Czym jest oprogramowanie do zarządzania projektami Asana — Jak usprawnić procesy pracy

Przejdźmy do rzeczy: Czym jest Asana? Krótko mówiąc, jest to uniwersalne narzędzie, które pomaga firmom optymalizować przepływy pracy w pełni przejrzysty sposób. Ale główna zaleta leży w możliwościach wykorzystania Asany do zarządzania projektami.

Jaki jest największy problem z dużymi zadaniami lub przydzielaniem odpowiedzialności w projektach? Przekraczanie terminów, a może pomijanie wielu szczegółów w trakcie przepływu pracy? Wiele firm jest przyzwyczajonych do pracy z arkuszami kalkulacyjnymi Excel, aby śledzić swoje postępy i zarządzać zespołami. Problem w tym, że arkusze kalkulacyjne nie są do tego przeznaczone. Kolumny stale się przesuwają, a tabela traci swój pierwotny kształt, co prowadzi do utraty informacji. W rezultacie, gdy nadchodzi data X i czas na oddanie projektu, okazuje się, że wiele szczegółów zostało pominiętych, a projekt wcale nie jest gotowy do oddania.

Aby poradzić sobie z tak pozornie nieistotnym problemem, sugerujemy zapoznanie się z zarządzaniem zadaniami w Asanie, które może całkowicie zmienić Twoje podejście do pracy w zespole.

Jak używać Asany do zarządzania projektami

Najpierw przyjrzyjmy się podstawowym funkcjom menedżera zadań Asana i odpowiedzmy na proste pytanie: Co robi Asana?

Nie da się odpowiedzieć na to pytanie jednym zdaniem. Musisz więc zadać sobie kolejne pytanie: Co powstrzymuje mnie od bycia produktywnym? Sugerujemy, aby rozpocząć od przypomnienia sobie, jak wygląda Twój typowy dzień. Przychodzisz do pracy i co robisz w pierwszej kolejności? Sprawdzasz skrzynkę odbiorczą, odpowiadasz na e-maile, przypisujesz nowe zadania ludziom i rozdzielasz obciążenie pracą? Wszystkie te zadania mogą zająć większość Twojego czasu, zamiast przeznaczyć go na naprawdę ważne rzeczy.

Asana rozwiązuje problem rutyny. Możesz zautomatyzować proces przydzielania obowiązków lub całych zadań, co zajęłoby około dwie trzecie Twojego dnia pracy. Teraz, gdy masz już wolny czas, możesz w końcu zająć się główną pracą. W tym miejscu pojawia się narzędzie do zarządzania projektami Asana z sześcioma różnymi rozwiązaniami do zastosowania w Twoich projektach.

Aby zrozumieć, w jaki sposób korzystanie z Asany do zarządzania projektami pomoże Ci doprowadzić projekt z punktu A (pomysł) do punktu B (ostateczna realizacja), przeanalizujmy proces krok po kroku. Ponadto, w naszym artykule znajdziesz informacje na temat macierzy decyzyjnej, która pomaga odkryć zalety i wady różnych opcji, umożliwiając szybkie podjęcie najlepszej decyzji (więcej wskazówek dotyczących Asany).

1. Ustaw zadanie

Pierwszym krokiem każdego zadania jest stworzenie zakresu obowiązków i wyznaczenie osoby odpowiedzialnej. Użyj funkcji Tablice, aby podzielić duży projekt na zadania. Utwórz zadanie w kolumnie „Do zrobienia” i zakończ je, przenosząc je do kolumny „Gotowe”. Możesz samodzielnie nakreślić etapy życia zadania i aktualizować informacje na bieżąco. Teraz dzięki Asanie do zarządzania projektami nie umknie Ci żaden szczegół.

2. Utwórz formularz

Aby uniknąć marnowania czasu przy każdym ponownym tworzeniu zadania, skonfiguruj formularz, który ułatwi wypełnianie informacji w zależności od zadania. Korzystając z Asany do zarządzania projektami, możesz stworzyć formularz w taki sposób, aby było jasne, do którego działu należy, jaki jest priorytet tego zadania i tak dalej.

3. Ustal termin

Utworzono pulę zadań i rozdzielono je na pulpity nawigacyjne. Skonfigurowano nawet formularz, aby łatwo podawać szczegóły kolejnych zadań. Teraz Twoim trzecim krokiem jest ustalenie terminów. Użyj narzędzia Oś czasu, w którym możesz ustawić datę ostateczną i określić datę rozpoczęcia następnego zadania. Nie możesz rozpocząć zadania, dopóki Twój kolega nie skończy swojego? Oś czasu wyświetli to w Twoim harmonogramie i pomoże Ci ustalić jasne terminy.

4. Śledź proces według daty

Użyj Kalendarza, aby uzyskać globalny obraz tego, co dzieje się każdego dnia. Pomoże Ci to również obliczyć, ile czasu zajmie uzyskanie wyników lub obserwować obciążenie pracą zespołu.

5. Rozdziel obciążenie pracą

Użyj narzędzia Obciążenie pracą, które pokazuje, jak bardzo zajęty jest każdy pracownik. Pomoże Ci to dokładniej rozdzielić obciążenie pracą i upewnić się, że Twoi koledzy pozostają skupieni i nie są wypaleni. Będziesz także mieć możliwość sprawdzenia, kto jest dostępny i będziesz dokładnie wiedzić, kogo przydzielić do pracy nad projektem.

6. Śledź wszystkie swoje postępy na jednym ekranie

Inną unikalną cechą oprogramowania do zarządzania projektami Asana jest możliwość monitorowania przepływu pracy z różnych perspektyw. Dzięki Raportowaniu uniwersalnemu możesz zobaczyć, na jakim etapie jesteś, ile czasu zajmie ukończenie projektu i co powstrzymuje Cię przed jego ukończeniem. Teraz nie będzie potrzby pytać „Jak nam idzie?” na ogólnych spotkaniach.

Według IDC (International Data Corporation), firmy wybierające Asanę są zdolne do osiągnięcia ponad 400% zwrotu z inwestycji w ciągu trzech lat.

Funkcje Asany

Jak Asana wygląda pod względem funkcji? Przyjrzyjmy się każdej z nich szczegółowo:

Mobilne

• Aplikacja na Androida.
• Aplikacja na iOS.

Zarządzanie pracą, projektami i zadaniami

• Projekty — organizuj swoją pracę we wspólnych projektach jako listy lub tablice Kanban.
• Zadania — dziel pracę na możliwe do zarządzania części dla siebie i swojego zespołu.
• Podzadania — podziel zadanie na mniejsze części, aby pokazać wszystkie etapy jego realizacji.
• Osoby odpowiedzialne za zadania — przydziel zadaniom wyznaczonego właściciela.
• Sekcje i kolumny — grupuj zadania w sekcje lub kolumny, aby utrzymać porządek w przepływie pracy.
• Pola niestandardowe — twórz rozwijane, numeryczne lub tekstowe pola niestandardowe w projektach i Portfelach, aby jednolicie przechwytywać informacje, śledzić status oraz sortować lub filtrować informacje.
• Formularze — przechwytuj szczegóły ukończenia pracy za pomocą briefów, wniosków i nie tylko, wszystko bezpośrednio połączone z projektami.
• Terminy wykonania — upewnij się, że zadania są wykonywane na czas.
• Godziny wykonania — określaj godziny, w których coś ma być wykonane, aby nie przegapić ostatecznych terminów.
• Daty rozpoczęcia — ustawiaj czasy rozpoczęcia pracy, aby nie odkładać wszystkiego na ostatnią chwilę.
• Oś czasu — widok zadań i projektów w stylu Gantta.
• Załączniki — dodawaj pliki z komputera, Dysku Google, OneDrive, Dropbox lub Box do dowolnego zadania lub rozmowy.
• Polubienia — potwierdź zadanie lub komentarz, podziękuj, daj kciuk w górę lub zagłosuj na zadanie za pomocą polubienia.
• Zadania w wielu projektach — przechowuj to samo zadanie w wielu projektach, aby pokazać pracę w różnych kontekstach i uniknąć powielania.
• Zależności — pokazuj zależności między zadaniami, aby było jasne, które zadanie jest gotowe do przetworzenia, a które jest zablokowane.
• Reguły — twórz reguły automatyzujące procesy ręczne, takie jak przypisywanie zadań, aktualizowanie pól, klasyfikowanie i inne.
• Szablony — rozpoczynaj pracę z szablonami dostosowanymi do każdego zespołu i zapisuj swoje projekty jako szablony.
• Projekty tylko do komentowania — zapobiegaj przypadkowym zmianom w projektach lub szablonach, zezwalając tylko na komentowanie zadań, jednocześnie dając dostęp do informacji w projekcie.
• Zatwierdzenia — proś o zatwierdzenia i udzielaj ich w pracy.

Komunikacja

• Komentarze do zadań — komentuj bezpośrednio zadanie, aby wyjaśnić, co dokładnie należy zrobić, jak, a także wspomnieć o swoich kolegach.
• Weryfikacja — udzielaj jasnych informacji zwrotnych bezpośrednio na plikach PDF, przekształcając je w zadania.
• Weryfikacja obrazów — zostawiaj informacje zwrotne bezpośrednio na obrazie, aby członkowie zespołu kreatywnego wiedzieli, nad którymi punktami należy popracować.
• Rozmowy projektowe — omawiaj postępy projektu.
• Strony zespołu — zobacz wszystkie projekty swojego zespołu i komunikuj się w jednym miejscu, podając opis swojego zespołu.
• Tekst sformatowany — użyj tej funkcji w długich tekstach, aby Twoja wiadomość była bardziej przejrzysta i uporządkuj swoje myśli w listach numerowanych lub punktowanych.

Widoki

• Moje zadania — zaplanuj swój dzień z listą zadań uporządkowaną według priorytetów.
• Skrzynka odbiorcza — otrzymuj i filtruj tylko te powiadomienia, które są związane z Twoimi projektami, zadaniami i rozmowami.
• Lista — struktura przypominająca siatkę upraszcza tworzenie, filtrowanie i formatowanie zadań.
• Wyszukiwanie — szybko znajduj potrzebną pracę.
• Zapisane wyszukiwania zaawansowane — zapisuj wyszukiwania na podstawie określonych kryteriów, aby w razie potrzeby pomóc Ci ponownie znaleźć swoją pracę.
• Obciążenie pracą — funkcja zarządzania zasobami zapewnia pojedynczy widok przepustowości zespołu. Pomaga podejmować świadome decyzje dotyczące obsady i równoważenia.
• Kalendarze — zobacz dowolną listę zadań w kalendarzu, aby uzyskać niezakłócony widok terminów wykonania.
• Widok plików — szybko znajduj potrzebne pliki projektu w widoku galerii ze wszystkimi załącznikami projektu.
• Tryb przyjazny dla daltonistów — zobacz wyraźnie pełną paletę kolorów w trybie dla osób z daltonizmem.

Raportowanie

• Cele — ustawiaj, śledź i zarządzaj celami firmy, jednocześnie wiążąc je z pracą.
• Kamienie milowe — jasno określaj cele projektu i utrzymuj motywację zespołu, ustawiając kamienie milowe zadań jako kluczowe znaczniki postępu.
• Portfele — organizuj inicjatywy strategiczne i monitoruj status wszystkich ważnych projektów jako listę lub na osi czasu w jednym miejscu.
• Aktualizacje statusu — twórz aktualizacje statusu w kilka sekund, aby udostępniać je odpowiednim interesariuszom i wypełniać Portfele.
• Pulpit nawigacyjny — dostarczaj niestandardowe wykresy w czasie rzeczywistym, aby pomóc zrozumieć, gdzie praca może być zablokowana lub poza harmonogramem.

Zarządzanie zespołem

• Zespoły — twórz zespoły, aby organizować swoje projekty, łączyć członków zespołu ze wspólnym kalendarzem i rozmowami oraz kontrolować ustawienia prywatności zespołu.
• Obserwujący — dodawaj członków zespołu jako obserwujących, aby mogli śledzić pracę nad zadaniem i otrzymywać odpowiednie powiadomienia z aktualizacjami.
• Goście — współpracuj z dostawcami, wykonawcami i partnerami.
• Uprawnienia — ograniczaj dostęp do dowolnego projektu, twórz ukryte zespoły do pracy wrażliwej lub twórz publiczne zespoły i projekty, aby uzyskać dostęp dla całej organizacji.
• Kontrole administracyjne — wyznaczaj administratorów organizacji, którzy mogą dodawać, usuwać i zarządzać członkami oraz ich ustawieniami, a także egzekwować złożoność hasła.
• Kontrole prywatności — ograniczaj dostęp do dowolnego projektu, twórz ukryte zespoły do pracy wrażliwej lub ustawiaj zespoły jako publiczne.
• Bezpieczeństwo danych — łatwo eksportuj lub usuwaj dane z Asany i twórz kopie zapasowe danych na osobnym serwerze.

AI

Dzięki całej masie inteligentnych funkcji, Asana ogłosiła niedawno erę sztucznej inteligencji w swoich produktach. Aby dowiedzieć się o nich więcej, sprawdź ten artykuł.

Oprogramowanie do zarządzania projektami Asana dla przedsiębiorców

Teraz, gdy wiesz, co robi platforma i jak jej używać do zwiększania produktywności, jaka jest funkcja Asany, która znacznie pomoże Ci pokonać wszelkie bariery? Wprowadź wzajemną łączność.

• Dropbox, Google Drive i Box — dołączaj pliki bezpośrednio do zadań za pomocą wbudowanego próbnika plików.
• Adobe Creative Cloud — przeglądaj nowe zadania, udostępniaj projekty i uwzględniaj opinie dostarczane w Asanie, wszystko bez opuszczania narzędzi Creative Cloud.
• Slack — przyspiesz pracę, tworząc, realizując i edytując zadania bezpośrednio ze Slacka. Gdy w Asanie pojawią się aktualizacje zadań i projektów, aktualizacje zostaną automatycznie opublikowane na kanale Slack.
• Asana dla Gmaila Dodatek lub Asana dla Outlooka — zamieniaj e-maile z klientami i członkami zespołu w zadania, które można śledzić w Asanie bez opuszczania skrzynki odbiorczej.
• Zoom — twórz lub łącz się ze spotkaniami Zoom bezpośrednio z zadania Asany. Po zakończeniu spotkania będziesz mieć również transkrypcję i nagranie dołączone do zadania.
• Google — połącz swój Dysk Google z Asaną, loguj się za pomocą Google SSO lub SAML, dodawaj zadania do Asany z dowolnej strony internetowej w Chrome i nie tylko.
• Microsoft — Asana integruje się z pakietem narzędzi Microsoft, takimi jak Teams, Office 365 i Outlook, OneDrive oraz Power BI, aby zapewnić, że Twój zespół może skutecznie koordynować pracę we wszystkich najważniejszych narzędziach.
• Salesforce — napędzaj lepszą współpracę w cyklach sprzedaży, śledząc działania następcze, automatycznie tworząc projekty, gdy klienci osiągną kluczowe etapy możliwości sprzedaży i nie tylko.
• JIRA Cloud — stwórz płynną dwukierunkową synchronizację między Asaną a JIRA, aby zapobiec powielaniu pracy, jednocześnie przechowując informacje tam, gdzie zespoły chcą je widzieć.
• Harvest — wbudowany licznik czasu, dzięki któremu możesz śledzić czas dowolnego zadania bez opuszczania Asany.

Dlaczego warto używać Asany?

Asana oferuje wszystko, co niezbędne do synchronizacji, dotrzymywania terminów i osiągania celów:

• Przyspiesza przepływ pracy: każdy wie, co i kiedy ma robić.
• Utrzymuje aktualność Twoich projektów, rozmów i plików w jednym miejscu.
• Aktualizuje informacje o nowych zadaniach i powiązanych informacjach w czasie rzeczywistym.
• Integruje się ze znanymi na całym świecie rozwiązaniami, którym ufają miliony.
• Pozwala dowiedzieć się o obciążeniu pracą członków zespołu i łatwo przydzielać pracę.
• Optymalizuje Twój czas.
• Zwiększa produktywność.
• Pilnuje terminów.

Na koniec, jaka jest wiarygodność Asany? Krótko mówiąc, z jej rozwiązań korzystają już setki tysięcy organizacji na całym świecie, w tym Google, Uber, Deloitte, Vodafone, Spotify, PayPal i Avon. Weź z nich przykład i zacznij używać Asany już teraz!

Czym jest integracja Asany?

Nadal zastanawiasz się, jak używać Asany do zarządzania projektami? W takim razie skontaktuj się z Cloudfresh, Twoim najlepszym konsultantem Asany. Jako akredytowany Partner Rozwiązań Asana, możemy świadczyć następujące usługi:

• Personalizacja;
• Rozwój;
• Integracja;
• Szkolenia;
• Licencje;
• Wsparcie.

Gdy już wybierzesz odpowiedni plan cenowy Asany, nasi specjaliści pomogą Ci zoptymalizować infrastrukturę IT, uruchomić oprogramowanie do zarządzania projektami Asana oraz stworzyć zupełnie nowe struktury i procesy dla Twoich zespołów, podczas gdy nasze centrum wsparcia zapewni Ci najlepszą możliwą obsługę klienta!