2024: Год, когда техники управления проектами встречают ИИ

Известная в сфере исследований и консалтинга компания Gartner еще в 2019 году выпустила пресс-релиз, утверждая, что только 20% обязанностей, часто связанных с управлением проектами, останутся к 2030 году. Вы спросите, какова причина этой ужасной перспективы? Аналитики Gartner считали, что через десять лет искусственный интеллект станет достаточно развитым, чтобы взять на себя обычную работу менеджеров проектов, а именно: сбор данных, отслеживание прогресса и составление отчетов.

Если вы чувствуете себя бессильными, мы вас понимаем. Но не стоит — в том же пресс-релизе исследователи утверждают, что ИИ предоставит специалистам сферы управления проектами стимул для развития их навыков планирования и управления, а не лишит их работы. Этот подход является ключевым при исследовании изменений, которые уже происходят в стратегиях проектного менеджмента. В этой статье мы расскажем, как можно применить разрушительную природу технологии искусственного интеллекта к проверенным временем методам управления проектами.

Обзор методов управления проектами

KPMG, один из поставщиков консультационных услуг из «большой четверки», обнаружил, что среди организаций, занимающихся разработкой программного обеспечения, 67% частично или полностью предпочитают методики Agile, тогда как только 9% выбирают частичный/чистый Waterfall. Опросив диджитал-лидеров, использовавших Agile, KPMG выяснил, что 78% и 46% использовали Scrum и Kanban соответственно. Итак, давайте погрузимся в каждую из самых популярных техник управления проектами и посмотрим, как ИИ может их трансформировать.

Scrum

Как вы уже знаете, Scrum-проект обычно разбивается на короткие циклы, которые называются спринтами и длятся от двух до четырех недель. Команда работает над приоритетным списком задач в каждом спринте и участвует в ежедневных встречах, чтобы обсудить прогресс и выявить какие-либо препятствия.

Искусственный интеллект может помочь вам в этом, рекомендуя оптимальную продолжительность спринтов на основе скорости команды (выполненная работа за спринт) и предварительных показателей. Он также может анализировать прежние препятствия и предлагать меры предосторожности на будущее.

Kanban

Поскольку Kanban представляет задачи в виде карточек, двигающихся по колонкам доски по мере их выполнения, он предоставляет вам, менеджеру проекта, способ точного отслеживания того, чем занимается каждый из членов вашей команды, для оптимизации потоков задач.

Но что если вместо ручного отслеживания вы могли бы делегировать это ИИ? Он бы анализировал доски Kanban в режиме реального времени, определяя накапливающиеся на определенных этапах задачи, и побуждал вас исследовать потенциальные ограничения ресурсов или пересмотреть зависимости, чтобы все работало бесперебойно.

Waterfall

С Waterfall ситуация немного сложнее, поскольку вам необходимо распределение на отдельные фазы, такие как сбор требований, проектирование, разработка, тестирование и развертывание. Между тем, вы не можете перейти к следующей фазе, пока не будет завершена предыдущая.

Хотя Waterfall не воспринимает итеративный характер, являющийся сильной стороной ИИ, ИИ может автоматизировать рутинные задачи на каждом этапе. К примеру, после того как вы передадите требования в инструмент управления проектами, вы сможете получить диаграмму Ганта со всеми фазами, зависимостями и исходными сроками.

Достаточно ли этих трех техник?

Нет. Существует гораздо больше методов управления проектами, которые редко попадают в отчеты, но тем не менее их часто используют специалисты в разных отраслях.

Метод критического пути (CPM)

Метод критического пути определяет, насколько быстро можно завершить проект, двигаясь по самой длинной цепи задач. Задержки любой из них оказывают непосредственное влияние на общие сроки и конечную дату. Традиционно менеджеры проектов обращаются к инструментам построения сетевых диаграмм для требуемых расчетов.

Однако с помощью ИИ вы можете учитывать ход выполнения проекта в режиме реального времени, чтобы динамически изменять критический путь и оставаться наготове, а ваш проект двигался согласно расписанию.

Методика оценки и анализа программ (PERT)

PERT похожа на CPM, но сосредоточена на управлении неопределенностью. Она базируется на вероятностях (оптимистическая, наиболее вероятная и пессимистическая продолжительности), чтобы учитывать потенциальные вариации времени выполнения задач.

В таких техниках управления проектами ИИ может анализировать исторические данные, возможности ресурсов и общепринятые отраслевые показатели, чтобы генерировать более реалистичные оценки.

Структура разбивки работ (WBS)

Имея иерархическую структуру, WBS разбивает проект на постепенно меньшие и более управляемые пакеты работ. Представьте это как дорожную карту, которая показывает каждый шаг, необходимый для достижения конечной цели вашего проекта. Обычно специалисты сферы управления проектами проводят мозговые штурмы и определяют все необходимые пакеты работ для завершения проекта, а затем разбивают их на меньшие задания. Таким образом они создают разветвленную структуру, которая показывает, как каждый элемент соотносится с общей целью.

С помощью ИИ вы можете гарантировать, что все необходимые подзадачи будут зафиксированы и правильно описаны, что снизит риск ошибок из-за нецелесообразных методов планирования проектов.

Экономное управление

Lean-менеджмент — это не просто одна из отдельных методик управления проектами, а скорее философия, подчеркивающая постоянное совершенствование и устранение расточительности.

Тем не менее, ИИ может стать мощным инструментом в этих рамках. Он может анализировать огромные объемы данных, чтобы определить корни расточительности, такие как переработка, простои или неиспользованные ресурсы, позволяя вам сосредоточить усилия на улучшении направлений с наибольшим влиянием.

Asana ИИ

Если вы заинтересовались, существуют ли уже решения, совместимые с ИИ, у нас есть очень хорошие новости.

Asana доступна в 192 странах и насчитывает более 90 000 платных организаций, а также миллионы пользующихся ею бесплатно. Это — ведущее программное обеспечение для управления проектами (обязательно ознакомьтесь с нашим общим пособием по поводу того, как эффективно использовать Asana). Учитывая рыночные позиции, вполне логично, что Asana решила выйти на арену искусственного интеллекта. Наличие отдельных ИИ-функций и лимиты на их использование базируются на тарифных планах; ниже вы можете найти краткий обзор каждой.

Пользователи планов Starter (150 действий ежемесячно), Advanced (1500 действий ежемесячно), Enterprise (неограниченное количество действий ежемесячно) и Enterprise+ (неограниченное количество действий ежемесячно) могут воспользоваться следующими возможностями:

• Умные итоги призваны покончить с бесконечным просмотром разговоров и комментариев. Они извлекают ключевые действия и моменты, предоставляя вам быстрое и четкое понимание того, что требует вашего внимания.
• Умный редактор помогает вам создавать четкие, краткие и содержательные сообщения. Этот ШИ-помощник гарантирует, что ваш текст составлен в нужном тоне и не вызовет недоразумений. Больше не нужно беспокоиться об опечатках или нечетких инструкциях — сосредоточьтесь на эффективной передаче своего сообщения.
• Благодаря Умным полям кросс-функциональное сотрудничество стало еще легче. Создайте собственные поля, соответствующие вашему проекту, автоматически и храните все в организованном и легкодоступном для поиска виде. Больше не нужно ломать голову над созданием нужных полей для разных членов команды — ИИ от Asana позаботится об этом.
• Умное состояние анализирует ваш проект и генерирует автоматические обновления, обнаруживающие слепые зоны, нерешенные проблемы и потенциальные помехи.
• Умные ответы используют технологию обработки естественного языка (NLP) для ответа на ваши вопросы о задачах и проектах в режиме настоящего времени. Определяйте блокеры и следующие шаги и принимайте обоснованные решения — внутри Asana.
• Умные подборки позволяют сэкономить время на отслеживании активности проекта, предоставляя поверхностный обзор всех последних обновлений и ключевых событий, что не займет много времени вне зависимости от вашей загруженности.
• Умные правила позволяют создавать автоматизированные рабочие процессы с помощью подсказок на естественном языке, если вы устали от ручного ввода данных и повторяющихся действий. Расскажите Asana, что вы хотите автоматизировать, и разрешите ИИ взять на себя тяжелую работу.

Что касается уровней Premium, Business и Legacy Enterprise, единственными доступными функциями для этих пользователей программного обеспечения Asana являются:

• Умные итоги.

• Умный редактор.

• Умные поля.

Важно отметить, что все упомянутые компоненты работают благодаря сторонним партнерам Asana, а именно Anthropic и OpenAI. Также стоит отметить, что Asana принимает ряд мер по защите данных клиентов. Во-первых, партнеры не используют информацию, которую вы предоставляете, для обучения моделей. Во-вторых, они обязаны немедленно удалять данные после завершения запроса.

Интересно, что Asana запустила специальную страницу услуг ИИ на своем веб-сайте, анонсируя такие новые функции, как Умные цели и Умная отчетность, и называя 5 июня этого года днем, когда она дает новое определение управлению работой. Справится ли компания с ожиданиями или нет, одно можно сказать наверняка: технологии ИИ надолго входят в эту сферу, и все больше поставщиков будут следовать по стопам Asana.

О нас

Cloudfresh — это Asana Solutions Partner.

Мы хотим, чтобы вы сосредоточились на самом важном — достижении результатов. Молниеносное реагирование по разным каналам связи гарантирует, что вы никогда не останетесь с проблемой наедине.

Поскольку мы помогали компаниям в сфере игр, производства, розничной торговли, электронной коммерции, доставки еды, здравоохранения, финансов, страхования и банковского дела достичь пиковой производительности, мы понимаем уникальные вызовы вашей отрасли и готовы предложить соответствующие решения.

Важно, что Cloudfresh является не только реселлером Asana, но и раскрывает весь потенциал техник управления проектами. Наши сертифицированные эксперты предоставляют персонализированные услуги, такие как обучение, дизайн- и ознакомительные сессии и т.д. Мы поможем вам максимизировать экономию и повысить эффективность, гарантируя при этом предоставление услуг на самом высоком уровне.

В Cloudfresh мы также верим в создание сообщества сотрудников, управляемого знаниями. Как консультант по внедрению Asana мы предлагаем комплексный пакет услуг, включая аудит, квартальные обзоры бизнеса, регулярные проверки и индивидуальные программы обучения.

И последнее, но оттого не менее важное: мы с увлечением помогаем предприятиям всех размеров использовать силу искусственного интеллекта в управлении продуктами и проектами. Мы будем сопровождать вас на каждом шагу от выбора идеального ИИ-решения до его запуска и оценки.

Если вы хотите получить Proof-of-Concept, дабы увидеть, что именно Asana будет означать для вашей организации, свяжитесь с нами при помощи формы ниже.