10 путей оптимизации вашего GMail

1. Сортируйте входящие с помощью автоматических ярлыков и фильтров

Хотите навести порядок в почте? Используйте фильтры, чтобы удалять и пересылать сообщения, помечать их или запретить перенос писем в спам. Настройте автоматическое архивирование входящих сообщений в Gmail, чтобы сосредоточиться на самом важном. Систематизируйте сообщения, обозначая их разными ярлыками (например, «работа», «семья» или «клиенты»). Можно даже создать фильтр, который будет автоматически помечать и убирать сообщения из папки «Входящие», чтобы вы могли просмотреть их в более удобное время.

2.  Отменяйте отправку уже отправленных сообщений

Заметили ошибку в только что отправленном письме? Забыли добавить получателя? Передумали отправлять сообщения? В течение 30 секунд вы можете вернуть сообщение с помощью функции «Отмена отправки письма» в Gmail.

3. Сосредоточьтесь на главном

Вы получаете слишком много уведомлений и не успеваете их читать? С помощью функции «Приоритетные» в Gmail можно автоматически фильтровать самые важные сообщения, распределяя их по трем категориям: «Важные и непрочитанные», «Со звездочкой» и «Другие». Так вы сможете сами решить, какие из них нужно посмотреть в первую очередь. Также вы можете вручную отмечать наиболее важные сообщения и через некоторое время gmail научится определять такие сообщения автоматически.

4. Следите за выполнением задач с помощью контрольных списков

Планируйте свою работу в Gmail. Одним кликом преобразуйте сообщения в задачи, указывайте сроки, которые автоматически появятся в Календаре, и отмечайте выполненные задания. Управляйте список задач с любого устройства и в любое время.

5. Экономьте время с готовыми ответами

Часто отправляете подобные сообщения? Воспользуйтесь готовыми ответами Gmail, чтобы создать стандартные сообщения на разные случаи. И теперь вместо того, чтобы снова и снова писать одинаковые ответы, просто вставьте уже готовое сообщение.

6. Добавляйте в письма соответствующую подпись

Создайте несколько подписей с помощью готовых ответов Gmail. Настройте для каждого уникальный шрифт, цвет и добавьте ссылку и другие сведения.

7. Скрывайте ненужные цепочки писем

Цепочка вас больше не интересует, а в него продолжают приходить все новые письма? Воспользуйтесь функцией «Игнорировать». Все последующие ответы будут автоматически попадать в архив, минуя папку «Входящие». Если в дальнейшем цепочка вам снова понадобится, ее будет легко найти и вернуть.

8. Используйте быстрые клавиши для экономии времени

Как сэкономить время и ускорить работу? Запомните быстрые клавиши Gmail для часто используемых операций.

Сначала быстрые клавиши нужно включить в настройках Gmail. Вот как это сделать:

• В Gmail нажмите Настройки и выберите настройки.
• Найдите раздел Быстрые клавиши и выберите Вкл.
• Нажмите кнопку Сохранить изменения в нижней части страницы.

Затем ознакомьтесь с этой статьей, чтобы узнать больше о том, как использовать быстрые клавиши в Gmail.

9. Находите сообщения в считанные секунды

Часто ищете в Gmail определенные сообщения, например о предстоящих событиях от начальника или организации? Воспользуйтесь быстрыми ссылками Gmail, чтобы сохранить параметры поиска и позже повторить его за один клик.

10. Используйте специальные адреса электронной почты для различных задач, не создавая новых аккаунтов и псевдонимов

Чтобы не заводить для каждого задания отдельный аккаунт или псевдоним, просто добавьте в свой адрес перед знаком @ знак плюса (+) и любое слово. Так вы можете создать сколь угодно адресов и быть уверенными, что отправленные на них письма попадут к вам во входящие. Это может быть подписка на рассылку новостей (andriy+news@techsvit.com) или адрес для срочных запросов (andriy+urgent@techsvit.com).

Заинтересовали настройки?

Обращайтесь к специалистам и инженерам Cloudfresh – сертифицированному партнеру реселлера и интегратору решений Google Workspace (ex. G Suite) и Google Cloud в Украине.

Cвяжитесь с Сloudfresh