Как внедрить Google Workspace (ex. G Suite) для бизнеса и повысить доходы компании

Меня зовут Олег и я старший консультант команды Cloudfresh по внедрению и обучению Google Workspace (ex. G Suite) в Украине. В течение более чем трехлетнего (суммарно по команде) опыта внедрения и обучения Google Workspace (ex. G Suite) наша команда помогла сотням организаций реализовать полный переход и внедрить Google Workspace (ex. G Suite), сделав их рабочее пространство полностью виртуальной средой «в облаках», которое дает больше возможностей для командной работы и повышает эффективность труда каждого.

После внедрения Мы стремимся научить конечных пользователей, дать им инструменты, которые позволят в полной мере пользоваться преимуществами всего пакета Google Workspace (ex. G Suite). Таким образом им будет комфортно перенести свои рабочие процессы, связанные с использованием Word в Google Docs (Документы), а также обрабатывать данные в Google Sheets (Таблицах), работать с миниатюрами в Google Presentations (Презентации), чатиться, звонить и проводить видеоконференции с помощью Meet и Hangouts и иметь доступ к десяткам других полезных инструментов.

Один момент, который мы увидели при работе со многими клиентами — это то, что даже после того, как заказчик считает, что компания полностью перешла в Google Workspace (ex. G Suite), на компьютерах сотрудников все еще остаются установлены старые программы и системы. Часто компании обнаруживают, что бессознательно или даже случайно поддерживают в рабочем состоянии вдвое больше инструментов, чем необходимо, что может привести к ряду проблем.

Вот несколько причин, почему поддержка двух различных типов инструментов для продуктивной работы может нанести вред компании:

1. Поддержка ПО, которое регулярно покупают организации стоит слишком много

Чтобы рассчитать сумму чрезмерных затрат на одновременную поддержку среды Google Workspace (ex. G Suite) и ранее приобретенного ПО сделайте следующее:

1. Найдите годовую стоимость поддержки ранее приобретенного ПО.
2. Посчитайте количество лицензий такого ПО в целом по организации (обычно каждый пользователь имеет несколько лицензий).
3. Распределите годовую стоимость поддержки ПО на количество пользователей и получите дополнительные затраты на пользователя в год.

Некоторые наши клиенты, такие как диджитал агентство Upturn, смогли сэкономить более $ 200 на одном пользователе в год, уменьшив количество лицензий ранее приобретенного ПО на 80% -95%. В результате это привело к экономии около $ 10 000 в год. Еще больший масштаб продемонстрировал другой клиент Cloudfresh — Львовская компания, разработчик ПО, которая смогла сэкономить миллионы гривен своего годового ИТ бюджета путем сокращения количества лицензий на ПО, которое покупалось до внедрения Google Workspace (ex. G Suite).

Кроме платы за лицензии для каждого пользователя, Вы сможете экономить на обновлении такого ПО, затратах на обучение, управление и расширение штата ИТ, избежите уплаты за использование серверов и расходов на их поддержку.

2. Сохраняя программное обеспечение, к которому привыкли пользователи, Вы поощряете их негативное отношение к изменениям, что с другой стороны, будет стоить для компании очень дорого.

Почему конечный пользователь должен полностью переходить на Google Workspace (ex. G Suite) и его новые функции для командной работы, если он (пользователь) имеет доступ к своему старому программного обеспечения непосредственно на своем рабочем столе? Замечательная индульгенция для пользователя, не так ли? Это может показаться невинным и довольно ожидаемым поведением конечных пользователей, но неполное внедрение инструментов Google Workspace (ex. G Suite) может иметь огромные негативные последствия с точки зрения потери финансов.

Оказывается, что конкурентная стоимость лицензии Google Workspace (ex. G Suite) (от $ 5 за пользователя) — это не единственное, что помогает организациям экономить средства. В отчете Forrester от 2015 года говорится, что даже после начальной экономии от внедрения Google Workspace (ex. G Suite), компании, которые полностью внедрили Google Apps for Work, в течение 3-летнего периода получили дополнительные сбережения более $ 1000 в одного пользователя благодаря уникальным функциям командной работы от Google.

Если более конкретно, то Forrester смог выявить среднюю цену следующих преимуществ, полученных компаниями в течение 3-х лет:

• экономия более $ 600 на одного пользователя благодаря совместной работе с коллегами в режиме реального времени с помощью Google Документов, Таблиц, Презентаций, Сайтов и Google Диске.
• экономия более $ 400 на одного пользователя вследствии повышения мобильности и снижения общих расходов на деловые поездки благодаря доступности Google Workspace (ex. G Suite) в любой точке мира, с любого устройства.
• экономия более $ 200 на одного пользователя после того, как пользователи перешли от устаревшей телефонии в Google Hangouts и Meet.

Подсчитав суммы сбережений, Вы уже не сможете закрывать глаза на то, как пользователи саботируют внедрение изменений.

3. Риски теневого ИТ

Отсутствие единой для всех рабочей среды генерирует разнополярные сигналы конечным пользователям, которые могут заметить, что рабочие процессы резко отличаются в разных департаментах в зависимости от используемых ими инструментов. Пока старые лицензии находятся в Вашей рабочей среде и доступны на компьютерах пользователей, последние не будут иметь веских причин использовать новые инструменты Google Workspace (ex. G Suite) вместо привычных программ. В результате пользователи не видят консенсуса относительно того, где и как должна проходить их работа, а это уже первые сигналы появления «теневого IT».

Таким образом, уменьшение количества лицензий ПО, используемого ранее, может не только снизить затраты на ИТ, но и значительно помочь вашей организации в целом. Это также будет стимулировать пользователей на исследование нового стиля командной работы, которого придерживается Google Workspace (ex. G Suite) и который уже доказал свою финансовую выгоду.

Но и это еще не все. Осознание многих преимуществ, которые может предоставить Вашей организации полное внедрение Google Workspace (ex. G Suite), это только начало. Далее Вашей задачей будет внедрение стратегии удаления старых инструментов. И это может спровоцировать легкую панику среди пользователей в случае недостаточно продуманного подхода к этому вопросу. Чтобы узнать, как мы в Cloudfresh уже помогли ряду компаний в реализации стратегий удаления устаревшего ПО и трансформации в облако — следите за нашими обновлениями.

Если хотите быть в курсе того, как управлять изменениями в изменчивую цифровую эпоху и хотите попробовать продукты Google Workspace (ex. G Suite) в Украине, которые доступны в пакетах Basic, Business и Enterprise (Gmail, Drive, Docs, Calendar, Hangouts, Groups, Sites, Vault, Meet, Keep, Jamboard и другие) или G Suite for Education решению Classroom — напишите нам на этой странице.

Cвяжитесь с Сloudfresh