Менеджмент встреч: как сделать встречи реже, но эффективнее

Согласно исследованию Anatomy of Work Global Index от Asana, работники обычно тратят около трех часов в неделю на бесполезные  встречи. Это не значит, что все собрания плохи и непродуктивны. Это показывает, что мы должны больше заботиться о качестве собраний и времени, которое мы им уделяем, чем о количестве встреч. Итак, как сделать наши встречи более эффективными и при этом тратить на них меньше времени? Здесь в игру вступает менеджмент встреч.

Что означает менеджмент встреч?

Контроль встреч включает в себя все ваши действия до, во время и после собрания, чтобы обеспечить наиболее эффективные результаты синхронизации вашей команды. Эффективное менеджмент встреч предоставляет всем участникам информацию, необходимую им для участия в собрании, помогает им полностью понять цели встречи и делает время, затрачиваемое на синхронизацию, более эффективным.

Почему так важно управлять встречами?

Лучшие практики менеджмента встреч позволяют сотрудникам тратить меньше времени без риска быть менее вовлеченными в процесс и больше сосредоточиться на стратегических и важных задачах. Продуктивность управления встречами коррелирует с эффективностью вашей командной работы и результатами вашего бизнеса в целом. Итак, как планировать и проводить эффективные встречи?

Эффективный менеджмент встреч: что делать до, во время и после собраний?

Перед встречей

1. Определите цель встречи

Цель встречи – это то, чего вам нужно достичь во время встречи. Она включает в себя темы, которые следует обсудить, и решения, которые должны быть приняты в течение времени, которое вы тратите на синхронизацию с вашей командой.

Этот первый шаг эффективного менеджмента позволяет вам понять, нужно ли вам вообще эта встреча. Asana рекомендует сделать три шага для определения цели вашей встречи:

1. Сосредоточьте внимание вашей команды на точной и достижимой цели встречи.
2. Подготовьте и перечислите все темы, которые необходимо обсудить.
3. Оцените и выделите темы, которые необходимо обсудить для достижения цели встречи.

2. Определите, кто должен присутствовать на встрече

Ограничение числа участников необходимо для проведения продуктивной встречи. Все участники должны быть необходимыми для принятия решений, которые нужны для достижения цели встречи, которую вы определили ранее.

После встречи вы также должны отправить ваши заметки другим коллегам, которые должны быть в курсе ситуации, но не обязаны принимать какие-либо решения в соответствии с вашей целью.

3. Определите роли и обязанности

Перед встречей важно определить роль каждого участника, уточнить, что нужно подготовить и кто за это отвечает. Вы можете выбрать различные типы ролей. Asana рекомендует включить в вашу встречу:

• Фасилитатора, который обычно также является организатором встречи. Этот человек должен представлять темы, необходимые для обсуждения, и держать всех сфокусированными.
• Ведущий заметки, который отвечает за запись заметок на собраниях. Не рекомендуется всегда ставить на эту роль одного и того же человека. Таким образом, ответственных за это работников лучше чередовать между разными встречами.
• Принимающие решения. Те, кто принимают решения в соответствии с заранее определенными целями встречи.
• Участники. Это люди, которые могут предоставить обновления проекта, подготовить необходимые презентации или внести свой вклад каким-либо другим образом, чтобы помочь в достижении целей вашей встречи.

4. Подготовьте план встречи

Подготовка плана встречи послужит вам для достижения двух целей: контроля времени встречи и предоставления информации участникам о том, что им следует подготовить для достижения целей встречи. План встречи должен быть предоставлен участникам ​​не менее чем за 24 часа до собрания.

Итак, что включить в план встречи?

1. Цель встречи.
2. Участников встречи и их роли.
3. Темы и решения, которые вам необходимо принять во время встречи.
4. Продолжительность и время для каждой темы.
5. Любые вспомогательные материалы.

5. Определите, как долго должна длиться ваша встреча

Определение временных рамок собрания является ключом к тому, чтобы участники оставались сосредоточенными. Исследование Microsoft, проведенное в 2020 году, показало, что люди остаются сосредоточенными в течение 30 минут на онлайн-встречах, в то время как личные встречи позволяют сотрудникам оставаться на связи в течение 45–60 минут.

Итак, если вам нужно запланировать более продолжительную встречу для достижения ваших целей, лучше устраивать 1-минутный перерыв после каждых 30-ти минут.

6. Отправьте приглашение

Когда вы планируете отправить приглашение на собрание своим участникам, важно ответить на следующие вопросы:

• Вам нужно дополнительное время на дорогу или настройку оборудования?
• Где будет проходить встреча? Стоит ли бронировать место заранее?
• В каких часовых поясах находятся все участники?

Во время встречи

7. Как делать заметки на встрече?

Независимо от того, дали ли вы кому-то роль пишущего заметки или решили, что это будете вы, вот несколько советов о том, как делать заметки на собраниях, что является непростой задачей:

1. Повестка встречи должна быть планом ваших заметок. Поэтому, вся информация, которую вы должны отметить, будет уже организована согласно этому плану.
2. Не пишите все так, как будто вы цитируете. Постарайтесь сосредоточиться на выделении только самой важной информации.
3. Если вы участвуете в виртуальной встрече без презентации, поделитесь своим экраном со всеми участниками, чтобы они могли видеть ваши заметки.

8. Определите и назначьте, что нужно сделать после встречи

Каждая встреча должна заканчиваться так, чтобы каждый участник знал, что делать дальше. Назначение действий — лучший способ определить конкретное действие, которое необходимо выполнить. Лучше делать это в режиме реального времени во время встречи согласно вашим заметкам. Если у вашей команды есть инструмент управления проектами, вы можете назначить все действия прямо в повестке встрече непосредственно в таск-менеджере .

Сделав это, вы сможете:

• Сосредоточить всех участников на одной волне.
• Убедиться, что все сосредоточены на конкретном плане действий.

После встречи

9. Делитесь и архивируйте заметки о встречах

Чтобы завершить все, что обсуждалось во время встречи, и сообщить всем о принятии важных решений, всегда важно делиться заметками о встрече со всеми участниками. Вы также можете поделиться заметками с работниками, которые должны знать о ходе проекта, но не присутствовали на собрании.

Все заметки должны храниться в доступном для всех месте. Например, с помощью инструмента Asana вы можете хранить важную информацию о своем проекте в таск-менеджере, где каждый участник сможет комментировать, добавлять и совместно работать непосредственно над заметками о встрече.

Вы можете управлять вашими встречами, чтобы не тратить лишнее время на собрания и сделать их более эффективными и продуктивными. Инструменты Asana могут помочь вам планировать и совместно работать над повесткой встречи, держать всех в курсе о ключевых решениях и прогресса, а также предоставлять другим сотрудникам доступ ко всей необходимой документации.

Cloudfresh является партнером по решениям Asana и уникальным экспертным центром дляи Asana, Google Cloud и Zendesk. Для этих продуктов мы можем предоставить вам следующие услуги:

• Настройка;
• Разработка;
• Интеграция;
• Подготовка;
• Лицензия;
• Поддержка.

Наши специалисты помогут вам оптимизировать вашу ИТ-инфраструктуру, разработать интеграцию для лучшей совместимости систем, а также помогут создать совершенно новые структуры и процессы для ваших команд, а наш центр поддержки предоставит вам лучший клиентский опыт!

Cвяжитесь с Сloudfresh