Кейса клиента: Ardis Group

Как Ardis Group улучшили проектное управление вместе с Asana Business

О клиенте:

Ardis Group — украинская структурированная группа компаний, работающая на рынке более 24 лет. Занимается импортом, производством сыров и внедряет сырные сервисы. Благодаря этой компании, украинцы открывают для себя новые вкусы и сочетания сыров.

Дата старта проекта: январь 2022 года

Дата завершения проекта: февраль 2022 года

Челлендж:

Компания Ardis Group состоит из более 200 человек, которые разделены на департаменты и кросс-функциональные команды, вовлеченные в разные по структуре проекты. Такое количество сотрудников требует построения эффективного взаимодействия между разными отделами, а также внутри команд. Это явилось первоочередной задачей для проектного департамента компании.

Для Ardis Group было важно:

1. Структурировать ведение проектной документации.
2. Автоматизировать процессы ведения проектов.
3. Создать единый общий «хаб» для сохранения всей важной информации.
4. Упростить командное взаимодействие.
5. Уменьшить каналы коммуникации.
6. Ускорить работу команд.

Решение:

В поисках платформы для управления проектами, которая покрыла большинство запросов команды, Ardis Group познакомились со Сloudfresh, привлекая в работу проектный департамент компании.

Специалисты из Cloudfresh проконсультировали команду по возможностям платформы Asana. Наиболее релевантным оказался тариф Business, один из самых функциональных среди имеющихся планов.

Переход Ardis Group на работу в Asana происходил постепенно. Начали с незначительного количества лицензий для тестирования и практического ознакомления с функционалом, привлекая отдельные команды и их руководителей. Впоследствии количество лицензий возросло из-за дополнительных запросов сотрудников для работы в Asana над своими локальными проектами.

Сейчас руководители каждой команды создают собственные проекты в Asana и подключают к ним своих сотрудников, а вся работа происходит в одном удобном для всех месте. Для компании переход большего количества работников на работу с Asana стал следующим шагом построения эффективного проектного взаимодействия, где каждая команда активно использует передовое решение в контексте собственных бизнес-процессов.

Важность функционала Asana для Ardis Group:

Выбирая тарифный план Business, проектный департамент Ardis Group опирался на желаемые функциональные особенности, а именно Хронологию (Timelines), Портфели (Portfolio), Панели мониторинга (Dashboards), Цели (Goals) и интеграции Asana с другими системами. Команда отмечает, что именно этот тарифный план наиболее удачен для построения долгосрочных проектов.

Основными преимуществами стало наличие следующих инструментов:

Хронология — шкала помогает команде Ardis Group составлять планы проекта, учитывая реалистичные сроки, выявлять временные конфликты и вносить необходимые коррективы на протяжении работы. Все это делается на основе мощной диаграммы Ганта, обновляющейся в режиме реального времени. Это решение помогает видеть планирование как в рамках одного проекта, так и в нескольких в пределах Портфелей.

Портфели – объединяют все проекты команды в одном месте с простым доступом в реальном времени. Компания использует инструмент для группировки проектов, решение которых поможет достичь запланированных целей или для группировки проектов по схожему типу деятельности.

Для команды маркетинга функционал Asana незаменим в рамках работы с выпуском новых продуктов, успешность работы над которыми отслеживается в одном месте. Используя этот инструмент, гораздо проще следить за дедлайнами и выходом продуктов на рынок. Кроме команд компании, функционал Портфелей также стал действенным решением для менеджмента благодаря легкому доступу к ключевым проектам и возможности следить за всеми необходимыми процессами.

Панели мониторинга — департаменты компании приступили к использованию специального инструмента, позволяющего создавать кастомные дашборды, с помощью которых можно собирать аналитику из нескольких проектов и отслеживать ее в пределах одного отчета. Панели мониторинга позволяют получить общее представление от том, как идет работа, мгновенно определить потенциальные проблемы в работе коллектива и устранить их до того, как они начнут влиять на реализацию проекта.

Результаты:

Какую роль сыграла Asana для Ardis Group?

1. Интеграция Asana оказала положительное влияние на работу команд, улучшила производительность, синхронизацию и взаимодействие.
2. После имплементации Asana в работу компании, проектный департамент получил положительный фидбек по работе сотрудников с этой платформой. Главным плюсом для команды стало простое и интуитивное понимание платформы. Сейчас, 80% сотрудников офиса и основные подразделения компании привлечены в Asana и активно используют ее каждый день. Остальные 20% работников подключаются к необходимым процессам в пределах конкретного проекта.
3. С помощью Asana большинство процессов Ardis Group удалось автоматизировать, а благодаря большому количеству интеграций со сторонними системами, команда тратит меньше времени на коммуникацию через другие каналы и поиск информации в нескольких источниках.
4. Командам удалось синхронизировать все проекты в одном рабочем пространстве с помощью простого коннекта через API .
5. Проектный департамент продолжает проводить базовые обучения для новых сотрудников компании и предоставлять материалы от Asana и Cloudfresh, что очень важно, в особенности, для сотрудников, которые менее опытны в работе с этим или другим ПО.

Планы компании по работе с Asana:

Следующей целью Ardis Group является адаптация функционала Целей в рамках обновления всех стратегических целей компании. Что поможет построить прозрачную иерархию целей и задач и позволит сотрудникам понимать над чем глобально работает компания и какой вклад вносят именно они в их личные навыки работы по ПО.

Роль Cloudfresh:

С начала сотрудничества эксперты по Asana из Cloudfresh провели для компании Ardis Group консультации и ознакомили их с полным функционалом платформы. Команда выбрала наиболее релевантный для себя тарифный план, а специалисты Cloudfresh помогли имплементировать Asana в рабочие процессы, подключив необходимые API и настроив кастомный функционал для эффективного построения дальнейших рабочих процессов.

Команда Cloudfresh оперативно решает любые запросы компании по функциональности Asana и всегда остается на связи.