Asana для государственных организаций

• Задачи: Разбивайте комплексные проекты на небольшие частицы с четкими сроками выполнения.
• Проекты: Организовывайте задачи и выполняйте работу вместе в общем хабе.
• Кастомные поля: Добавляйте метки к задачам, чтобы сортировать, фильтровать и автоматически создавать отчеты о работе.
• Обновление статусов: Генерируйте обновления проектов за считанные минуты с помощью автоматизации.

• Доска: Отслеживайте работу по этапам с помощью доски Kanban.
• Список: Фиксируйте каждый шаг в проекте от начала до конца с помощью списков дел.
• Хронология: Создавайте временную шкалу проекта за считанные секунды, чтобы визуализировать, где работа начинается, заканчивается и пересекается.
• Календарь: Планируйте задачи в календаре, чтобы выявить пробелы и накладки в вашем графике.
• Gantt: установите целевой график и отслеживайте, как ваш прогресс согласуется с ним.

• Цели: Свяжите работу каждой команды с целями всей компании.
• Дашборды отчетности: Визуализируйте состояние работы вашей команды с помощью графиков и инсайтов в реальном времени.
• Портфолио: Отслеживайте связанные проекты и сотрудничество между командами.

• Правила: Автоматизируйте рутинные задачи, чтобы успеть сделать больше и быстрее.
• Шаблоны: Стандартизируйте лучшие практики вашей команды с помощью готовых руководств для проектов и задач.
• Пакеты: Легко создавайте, применяйте и обновляйте процессы в разных проектах в одном месте.
• Формы: Дайте возможность другим пользователям запрашивать работу и заранее получить подробную информацию, которая нужна вашей команде.

• Рабочая нагрузка: Узнавайте, насколько занята ваша команда, чтобы быстро перераспределить работу.
• Отслеживание времени: Измеряйте, сколько времени вы тратите на работу, чтобы планировать необходимое время.

• Умные поля: Организовывайте проекты для поддержки межфункционального сотрудничества с помощью автоматически сгенерированных кастомных полей.
• Умные итоги: Получайте планы действий и основные моменты из разговоров, задач и комментариев без дополнительных встреч.
• Умный редактор: Пишите более четкие, убедительные ответы, которые задают правильный тон.

• Консоль администратора: управляйте настройками всей организации в одном месте.
• Пакет аудита: доступ к API, поддерживающим интеграцию, помогает обеспечить безопасность и соответствие требованиям вашей организации.
• Безопасность данных: полный контроль над экспортом и удалением данных Asana.

Городской совет Манчестера был классическим примером «работы ради работы». Здесь мы говорим о подготовке ежегодных парадов, рождественских ярмарок, массового празднования Дня Манчестера и других местных событиях. Департамент коммуникаций городского совета Манчестера и M-Four, их собственная студия дизайна и рекламы, которые отвечали за организацию этих мероприятий и общегородских коммуникационных кампаний, делали все это на бумаге. Из-за необходимости перейти на цифровые технологии, чтобы сделать процесс быстрее и с меньшими затратами, они интегрировали Asana.

Влияние Asana

• Экономия 2–3 дней на работе администратора для каждого события или кампании.
• Переход на безбумажную систему с меньшим количеством беспорядка, хаоса и потерянной работы
• Повышение морального духа и вовлеченности сотрудников благодаря новой возможности работать удаленно

«Время, которое мы экономим на работе администратора, теперь тратится на работу над дизайном или маркетинговую стратегию».

— Шон Балманн, менеджер студии M-Four.

Управлять городом с населением 180 000 человек, держать всех в курсе событий, отслеживать сроки работы многих людей и проектов и при этом работать вместе, учитывая, что офисные здания физически разбросаны по всему городу, было очень непросто. Кроме того, важные электронные письма были скрыты в нижней части папки «Входящие», поэтому было сложно расставить приоритеты сообщений. Интегрирование 40 отделов мэрии с Asana помогло более эффективно и организованно управлять работой и кооперацией между командами.

Влияние Asana

• Сэкономлено около 295 рабочих дней в год для 400 сотрудников, использующих Asana, в основном благодаря переходу с электронной почты на использование комментариев в Asana.
• Ускоренный процесс назначения членов городских, государственных и местных советов на 30 %, что позволило сэкономить 15 дней на каждом назначении.
• Создан центральный архив взаимодействий с жителями, чтобы обеспечить быстрое обслуживание и отслеживать тенденции в сообществе.

«Как только я вступил в должность, стало ясно, что в муниципальном управлении происходит так много всего. Было много встреч и проектов в разных отделах. Asana позволяет нам держать друг друга в курсе и оставаться эффективными».

— Тереза ​​Агония, начальник отдела внешних связей.

Государственное предприятие «Медицинские закупки Украины» является национальным агентством, обеспечивающим централизованный закуп качественных лекарственных препаратов и изделий медицинского назначения за счет средств государственного бюджета. Выбрав проектный подход к работе, компания столкнулась с проблемой отсутствия эффективного управления. Все данные о реальных проектах были разбросаны по разным местам, а процесс управления не был централизован. Со временем проектов и задач становилось все больше и для эффективной работы команде требовалась платформа управления рабочими процессами. Выбор Asana повлиял на координацию работы между разными отделами, скорость подготовки аналитики по отслеживанию закупок, качество управления задачами ИТ-отдела и умение использовать для них методологию Scrum для понимание этапов задач.

Влияние Asana

• 80 из 90 сотрудников используют проектный инструмент;
• Время сбора аналитики сокращается с 1 дня до 1 часа;
• 4 отдела на предприятии одновременно работают в Asana над процессами закупок.

«Прозрачные закупки всегда означают прозрачные процессы, и Asana — один из тех инструментов, которые помогают нам в этом».