Czym jest Asana, oprogramowanie do zarządzania projektami? Jak usprawnić procesy pracy?

Przejdźmy od razu do rzeczy: czym jest Asana? Krótko mówiąc, jest to uniwersalne narzędzie, które w całkowicie przejrzysty sposób pomaga firmom optymalizować przepływy pracy. Ale główna zaleta leży w możliwościach wykorzystania Asany do zarządzania projektami.

Co jest największym problemem przy dużych zadaniach lub przydzielaniu obowiązków w projektach? Przekraczanie terminów, a może pomijanie wielu szczegółów w trakcie pracy? Wiele firm jest przyzwyczajonych do pracy z arkuszami kalkulacyjnymi Excel, aby śledzić swoje postępy i tym samym zarządzać swoimi zespołami. Problem w tym, że arkusze kalkulacyjne nie są do tego przeznaczone. Kolumny stale się przesuwają, a tabela traci swoją pierwotną formę, co prowadzi do utraty informacji. W rezultacie, gdy przychodzi termin X i przychodzi czas na przekazanie projektu, okazuje się, że wiele szczegółów zostało przeoczonych, a projekt w ogóle nie jest gotowy do złożenia.

Aby uporać się z tak pozornie nieistotnym problemem, sugerujemy zapoznanie się z zarządzaniem zadaniami Asana, które może całkowicie zmienić Twoje zdanie na temat pracy w zespole.

Jak używać Asany do zarządzania projektami

Na początek przyjrzyjmy się podstawowym funkcjom menedżera zadań Asana i odpowiedzmy na proste pytanie: Co robi Asana?

Nie da się odpowiedzieć na to pytanie w jednym zdaniu. Więc masz dalej zapytać siebie, Co powstrzymuje mnie od bycia produktywnym? Sugerujemy, abyś zaczął od przypomnienia sobie, jak wygląda Twój typowy dzień. Przychodzisz do pracy i co robisz jako pierwsze? Sprawdzasz skrzynkę odbiorczą, odpowiadasz na e-maile, przypisujesz ludziom nowe zadania i rozdzielasz zadania? Wszystkie te zadania mogą zająć większość Twojego czasu, zamiast spędzać go na naprawdę ważnych rzeczach.

Asana rozwiązuje rutynowe problemy. Możesz zautomatyzować proces przydzielania obowiązków lub całych zadań, co zajmowałoby około dwóch trzecich Twojego dnia pracy. Teraz, gdy uwolniłeś swój czas, możesz wreszcie zabrać się do głównej pracy. Właśnie tutaj pojawia się narzędzie do zarządzania projektami Asana z sześcioma różnymi rozwiązaniami do zastosowania w Twoich projektach.

Aby zrozumieć, w jaki sposób wykorzystanie Asany do zarządzania projektami pomoże Ci przenieść projekt z punktu A (pomysł) do punktu B (ostateczna realizacja), przeanalizujmy proces krok po kroku.

1. Ustaw zadanie

Pierwszą rzeczą, od której należy rozpocząć każde zadanie, jest utworzenie zakresu zadań i wyznaczenie osoby odpowiedzialnej. Użyj funkcji Boards, aby podzielić duży projekt na zadania. Utwórz zadanie w kolumnie „Do zrobienia” i zakończ je przenosząc do kolumny „Gotowe”. Możesz samodzielnie nakreślić etapy życia zadania i na bieżąco aktualizować informacje. Teraz żaden szczegół nie umknie Ci z Asaną do zarządzania projektami.

2. Utwórz formularz

Aby uniknąć marnowania dużej ilości czasu za każdym razem, gdy tworzysz zadanie ponownie, skonfiguruj formularz, który ułatwi wypełnienie informacji w zależności od zadania. Wykorzystując Asanę do zarządzania projektami, będziesz mógł stworzyć formularz w taki sposób, aby było jasne, do jakiego działu należy, jaki jest priorytet tego zadania itp.

3. Ustal termin

Utworzyłeś pulę zadań i rozdzieliłeś je na dashboardy. Skonfigurowałeś nawet formularz, aby łatwo podać szczegóły kolejnych zadań. Teraz trzecim krokiem jest ustalenie terminów. Skorzystaj z narzędzia Timeline, w którym możesz ustawić termin ostateczny i określić datę rozpoczęcia kolejnego zadania. Nie możesz rozpocząć zadania, dopóki Twój współpracownik nie skończy własnego? Timeline wyświetli to w Twoim harmonogramie i pomoże Ci ustalić jasne terminy.

4. Śledź proces według daty

Użyj Kalendarza, aby uzyskać globalny wgląd w to, co dzieje się dzień po dniu. Pomoże Ci to również obliczyć, ile czasu zajmie uzyskanie wyników lub obserwować obciążenie zespołu pracą.

5. Rozłóż obciążenie

Użyj narzędzia Workload, które pokazuje, jak zajęty jest każdy pracownik. Pomoże Ci to dokładniej rozdzielić obciążenie pracą i sprawi, że Twoi współpracownicy pozostaną skupieni i nie będą wypaleni. Będziesz także mógł zobaczyć, kto jest dostępny i dokładnie wiedzieć, kogo przypisać do pracy nad projektem.

6. Śledź wszystkie swoje postępy w One Screen

Kolejną unikalną cechą oprogramowania do zarządzania projektami Asana jest możliwość monitorowania przepływu pracy pod różnymi kątami. Dzięki Universal Reporting możesz zobaczyć, na jakim etapie jesteś, ile czasu zajmie ukończenie projektu i co powstrzymuje Cię przed ukończeniem projektu. Teraz, nie będziesz musiał pytać: „Jak się mamy?” na walnych zgromadzeniach.

Według IDC (International Data Corporation) firmy decydujące się na Asanę są w stanie osiągnąć ponad 400% zwrot z inwestycji w ciągu trzech lat.

Cechy Asany

Co jest Asana tak jak pod względem funkcji? Przyjrzyjmy się każdemu szczegółowo:

Mobilny

• Aplikacja na Androida.
• Aplikacja na iOS.

Zarządzanie pracą, projektami i zadaniami

• Projekty — organizuj swoją pracę we współdzielonych projektach w postaci list lub plików Kanban.
• Zadania — podziel pracę na części, którymi możesz zarządzać dla siebie i swojego zespołu.
• Podzadania — podziel zadanie na mniejsze części, aby zademonstrować wszystkie etapy jego realizacji.
• Osoby przydzielone do zadań — przydzielaj zadania wyznaczonym osobom właściciel.
• Sekcje i kolumny — grupuj zadania w sekcje lub kolumny, aby uporządkować przepływ pracy.
• Pola niestandardowe — twórz niestandardowe pola rozwijane, liczbowe lub tekstowe w projektach i portfelach, aby w jednolity sposób rejestrować informacje, śledzić status i sortuj lub informacje o filtrze.
• Formularze — rejestruj szczegóły zakończenia pracy za pomocą briefów, próśb i nie tylko bezpośrednio powiązane z projektami.
• Terminy ukończenia — upewnij się, że zadania są ukończone w terminie.
• Terminy płatności — określ godziny, w których coś jest należne, aby nie przegapić ostatecznych terminów.
• Daty rozpoczęcia — ustal godziny rozpoczęcia pracy, aby nie odkładać wszystkiego na ostatnią chwilę.
• Oś czasu — widok zadań i projektów w stylu Gantta.
• Załączniki — dodawaj pliki z komputera, Dysku Google, OneDrive, Dropbox lub Box do dowolnego zadania lub rozmowy.
• Likes — zatwierdź zadanie lub komentarz, podziękuj, daj kciuk w górę lub w góręgłosować zadanie z lajkiem.
• Zadania w wielu projektach — przechowuj to samo zadanie w wielu projektach, aby pokazać pracę w różnych kontekstach i uniknąć powielania.
• Zależności — pokaż zależności pomiędzy zadaniami, aby było jasne, które zadanie jest gotowe do realizacji, a które jest zablokowane.
• Reguły — twórz reguły automatyzujące procesy ręczne, takie jak przydzielanie zadań, aktualizacja pól, segregacja, i więcej.
• Szablony — rozpocznij pracę od szablonów dostosowanych dla każdego zespołu i zapisz swoje projekty jako szablony.
• Projekty tylko do komentowania — zapobiegaj przypadkowym zmianom w swoich projektach lub szablonach, zezwalając na komentowanie tylko zadań, jednocześnie dając dostęp do informacji w projekcie.
• Zatwierdzenia — proś o zatwierdzenia pracy i wydawaj je.

Komunikacja

• Komentarze do zadań — komentuj bezpośrednio zadanie, aby dokładnie wyjaśnić, co i jak należy zrobić, a także wspomnieć o swoich współpracownikach.
• Sprawdzanie — przekazuj wyraźne informacje zwrotne bezpośrednio na plikach PDF, przekształcając je w zadania..
• Korekta obrazu — zostawiaj opinie bezpośrednio na obrazie, aby członkowie zespołu kreatywnego wiedzieli, nad czym należy popracować.
• Rozmowy dotyczące projektu — omów postęp projektu.
• Strony zespołu — przeglądaj wszystkie projekty swojego zespołu i komunikuj się w jednym miejscu, dając opis Twojemu zespołu.
• Tekst sformatowany — użyj tej funkcji w przypadku długich tekstów, aby Twoja wiadomość była prostsza i organizuj swoje myśli w formie list numerowanych lub wypunktowanych.

 Wyświetlenia

• Moje zadania — zaplanuj swój dzień za pomocą lista zadań z priorytetami.
• Skrzynka odbiorcza — otrzymuj i filtruj tylko powiadomienia powiązane z Twoimi projektami, zadaniami, i rozmowami.
• Lista — struktura przypominająca siatkę ułatwia tworzenie zadań, filtrowanie, i formatowanie.
• Szukaj — szybko znajdź potrzebną pracę.
• Zapisane wyszukiwania zaawansowane — Zapisz wyszukiwanie na podstawie określonych kryteriów, aby ułatwić ponowne wyszukanie pracy, jeśli zajdzie taka potrzeba.
• Obciążenie pracą — funkcja zarządzania zasobami zapewnia pojedynczy widok na przepustowość zespołu. Pomaga w świadomym zatrudnianiu personelu i przywracaniu równowagi decyzje.
• Kalendarze — zobacz dowolną listę zadań w kalendarz, aby uzyskać niezakłócony dostęp widok właściwe czasy.
• Widok plików — szybko znajdź potrzebne pliki projektu w widoku galerii ze wszystkimi załącznikami projektu.
• Tryb przyjazny dla osób ślepych na kolory — zobacz wyraźnie pełną paletę kolorów w trybie dla osób ślepych na kolory.

Raportowanie

• Cele — ustalaj, śledź i zarządzaj celami firmy, wiążąc je z pracą.
• Kamienie milowe – wyjaśnij cele projektu i utrzymuj motywację swojego zespołu, wyznaczając kamienie milowe zadań jako kluczowe wskaźniki postępu.
• Portfolio — organizuj inicjatywy strategiczne i monitoruj status wszystkich ważnych projektów w formie listy lub osi czasu w jednym miejscu.
• Aktualizacje statusu — stwórz aktualizację statusu w ciągu kilku sekund, aby udostępnić ją odpowiednim interesariuszom i zapełnić portfele.
• Pulpit nawigacyjny — udostępniaj niestandardowe wykresy w czasie rzeczywistym, aby pomóc zrozumieć, gdzie praca może zostać zablokowana lub odbiegać od toru.

Kierownictwo Zespółem

• Zespoły — twórz zespoły, aby organizować swoje projekty, łącz członków zespołu za pomocą udostępnionego kalendarza i rozmów oraz kontroluj ustawienia prywatności zespołu.
• Followers — dodaj członków zespołu jako obserwujących, aby mogli śledzić prace nad zadaniem i otrzymywać odpowiednie powiadomienia aktualizacje.
• Goście — współpracuj z dostawcami, wykonawcami i partnerami.
• Uprawnienia — ograniczaj dostęp do dowolnego projektu, twórz ukryte zespoły do ​​poufnych prac lub udostępniaj publiczne zespoły i projekty, aby miała do nich dostęp cała organizacja.
• Kontrola administracyjna — wyznacz administratorów organizacji, którzy mogą dodawać i usuwać członków oraz ich ustawienia, zarządzać nimi, a także wymuszać złożoność haseł.
• Kontrola prywatności — ograniczaj dostęp do dowolnego projektu, twórz ukryte zespoły do ​​wrażliwych prac lub udostępniaj zespoły publicznie.
• Bezpieczeństwo danych — łatwo eksportuj lub usuwaj dane z Asany i twórz kopie zapasowe danych na oddzielnym serwerze.

Sztuczna inteligencja

Z całą masą inteligentnych funkcji, Asana ogłosiła niedawno erę sztucznej inteligencji w swoich produktach. Aby dowiedzieć się o nich więcej, zajrzyj ten artykuł.

Oprogramowanie Asana do zarządzania projektami dla przedsiębiorców

Teraz już wiesz, co robi platforma i jak z niej korzystać, aby zwiększyć produktywność, jaka jest funkcja Asany, która znacząco pomoże Ci pokonać wszelkie bariery? Wprowadź wzajemne połączenia.

• Dropbox, Dysk Google i Box — dołącz pliki bezpośrednio do zadań za pomocą wbudowanego selektora plików.
• Adobe Creative Cloud — przeglądaj nowe zadania, udostępniaj projekty i uwzględniaj opinie dostarczone w Asanie — a wszystko to bez opuszczania narzędzi Creative Cloud.
• Slack — przyspieszaj pracę, tworząc, realizując i edytując zadania bezpośrednio w Slacku. Gdy pojawią się aktualizacje zadań i projektów w Asanie, aktualizacje będą automatycznie publikowane na kanale Slack.
• Asana dla dodatku Gmail lub Asana dla programu Outlook — zamień e-maile z klientami, konsumentami i członkami zespołu w wykonalne zadania, które można śledzić w Asanie — bez opuszczania skrzynki odbiorczej.
• Zoom — twórz spotkania Zoom lub łącz się z nimi bezpośrednio z poziomu zadania Asana. Po zakończeniu spotkania transkrypcja i nagranie zostaną dołączone do zadania.
• Google — podłącz swój Dysk Google do Asany, zaloguj się za pomocą Google SSO lub SAML, dodawaj zadania do Asany z dowolnej strony internetowej w Chrome i nie tylko.
• Microsoft — Asana integruje się z pakietem narzędzi Microsoft, takim jak Teams, Office 365 i Outlook, OneDrive i Power BI, aby zapewnić Twojemu zespołowi efektywną koordynację pracy za pomocą najważniejszych narzędzi.
• Salesforce — usprawnij współpracę w trakcie cykli sprzedaży, śledząc dalsze prace, automatycznie tworząc projekty, gdy klienci osiągną kluczowe etapy możliwości, i nie tylko.
• JIRA Cloud — utwórz płynną dwukierunkową synchronizację pomiędzy Asaną i JIRA, aby zapobiec duplikowaniu pracy, zachowując jednocześnie informacje tam, gdzie chcą je zobaczyć zespoły.
• Harvest — wbudowany timer, dzięki któremu możesz śledzić czas wykonania dowolnego zadania bez opuszczania Asany.

Dlaczego warto używać Asana?

Asana oferuje wszystko, co niezbędne do synchronizacji, dotrzymywania terminów i osiągania celów:

• Przyspiesza pracę: każdy wie, co i kiedy ma robić.
• Utrzymuje aktualności projektów, rozmów i plików w jednym miejscu.
• Aktualizuje nowe zadania i powiązane informacje w czasie rzeczywistym.
• Integruje dzięki znanym na całym świecie rozwiązaniom, którym zaufały miliony.
• Pozwala sprawdzić obciążenie pracą członków zespołu i łatwo przypisać pracę.
• Optymalizuje Twój czas.
• Zwiększa produktywność.
• Utrzymuje śledzenie terminów.

I wreszcie, co jest wiarygodność Asany? Krótko mówiąc, z jej rozwiązań korzystają już setki tysięcy organizacji na całym świecie, w tym Google, Uber, Deloitte, Vodafone, Spotify, PayPal i Avon. Podążaj za ich przykładem i zacznij używać Asany już teraz!

Czym jest Asana Integration?

Nadal zastanawiasz się jak wykorzystać Asanę do zarządzania projektami? W takim razie powinieneś skontaktować się z Cloudfresh, Twoim najlepszym konsultantem Asana. Jako akredytowany partner rozwiązań Asana, możemy świadczyć dla Ciebie następujące usługi:

• Dostosowywanie;
• Rozwój;
• Integracja;
• Szkolenie;
• Licencja;
• Wsparcie.

Kiedy już wybierzesz odpowiedni plan cenowy Asany, nasi specjaliści pomogą Ci zoptymalizować infrastrukturę IT, uruchomić oprogramowanie do zarządzania projektami Asana i stworzyć zupełnie nowe struktury i procesy dla Twoich zespołów. Nasze centrum wsparcia zapewni Ci najlepszą możliwą obsługę klienta!