Матрица решений: 7 шагов к принятию решения

Наша жизнь, личная и профессиональная, состоит из выборов и решений, которые мы принимаем каждый день. Эти решения могут направить вас или вашу команду в правильном направлении, помогая повысить производительность и достичь поставленных целей.

Представьте, что у вас есть полезный метод анализа, который помогает вам принимать важные решения и выбирать одно решение из различных вариантов. Было ли это вам полезно?

В этой статье, мы хотели бы рассказать о матрице решений, которая поможет вам проанализировать плюсы и минусы различных вариантов и быстро принять лучшее для вас решение.

Что такое матрица решений?

Матрица решений является ценным инструментом для анализа и выбора наилучшего варианта из различных альтернатив при принятии решения. Этот метод очень полезен, когда вы пытаетесь сделать окончательный выбор между возможными решениями под влиянием различных факторов.

Матрица решений может помочь вам:

1. Уменьшить напряжение и усталость от принятия решений
2. Снизить уровень неопределенности и субъективности
3. Сделать все варианты более ясными и расставить приоритеты
4. Принять уверенное, взвешенное и рациональное решение

Когда использовать матрицу решений?

Как мы уже подчеркивали, матрица принятия решений — полезный инструмент, когда вам трудно выбрать один из вариантов. Однако эти различные варианты должны быть сопоставимы. Если вам нужно принять решение, например — «В каком направлении должна развиваться маркетинговая стратегия нашей компании в ближайшие 2 года», то с помощью сетки решений у вас ничего не получится.

Используйте анализ матрицы решений, если вам нужно:

1. Сравнить несколько, но похожих вариантов
2. Сузить некоторые варианты до окончательного решения
3. Оценить множество важных факторов
4. Найти логичное и рациональное решение

Таким образом, матрица решений — правильный выбор, если вы имеете большое количество критерием принятия решения и несколькими сопоставимыми вариантами.

Как составить матрицу решений?

Допустим, вам нужно выбрать место для проведения предстоящего мероприятия, чтобы привлечь перспективных клиентов или сообщить важные апдейты вашим существующим клиентам в определенном регионе. Вот семь шагов к созданию матрицы решений:

1. Определите свои альтернативы

Прежде чем начать строить свою матрицу, вам следует найти различные варианты, между которыми вы сможете выбирать. В этом случае вы можете обнаружить, например, четыре локации в городе, подходящие для вашего мероприятия.

2. Определите критерии для анализа

Определив варианты, вы должны установить важнейшие критерии, которые необходимо оценить, чтобы принять наилучшее решение. В нашем случае примерами критических факторов для места проведения мероприятия могут быть стоимость, потенциальная окупаемость инвестиций, местоположение, удаленность от офиса, количество доступных мест, наличие технического оборудования, возможность организации кейтеринга, прошлые отзывы клиентов и другие. Учитывайте, что все варианты будут иметь свои плюсы и минусы.

Вы можете привлечь некоторых своих партнеров и стейкхолдеров к этому анализу, чтобы сузить эти критерии. Это поможет вам сосредоточиться на наиболее важных факторах, которые вы должны оценить.

3. Создайте свою матрицу решений

Матрица решений — это сетка, в которую вы помещаете важные факторы для их анализа и сравнения. После определения количества вариантов и ключевых критериев самое время создать сетку решений.

Вы можете использовать инструмент управления работой Asana, чтобы создать сетку со всеми вашими вариантами и факторами. Вы можете поместить ваши возможные варианты в качестве заголовков столбцов, а критерии —  в качестве заголовков строк.

4. Заполните матрицу решений

Теперь вы можете начать оценивать свои варианты согласно вашим критериям. Вы можете использовать шкалу от 1 до 5, где 1 — худшее, а 5 — лучшее.

Как раз на этом этапе, вы начинаете больше всего ценить инструмент матрицы решений, потому что вы видите полную картину вашего выбора в одном месте вместе с множеством важных факторов, которые на него влияют. Вам не нужно погружаться в длительные дискуссии, например, о рентабельности или других факторах. Заполнение этой таблицы, поможет вам работать с каждой переменной шаг за шагом, не рискуя что-то упустить.

5. Добавьте значение вашим факторам

Когда вы проанализируете и сопоставите все свои варианты, пришло время придать значение вашим критериям. Некоторые из них могут быть более важными, чем другие, поэтому важно визуализировать это в матрице решений, чтобы получить наиболее точные результаты.

Например, стоимость для вас имеет существенное значение, учитывая, что вы не можете превышать свой бюджет. В то же время, месторасположение имеет чуть меньшее значение, но все же большее, чем техническое оснащение и количество доступных мест. Таким образом, последние имеют одинаковое значение, но немного меньше, чем другие.

6. Умножьте ваши баллы

На этом этапе самая сложная работа уже сделана. Теперь вам просто нужно умножить значение на каждый коэффициент. Чтобы продолжить наш пример, вот как это выглядит, когда вы применяете значение вашего критерия к оценке каждого места.

7. Подсчитайте общий балл

Наконец, вы подсчитали все, что вам нужно, чтобы принять лучшее решение для выбора места вашего мероприятия. Теперь у вас есть четкий числовой ответ в соответствии с вашими основными критериями и уровнем их значимости. Все, что вам нужно сделать, это подсчитать общий балл по каждому варианту, и вы примете наиболее точное и рациональное решение (в нашем случае это будет местопроведение № 2).

Альтернативы принятия решений

Матрица Эйзенхауэра

Техника Эйзенхауэра представляет собой сетку 2×2, которая помогает расставить приоритеты задач по срочности и важности. Здесь вы сможете оценить разнообразие совершенно разных задач и решить, над чем лучше поработать в первую очередь.

Для выполнения этого, вам нужно разделить свою сетку на четыре квадрата:

1. Влевом верхнем углу перечислите срочные и важные дела. Это будет ваша самая приоритетная задача, которую нужно выполнить как можно скорее.
2. В правом верхнем углу перечислите менее срочную, но важную работу. Поскольку эта работа не столь срочная, но важная, лучше добавить ее в свой календарь или использовать какой-нибудь инструмент управления проектами, чтобы не забыть о ней.
3. В левом нижнем углу перечислите срочные и неважные дела. Эти задачи нужно выполнять быстро, но вы можете делегировать их своим коллегам.
4. В правом нижнем углу перечислите менее срочную и не очень важную работу. Чтобы уменьшить возможное выгорание, исключите эти задачи из своего рабочего процесса и сообщите об этом своей команде.

Карта анализа стейкхолдеров и диаграмма RACI

Также очень важно решить, каких стейкхолдеров следует включить, проконсультироваться или проинформировать во время принятия решения. Карта анализа заинтересованных сторон может помочь вам классифицировать ваших стейкхолдеров согласно их влиянию и заинтересованности в проекте.

Для этого можно использовать четыре категории:

1. Высокое влияние и заинтересованность: эти стейкхолдеры должны быть вовлечены в планирование проекта и принятие решений.
2. Высокое влияние и низкий интерес: эти люди должны иметь возможность контролировать проект на случай, если они захотят принять более активное участие.
3. Низкое влияние и высокий интерес: эти заинтересованные стороны  должны быть проинформированы обо всех обновлениях статуса проекта.
4. Низкое влияние и низкий интерес: эти коллеги должны быть включены в контрольные точки проекта, но не обязательно должны быть проинформированы об обновлениях проекта.

После выполнения этого анализа вы можете создать диаграмму RACI (Ответственный, Подотчетный, Консультируемый и Информированный). Эта диаграмма поможет вам найти лучшего человека, принимающего решения, для каждой задачи и каждого этапа вашего проекта.

Командный мозговой штурм

Иногда лучший способ принять решение — устроить всем известный коллективный мозговой штурм. Проведите сеанс мозгового штурма на доске или поделитесь идеями в инструменте управления проектами.

Для этого Asana предлагает вам использовать доски Канбан, где члены команды могут делиться своими мыслями, сотрудничать по определенным идеям и предложениям прямо в Asana с помощью «лайков» и обсуждать все после заполнения доски.

Вы можете узнать больше о матрице принятия решений и других решениях и инструментах, доступных с Asana, у наших экспертов. С помощью инструмента управления работой Asana, вы можете сделать свой рабочий процесс более целенаправленным, не тратя много времени на бесконечные обсуждения или рутинные задачи, и получить максимальную отдачу от своего рабочего времени.

Cloudfresh является партнером по решениям Asana и уникальным экспертным центром для Asana, Google Cloud и Zendesk. Для этих продуктов мы можем предоставить вам следующие услуги:

• Настройка;
• Разработка;
• Интеграция;
• Подготовка;
• Лицензия;
• Поддержка.

Наши специалисты помогут вам оптимизировать вашу ИТ-инфраструктуру, разработать интеграцию для лучшей совместимости систем и помочь создать совершенно новые структуры и процессы для ваших команд, а наш центр поддержки предоставит вам лучший клиентский опыт!