийняття рішень та інші рішення та інструменти, доступні з Asana, у наших експертів. За допомогою інструменту управління роботою Asana, ви можете зробити свій робочий процес більш цілеспрямованим, не витрачаючи багато часу на нескінченні обговорення або рутинні завдання, та отримати максимальну віддачу від свого робочого часу.

Cloudfresh є партнером з рішень Asana та унікальним експертним центром для Asana, Google Cloud, Microsoft 365 (Офіс 365) та Zendesk. Для цих продуктів ми можемо надати наступні послуги:

• Налаштування;
• Розробка;
• Інтеграція;
• Підготовка;
• Ліцензія;
• Підтримка.

Наші фахівці допоможуть вам оптимізувати вашу ІТ-інфраструктуру, розробити інтеграцію для кращої сумісності систем та допомогти створити абсолютно нові структури та процеси для ваших команд, а наш центр підтримки надасть вам найкращий клієнтський досвід!