Як Swizy зменшили витрати на інструменти на 20% з Google Workspace

💬 Коли зростаючим командам ставало важко залишатися на одній хвилі, Swizy знайшли вихід. У співпраці з Cloudfresh вони об’єднали все в єдиний простий і зручний простір.

За підтримки Cloudfresh команда перейшла на Google Workspace і зробила його невід’ємною частиною своєї щоденної роботи в кожному підрозділі.

Виклик: повільна співпраця та обмежена масштабованість

У міру того, як Swizy розширювалися по всій Франції, від Логнса та Генгайма до регіональних центрів, командам знадобився більш злагоджений спосіб роботи. Існуючі інструменти, хоч і виконували свої функції, не забезпечували того рівня координації та прозорості, до якого вони прагнули.

Обмін документами не був централізованим. Комунікація між офісами потребувала додаткових кроків. Процеси онбордингу були розрізненими, а управління доступом і даними на різних платформах забирало все більше часу.

Щоб не відставати від темпів зростання, компанія вирішила створити єдиний і безпечний цифровий простір, який підтримуватиме співпрацю незалежно від того, де знаходяться їхні команди.

Рішення: безпечний та оптимізований цифровий робочий простір

Swizy обрали Google Workspace, а Cloudfresh допомогли здійснити цей перехід без жодних втрат у роботі. Повна міграція з попередніх інструментів відбулася швидко й без жодних перебоїв.

Налаштування, створене для команд

З перших розмов Cloudfresh застосували практичний підхід, занурившись у структуру, ролі та щоденні робочі процеси клієнта.

Ми надали індивідуальні консультації, щоб узгодити Google Workspace з тим, як насправді працюють їхні команди. Так, ми гарантували, що налаштування підтримуватиме безперебійну співпрацю, безпечний доступ та майбутнє зростання.

У результаті Cloudfresh створили основу, якою легко керувати, яку можна гнучко адаптувати для різних підрозділів і масштабувати разом із розвитком компанії.

Єдина платформа, знайомі інструменти

Разом з експертами Cloudfresh з Google Workspace Swizy впровадили Gmail, Drive, Docs, Sheets, Slides, Meet та Chat у щоденне використання в усіх локаціях. Це дало партнеру такі переваги:

• Усі отримали доступ до тих самих інструментів і інформації.
• Команди могли віддалено працювати над документами в режимі реального часу.
• Зустрічі можна було легко планувати і проводити — як в офісі, так і на відстані. 
• Файли зберігалися та надавалися в спільний доступ у Drive, з чітким контролем власності, доступу та версій.

Усе це супроводжувалося ретельною міграцією облікових записів, щоб уникнути збоїв у щоденній роботі та забезпечити плавний перехід від старих систем.  Результатом стала єдина, безпечна екосистема з меншою кількістю додатків, меншим інформаційним шумом та більшою узгодженістю.

Простий та швидкий онбординг

Cloudfresh допомогли Swizy покращити процес адаптації нових співробітників, впровадивши спільні шаблони для типових документів та робочих процесів, щоб забезпечити єдині стандарти у всіх командах і локаціях. Нові співробітники більше не витрачають час на з’ясування процесів або створення ресурсів з нуля.

Завдяки спрощеному управлінню доступом ІТ- та HR-відділи скоротили затримки у наданні прав, тож новачки одразу отримують потрібні інструменти та дані.

Попередньо налаштовані робочі простори для різних ролей дозволили новим працівникам швидше включатися в роботу, зменшивши простої та підвищивши продуктивність із першого дня.

Прості та безпечні інструменти адміністрування

Завдяки Cloudfresh команда адміністраторів Swizy отримала прозорість і впевненість завдяки:

• Єдиній панелі керування обліковими записами та правами доступу.
• Легкому впровадженню найкращих практик на рівні всієї організації (2-етапна перевірка, контроль обміну даними, безпечне управління доступом).
• Швидшому оновленню групових доступів у міру змін у командах.

Результати Swizy, досягнуті завдяки підтримці Google Workspace та Cloudfresh

Перейшовши на Google Workspace, компанія надала кожній команді інструменти, щоб працювати швидше, залишатися на одній хвилі та зменшити кількість рутинної роботи. Ось що змінилося:

Як Gemini підтримує щоденну роботу

Команди Swizy почали тестувати Gemini, будованого AI-асистента Google Workspace, майже відразу після його запуску та швидко оцінили його користь у простих щоденних завданнях.

Gmail

Замість того, щоб створювати листи з нуля, члени команди тепер використовують Gemini в Gmail для створення швидких і охайних чернеток. Це особливо зручно для внутрішніх оновлень чи листування з клієнтами, на які раніше витрачалося більше часу.

Docs

У Docs Gemini допомагає впорядковувати нотатки зі зустрічей і внутрішню документацію, тож усі можуть швидко зрозуміти головне, не перечитуючи довгі обговорення.

Sheets

У Sheets він допомагає керівникам команд, підсумовуючи відгуки, готуючи щотижневі звіти та впорядковуючи сирі дані, заощаджуючи час і зменшуючи кількість зайвих уточнень.

Ці невеликі зміни призвели до помітної різниці: менше ручної роботи, швидше виконання завдань і менше перешкод у щоденному робочому ритмі.

Партнерство з Cloudfresh

Cloudfresh розпочали з глибокого аналізу того, як працюють команди Swizy та чого вони потребують щодня. Міграцію облікових записів спланували ретельно, щоб уникнути будь-яких перебоїв у щоденній роботі, і все пройшло у стабільному темпі. Навіть після того, як все було запущено, підтримка не припинялася. Щоразу, коли виникали питання або були потрібні невеликі зміни, команда знала, що у них є до кого звернутися.

Що далі

Наш клієнт уважно стежить за новими функціями в Google Workspace, і ми в Cloudfresh допомагаємо йому бути в курсі останніх розробок. Особливо їх цікавлять ті, що підтримують гібридну співпрацю та зменшують кількість ручної роботи. Їхня мета проста: залишатися гнучкими, бути на зв’язку та полегшувати роботу своїм командам.

І в міру того, як ці потреби змінюються, професійні сервіси Google Workspace від Cloudfresh залишатимуться поруч, підтримуючи розвиток клієнта завдяки експертним знанням і турботі.

Як Cloudfresh допомагає отримати більше від Google Workspace

Cloudfresh співпрацюють з командами, щоб перетворити Google Workspace на рішення, яке дійсно відповідає їхньому стилю роботи. Від стратегії та онбордингу до автоматизації та постійної підтримки, ми допоможемо вам створити робочий простір, який заощаджує час, підвищує прозорість і зростає разом з вашим бізнесом. 

Як глобальний Google Cloud Premier Partner, ми підтримуємо компанії в приведенні Google Workspace у відповідність до реальних бізнес-цілей.

Незалежно від того, чи ви тільки починаєте працювати, чи потребуєте налаштувати існуюче середовище, ми допоможемо вам отримати максимальну віддачу від кожної функції.

Якщо ви відчуваєте, що настав час працювати простіше та більш злагоджено, ми готові зробити це разом із вами.