Розуміння запобігання втраті даних (DLP) у Google Workspace

Втрата даних є великою проблемою для сучасних компаній, особливо для тих, хто використовує інструменти для спільної роботи в хмарі, такі як Google Workspace (раніше G Suite). Оскільки мільйони користувачів по всьому світу щодня створюють, редагують і надають спільний доступ до файлів на Google Drive, існує ризик викриття або витоку конфіденційних даних, таких як особиста інформація, паролі та комерційні таємниці.

Впровадження ефективних заходів із запобігання втраті даних (DLP) є критичним для захисту важливих даних вашої організації, що зберігаються в хмарі. Google Workspace пропонує вбудовані інструменти DLP, які можуть допомогти знизити ризики втрати та витоку даних за умови належного налаштування та використання.

Ми детально розглянемо передові методи забезпечення безпеки за допомогою DLP у Google Workspace — що це таке, чому це важливо і як розробити ефективну стратегію, яка відповідає потребам вашої організації.

Ми покажемо вам, що захист ваших даних не обов’язково має бути складним. Зробивши невеликі, прості кроки, ви можете створити надійний захист від втрати даних і забезпечити безпеку інформації вашої компанії.

Що таке запобігання втраті даних (DLP) в Google Workspace?

Простіше кажучи, запобігання втраті даних – це набір інструментів і політик, які допомагають захистити конфіденційні дані вашої організації від несанкціонованого доступу, розповсюдження або витоку. Воно надає адміністраторам контроль над спільним доступом до даних і доступом до них у таких програмах, як Gmail, Drive і Chat. Правильне делегування повноважень у Google Workspace також може відігравати вирішальну роль у керуванні доступом до конфіденційної інформації.

Основна мета DLP у Google Workspace – виявляти та запобігати несанкціонованій передачі або розголошенню інформації користувачів. Це може стосуватися таких речей, як:

• Особисті дані (імена, електронні адреси, телефонні номери тощо).
• Фінансова інформація (номери кредитних карток, банківські рахунки).
• Конфіденційні бізнес-дані (комерційні таємниці, інтелектуальна власність).

DLP Google Workspace сканує вміст файлів, електронних листів, чатів тощо, щоб виявляти будь-які конфіденційні дані на основі настроюваних політик і правил, встановлених вашим адміністратором. Якщо виявляється потенційний витік даних, він може блокувати дію, видаляти конфіденційну інформацію або надавати користувачеві попередження про доступ.

Окрім попередження витоків даних, DLP також пропонує звіти та аналітику для розуміння рівнів ризику та поведінки користувачів із часом щодо обміну конфіденційними даними. Ця інформація дозволяє навчати співробітників і покращувати політики.

Попри свою потужність, вбудований DLP від Google охоплює лише середовище Google Workspace. Для комплексного захисту вам можуть знадобитися рішення DLP, які охоплюють хмарні облікові записи та локальні дані.

Типи рішень для запобігання втрати даних

Існує три основні типи рішень для запобігання втрати даних (DLP) у Google Workspace:

• Мережеві,
• Кінцеві,
• Хмарні.

Кожен з цих інструментів забезпечує різні можливості захисту даних Google Workspace, щоб задовольнити унікальні потреби та вимоги бізнесу. Розглянемо їх детальніше:

Компанії часто використовують комбінацію всіх трьох типів для кращого захисту даних. Найкращий підхід залежить від того, де зберігаються конфіденційні дані та як вони переміщуються в організації.

Мережевий DLP захищає шляхи даних, кінцевий DLP блокує активність на пристроях, а хмарний DLP захищає дані на хмарних платформах та у сховищі. Разом вони забезпечують накладені шари моніторингу та контролю, щоб запобігти інцидентам втрати даних у вашій організації.

Як працює система для запобігання втрати даних у Google Workspace

Запобігання втрати даних – це багатоступеневий процес, який включає:

1. Встановлення правил: Адміністратори визначають правила та політики DLP з консолі адміністратора. Правила налаштовані на виявлення та реагування на потенційні порушення або інциденти DLP. Вони можуть бути простими, наприклад, запобіганням спільного використання певних типів файлів зовнішньо, або складними, наприклад, використанням регулярних виразів для ідентифікації шаблонів конфіденційної інформації.
2. Сканування DLP: DLP сканує різні типи файлів, включаючи документи, зображення та стиснуті файли. Воно сканує вміст у таких додатках, як Sheets, Docs, Slides та Forms (для завантаження файлів). Наприклад, DLP Google Drive сканує робоче середовище, включаючи електронні листи, документи та інші файли, на наявність вмісту, що відповідає визначеним правилам. Використовуються техніки зіставлення шаблонів та машинного навчання для виявлення конфіденційної інформації, яка відповідає попередньо визначеним правилам.
3. Дія: Коли виявлено потенційне порушення, Google Workspace DLP вживає дії відповідно до встановлених адміністратором правил. Це може включати:
   Блокування — запобігання спільному використанню або надсиланню конфіденційної інформації за межі компанії.
   Попередження — повідомлення користувача про те, що він намагається поділитися конфіденційною інформацією, і надання йому можливості продовжити або змінити вміст.
   Карантин — переміщення вмісту до захищеного місця для перегляду адміністраторами.
4. Сповіщення та звітування: Адміністратори отримують сповіщення про будь-які порушення політики DLP. Ці сповіщення зазвичай містять інформацію про користувача, вміст та вжиті дії. Google Workspace надає панель управління інцидентами DLP для перегляду та управління інцидентами.

DLP також пропонує додаткові функції, такі як класифікація вмісту, яка допомагає категоризувати дані за рівнем конфіденційності, та маскування даних.

Найкращі практики для запобігання втрати даних у Google Workspace

Щоб запобігти втраті даних, бізнесу слід дотримуватися найкращих практик захисту даних Google Workspace, особливо в публічній хмарі:

Стратегія хмарного резервного копіювання

Забезпечення безпеки даних Google Workspace починається з кроку захисту вашої інформації, практика, яку часто недооцінюють. Ось чому вона має значення:

• Резервні копії служать щитом від втрати даних, що складає більше половини всіх випадків втрати даних.
• Вони також захищають від шкоди даним з боку таких осіб, як колишні співробітники або зловмисні хакери.

Часті резервні копії даних є бажаними. Щоб забезпечити хороший захист даних Google Workspace, необхідно мати механізм резервного копіювання. Розгляньте такі критерії:

• Автоматизація: Використовуйте інструменти, які автоматизують процес резервного копіювання, зменшуючи ручне втручання, що перевищує базові можливості синхронізації Google Workspace.
• Шифрування: Хоча Google Workspace шифрує дані під час зберігання та передачі, додаткові заходи шифрування через сторонні інструменти можуть ще більше забезпечити резервні копії, відповідаючи вищим стандартам безпеки або конкретним вимогам відповідності.

Міцна система резервного копіювання додає впевненості при зберіганні ваших даних у хмарі, надаючи спеціальні заходи захисту.

Встановлення суворих засобів контролю доступу та відстеження обміну конфіденційними даними

При використанні Google Drive, Google Docs або Google Sheets контроль доступу, можливість редагування файлів є першочерговою. Ось як можна ефективно керувати цим:

1. Використовуйте папки для організації файлів і визначайте налаштування дозволів на рівні папок.
2. Щоб зберегти документи в безпеці, надавайте доступ лише “Конкретним особам”, а не “Будь-кому, хто має посилання”.
3. Обов’язково переглядайте та переглядайте дозволи доступу.
4. Навчайте свою команду практикам спільного використання файлів.
5. Використовуйте центр безпеки Google Workspace для моніторингу діяльності обміну файлами.

Майте на увазі, що обмеження кількості осіб, які мають доступ до інформації, знижує шанси витоків або несанкціонованого доступу.

Увімкніть двоетапний вхід

Двоетапний вхід (також відомий як двофакторна аутентифікація або MFA) надає додатковий рівень захисту. Ось чому це важливо і як це застосувати:

1. Це включає щось, що ви знаєте (пароль), і щось, що ви маєте (зазвичай ваш телефон).
2. Навіть якщо вони здогадаються ваш пароль, вони не зможуть увійти без другого фактора.
3. Щоб увімкнути це, перейдіть до налаштувань консолі Google Admin і знайдіть “2-етапну верифікацію”.
4. Ви можете використовувати фізичні ключі безпеки, текстові повідомлення або додаток Google Authenticator.
5. Зробіть це обов’язковим для всіх користувачів Google Workspace.

Використання багатофакторної аутентифікації значно ускладнює доступ хакерам до ваших облікових записів.

Захист від програм-вимагачів

Щоб захиститися від програм-вимагачів, вам потрібні рішення, які можуть діяти швидко та без втручання людини. Ось на що слід звернути увагу:

• Відстеження змін файлів та дій користувачів у реальному часі.
• Здатність виявляти незвичні шаблони шифрування.
• Автоматичне блокування підозрілих IP-адрес або облікових записів користувачів.
• Миттєві сповіщення для вашої команди безпеки.
• Інтеграція з вашими поточними інструментами безпеки.

З цими функціями ви зможете зупинити багато атак програм-вимагачів ще до того, як вони завдадуть серйозної шкоди.

Автоматичне виправлення зашифрованих файлів

Прискорте відновлення після атак програм-вимагачів, налаштувавши свій Google Workspace DLP на:

1. Автоматичне виявлення файлів, які були зашифровані програмою-вимагачем.
2. Мати готову останню резервну копію всіх ваших файлів.
3. Швидке відновлення заражених файлів до стану до атаки.
4. Робити це без ручного втручання для кожного файлу.
5. Надавати детальний звіт про те, що було уражено та що було відновлено.

Цей автоматизований підхід економить час та зменшує потенційну шкоду від атаки.

Моніторинг активності облікових записів

Щоб захистити свій Google Workspace, слід використовувати автоматизований інструмент, який моніторить дії ваших співробітників та підрядників. Це дозволить вам швидко помітити будь-які зміни в налаштуваннях спільного доступу, відстежувати, хто завантажує конфіденційні дані, та стежити за тим, хто має доступ до сторонніх програм у вашому робочому просторі. Використовуючи цей інструмент, ви зможете зупинити потенційні проблеми безпеки ще до того, як вони стануть великими проблемами, та переконатися, що ваша конфіденційна інформація залишається захищеною.

Пам’ятайте, хороший захист даних Google Workspace – це постійний процес. Переглядайте та оновлюйте свої правила та практики DLP.

Розширений захист даних з Cloudfresh

Втрата даних є великим ризиком для бізнесу, який використовує Google Workspace та інші хмарні сервіси для зберігання та обміну важливою інформацією. Невиконання ефективної політики захисту від втрати даних у Google Workspace може мати серйозні наслідки, включаючи дотримання нормативних вимог, порушення даних, втрату інтелектуальної власності та інші проблеми.

Щоб підвищити свою стратегію DLP для Google Workspace та захистити свої конфіденційні дані, розгляньте можливість співпраці з Cloudfresh, Google Cloud Premier Partner. Наша команда експертів пропонує комплексні послуги Google Workspace, включаючи наш пакет Розширеного захисту даних, призначений для зміцнення безпеки даних вашої організації.

Не чекайте, поки стане надто пізно. Зв’яжіться з Cloudfresh сьогодні, щоб дізнатися більше про наші послуги та як ми можемо допомогти захистити критичну інформацію вашої організації в Google Workspace.