Как использовать Asana эффективно: советы для управления проектами

Сегодня Asana занимает лидирующие позиции среди приложений для управления проектами. Если вы работаете в большом коллективе или управляете компанией, то вы наверняка знаете, как сложно держать все процессы под контролем и работать над многозадачными проектами. Asana решает множество проблем, включая проблему работы вокруг работы, и делает процесс управления проектами более простым и слаженным. 

Как любая подобная платформа, Asana имеет ряд особых функций, которые ускорят вашу работу. Если вы уже пользуетесь Asana, некоторые из нижеперечисленных функций могут быть вам знакомы, однако если вы только планируете начать использовать платформу для вашего проекта, эта статья будет для вас полезна.   

Итак, 6 важных и полезных функций Asana, о которых должен знать каждый пользователь:

Создайте свою команду 

Первый шаг, с которого мы советуем вам начать для качественной работы, это сразу же создать команды. Их может быть несколько. Вы можете присоединяться сразу к нескольким командам в вашей организации. Количество участников в команде зависит от вашего тарифа Asana.

Возможность создавать команды сразу же ведет к организации коллектива и назначение задач. Присоединяясь к группе, вы сможете наблюдать за прогрессом задач, закрепленных за  командой. В каждой команде вы также можете создавать команды поменьше. Например, раздел SMM можно добавить в раздел маркетинга и так далее. 

Используйте все преимущества создания проектов 

После того как вы собрали свои команды, пока браться за дело создавать проекты. Проекты – это важная единица работы в Asana, хоть и не последняя. Платформа предлагает три способа создания проектов. Но давайте по порядку. 

Длят начала, нажмите кнопку создания проектов. Их есть две, обе выполняют одинаковую функцию. 

Далее Asana предложит вам выбрать три пути развития событий: вы можете выбрать совершенно пустой лист и строить свой проект с нуля, можете воспользоваться шаблоном, который предлагает Asana или же вы можете просто выгрузить таблицу Excel. Если учитывать, что сейчас многие компании отслеживают свой рабочий процесс именно там, это очень полезная функция. 

Если вы выбрали шаблон, тогда вам просто останется заполнить пустые поля. В чистом листе вы сами выбираете то, как будут отображаться задачи в данном проекте. Позже вы сможете просматривать проекты в календаре и на разных бордах. 

Создавайте задачи и выстраивайте их в календаре 

Следующий важный шаг при работе в Asana — это создавать задачи. В каждом проекте может быть неограниченное количество задач. При создании каждой новой задачи вы можете указывать ответственного, даты начала и даты выполнения. Вы также можете указывать приоритет задачи или ставить блокеры. Под блокерами мы имеем в виду задачи, не выполнив которые, нельзя перейти к выполнению других. Это очень полезная функция, при установлении приоритетов задач. 

В описании задач вы также сможете добавлять последние обновления и прикреплять файлы. Помните, что вы должны устанавливать задачи таким образом, чтобы карточка с задачей смогла ответить на вопрос “кто и что делает?”. Еще одно преимущество Asana – это возможность прикреплять одну и ту же задачу в несколько проектов. 

А как насчет подзадач? Это тоже можно легко сделать с помощью инструмента для управления проектами Asana. В любой задаче можно создавать по нескольку подзадач, к каждой из которых можно добавить дополнительные описания и комментарии. 

Kanban осмотр 

Если вы собираетесь пользоваться Asana или уже пользуетесь, обязательно воспользуйтесь осмотром Kanban. Это простая и интуитивно понятная панель управления, на которой расположены все задачи. Такая функция особенно удобна для тех, кто только начинает пользоваться платформой, так как все необходимые кнопки и карточки находятся на одном экране. 

Еще один совет для оперативного использования Asana: для того, чтобы сократить нажатия мышкой, используйте комбинации клавиш для быстрого управления задачами на платформе. 

Используйте цветовой код 

Привыкли больше обращать внимание на визуальный ряд? Тогда Asana предлагает специально для вас оформление в цвете. Устанавливайте иконки и добавляйте к задачам цветовое оформление. Тогда вы сможете ориентироваться на платформе не только по названиям задач и проектов, но и по цветовому коду. 

Управляйте проектами легко! 

Вести команду к результату не просто, но это может быть легко вместе с платформой для управления проектами. Такие приложения как Asana могут здорово облегчить вам работу. Мы понимаем, что иногда может быть сложно привыкнуть к новому решению, особенно если до этого вы пользовались другой платформой. Специалисты Cloudfresh могут помочь вам приспособиться к работе на новой площадке и перенести ваши данные в Asana. 

Команда Cloudfresh — единый центр экспертизы Google Cloud, Zendesk и Asana. По этим продуктам мы можем предоставить вам:

• Настройку;
• Разработку;
• Интеграцию;
• Обучение;
• Лицензию;
• Поддержку. 

Специалисты нашей компании помогут оптимизировать вашу IT инфраструктуру, разработать интеграции для лучшего взаимодействия систем, а также создать полностью новые структуры и процессы для команд, в то время, как наш центр поддержки обеспечит вам лучший клиентский опыт! 

Cвяжитесь с Сloudfresh