Кейс клієнта: 42Flows.Tech

Як 42Flows.Tech трансформували свою роботу в Google Workspace за допомогою міграції Cloudfresh

Про компанію: 42Flows.Tech — компанія з розробки проміжного програмного забезпечення, яка працює з банками, фінтех-компаніями та стартапами на ранній стадії. На основі 15-річного досвіду роботи в банківській сфері компанія використовує прості у використанні інструменти з відкритим вихідним кодом для швидкої інтеграції. Це дозволяє клієнтам залишатися в авангарді галузі та продовжувати впроваджувати інновації, щоб забезпечити велику цінність для своїх кінцевих клієнтів. 42Flows.Tech підтримують концепцію “Future, Fintech, Fast”.

Дата початку проекту: 25.10.2023

Дата закінчення проекту: 20.11.2023

Челендж: 42Flows.Tech вже давно використовують Google Workspace (GWS). Їхні команди досягли успіху в його функціональності, сприймаючи ці інструменти для спільної роботи виключно корисними. Компанія готувалася покращити свої можливості GWS шляхом оновлення до більш просунутої версії, щоб отримати більше від цієї платформи. Однак основною проблемою, яка потребувала негайної уваги, була наявність декількох доменів всередині компанії.

Управління кількома доменами призвело до того, що деяким користувачам довелося ліцензувати два облікові записи GWS, що виявилося нерентабельним для компанії. Щоб вирішити цю проблему, 42Flows.Tech було необхідно об’єднати ці облікові записи в один і безперешкодно перенести користувачів, документи, електронну пошту, календарі та всі важливі дані, щоб оптимізувати операції та не переплачувати за користувачів двічі.

Рішення: Щоб задовольнити потреби компанії, 42Flows.Tech розпочали партнерство з Cloudfresh, командою сертифікованих професіоналів із солідним досвідом у процесах міграції з різних платформ.

Cloudfresh розпочали взаємодію з 42Flows.Tech для поглиблення у процес міграції, збираючи важливі дані та забезпечуючи необхідні доступи для комплексної оцінки проекту. Команда Cloudfresh підготувалася, створивши контрольний список міграції та дашборд проекту в Asana для 42Flows.Tech, щоб відстежувати відповідальних за те чи інше завдання, прогрес та будь-які проблеми кожного члена команди в ході процесу. Після переговорів команди домовилися про кілька цілей міграції:

1.  Консолідація користувачів в єдиний домен при збереженні важливих даних.
2.  Видалення попереднього домену для користувачів, переведених на новий.
3.  Здійснення зміни основного домену.
4.  Увімкнення псевдонімів доменів для розширення функціональності користувача.

Технічні експерти Cloudfresh провели тестову міграцію для забезпечення плавного переходу. Вони ретельно виконали всі необхідні завдання, використовуючи одного користувача як приклад для перенесення та перевірки всього процесу міграції. Як тільки 42Flows.Tech схвалили тестову міграцію, Cloudfresh швидко ініціювали процес міграції для всіх користувачів, яким було потрібно перенесення, плавно узгоджуючи та синхронізуючи дані з одного облікового запису Google до іншого.

За досить короткий термін технічним фахівцям вдалося:

1. Консолідувати та об’єднати пошти, Календарі, Контакти та Диски – включаючи всі Документи, Таблиці та Презентації – з двох окремих облікових записів у єдиний об’єкт. Ця консолідація дозволила компанії уникнути зайвих витрат на тих самих користувачів.
2. Створити основний домен: ліцензований домен був встановлений як основна адреса, що спростило вхід до системи та надало централізовану поштову скриньку для всіх облікових записів.
3. Видалити електронні пошти зі старого домену: Згідно з початковим планом, технічні експерти Cloudfresh не обмежилися міграцією користувачів та допомогли 42Flows.Tech у переносі домену. Їм вдалося це зробити, вилучивши всі адреси електронної пошти, пов’язані зі старим доменом, і перенісши їх на нову консоль як псевдоніми.
4. Створити псевдоніми домену: Адміністратори Cloudfresh легко створили псевдоніми електронної пошти для користувачів, забезпечуючи безперешкодне надсилання та отримання електронних листів з альтернативних адрес всередині домену.

Тепер, завдяки оновленому налаштуванню, другий домен автоматично призначається під час створення облікового запису. Все працює без проблем під єдиним обліковим записом GWS, пропонуючи економічний підхід до одночасного управління кількома доменами.

Після вирішення основного запиту, компанія 42Flows.Tech захотіла підвищити рівень функціональності GWS на більш розширений. Об’єднавшись із Cloudfresh, вони перейшли з ліцензії Business Starter на версію Standard.

Це оновлення відкрило перед командами різноманітні можливості. Тепер 42Flows.Tech має розширені можливості проведення зустрічей, приймаючи до 150 учасників, функцію шумозаглушення, параметри відеозапису, можливість призначати співорганізаторів та розшифровувати зустрічі – набір функцій, які забезпечують безперешкодну співпрацю. Компанія також збільшила обсяг сховища з 30 ГБ до 2 ТБ на користувача. Перехід на нову ліцензію також розширив функціональні можливості Диска, надавши командам спільні диски, шаблони, надійні інструменти аудиту та звітності, а також інші ефективні функції.

Результати: Співпраця з Cloudfresh проклала шлях до створення різних ефективних рішень, які дозволили 42Flow.Tech більш продуктивно вирішувати свої завдання.

За рахунок консолідації користувачів та даних у єдиному домені, була створена більш впорядкована та ефективна система. Перехід до основного домену та інтеграція псевдонімів розширили функціональні можливості користувача та спростили спільну взаємодію. Тепер усі співробітники компанії працюють з єдиним обліковим записом Google Workspace. Це не лише оптимізувало операції, а й усунуло надмірні витрати.

Крім того, покращення ліцензій GWS розширили можливості компанії, пропонуючи командам:

1. Розширені параметри зустрічей
2. Збільшене сховище
3. Багатофункціональний робочий простір
4. Економічно вигідне використання інструментів

Цей шлях подолання проблем та впровадження рішень призвів до появи більш цілісного набору функцій для спільної роботи, які змінили способи спільної роботи команд та дозволили 42Flows.Tech працювати більш ефективно.

Роль Cloudfresh: Фахівці Cloudfresh з процесів міграції полегшили консолідацію користувачів у єдиному домені та забезпечили безперешкодну передачу критично важливих даних. Вони здійснили комплексну тестову міграцію, перш ніж швидко розпочати повномасштабну міграцію для всіх користувачів.

Команда Cloudfresh забезпечила об’єднання пошти, Календарів, Контактів та Дисків в єдине ціле, усунувши непотрібні витрати 42Flows.Tech та одночасно забезпечивши роботу декількох доменів під єдиним обліковим записом Google Workspace найбільш економічним способом.

Крім того, вони сприяли переходу на версію Business Standard, відкриваючи розширені функції GWS для 42Flows.Tech. Партнерство між компаніями продовжується. Щоразу, коли в 42Flows.Tech з’являються певні запити, Cloudfresh готові їх вирішити.