Пять вдохновляющих кейсов Asana из Европы и Центральной Азии: Создано Cloudfresh

В этом блоге мы хотели бы рассказать о пути пяти выдающихся компаний из Европы и Центральной Азии, которые добились реальных и долгосрочных изменений, внедрив Asana.

Каждая история проливает свет на конкретные препятствия, с которыми они столкнулись, на продуманные подходы, которые они применили, и результаты, которые они получили. Если вы изучаете новые способы управления работой или ищете свежий взгляд на совместную работу, эти примеры использования Asana предлагают практические идеи и вдохновение, которые помогут вам в этом.

• Assembly Global, мощный маркетинговый центр
• FCB Artgroup, влиятельное креативное и рекламное агентство
• Laba Group, международный лидер в области ЭдТех с разнообразным портфелем брендов в сфере онлайн-образования
• PashaPay, ФинТех-компания, облегчающая цифровые платежи как для индивидуальных потребителей, так и для организаций
• ROUVY, фитнес-визионер с глобальным приложением для виртуального велоспорта

Несмотря на разницу в масштабах и отраслях, каждая компания обратилась к Asana. Но они никогда не были одиноки.

Вкратце

• Проблемы прошлого: До того как обратиться к Asana, все пять компаний — Assembly Global (бывшая Brand New Galaxy), FCB Artgroup, Laba Group, PashaPay и ROUVY (порядок исключительно алфавитный, мы ценим всех клиентов одинаково!) — столкнулись с серьезными препятствиями в управлении работой. Хотя у каждой из них присутствовали уникальные обстоятельства, было несколько общих черт.
• Поиск единого источника истины: Путь каждой компании к внедрению Асаны выглядел немного по-разному, но все они пришли к одному выводу: более разумный и надежный способ управления работой был просто необходим. Независимо от того, было ли это вызвано потребностью в структуре, скорости или улучшении коммуникации, Asana предложила им основу, на которую они могли опираться.
• От разговоров к общению: Одним из самых значительных изменений, которые эти компании заметили после внедрения Asana, стало то, как их команды общались и работали вместе. Речь шла не только о сокращении количества встреч или замене приложений для обмена сообщениями — речь шла о создании более простого и быстрого способа совместной целенаправленной работы.
• Инструмент, который легко полюбить: Ключевая причина успеха Asana в этих компаниях — простой и интуитивно понятный интерфейс. Как только команды впервые открывают ее, они понимают, насколько легко начать работу — никаких крутых кривых обучения или сложных настроек.
• Интеграция для честности: Переход на Асану привел к новому уровню ясности в отслеживании проектов и управлении рабочей нагрузкой во всех пяти компаниях. Вместо того чтобы полагаться на разрозненные системы или бесконечные потоки электронной почты, Asana предоставила им централизованное пространство, где они могли видеть, что именно происходит в их командах и проектах.
• Несмотря на различия в характере, приведенные ниже цифры из всех кейсов Asana дают четкое представление как о проблемах, с которыми столкнулись эти компании, так и об улучшениях, которые они увидели после внедрения платформы. Масштабная проектная нагрузка, большая команда и широкая партнерская сеть компании Assembly Global подчеркивают сложность задач, с которыми им помогла справиться Asana. Для FCB Artgroup повышение производительности стало прямым результатом Asana. Высокий уровень использования и количество автоматизированных подзадач в Laba Group показывают, насколько Asana стала частью их повседневной работы. Правило PashaPay «если этого нет в Asana…» подчеркивает, какое центральное место платформа заняла в рабочем процессе их маркетинговой команды, а быстрая интеграция ROUVY с Jira демонстрирует способность Асаны легко сосуществовать с другим программным обеспечением управления проектами.

1. Assembly Global: От перегруженности к контролируемости

Assembly Global имели дело с  огромной рабочей нагрузкой, которая затрагивала большое количество стран, офисов и клиентов. Разные команды использовали разные инструменты, а общение происходило по электронной почте, в Teams и в неформальных чатах между коллегами. В результате стало сложнее сохранять согласованность действий и отслеживать прогресс.

Как решались проблемы?

Компания использовала системный подход, опробовав различные платформы, прежде чем остановиться на Asana. С сотнями активных проектов и сотрудниками, занятыми на разных рынках, им нужен был инструмент, способный справиться с масштабом и сложностью их работы. Asana удовлетворила все эти требования и помогла добиться последовательности в планировании и реализации проектов.

При этом Assembly Global использовали Асану, чтобы объединить сотни сотрудников, работающих в разных офисах и часовых поясах. Вместо того чтобы без конца переключаться между несчетными инструментами и каналами связи, команды теперь могли хранить все — разговоры, файлы, дедлайны — в одном месте. Это облегчило синхронизацию, независимо от того, находился ли человек в другом конце коридора или на другом континенте.

Кроме того, компания была поражена тем, насколько гладко прошел переход благодаря простому интерфейсу Asana. С минимальным обучением команда смогла быстро адаптироваться и оставаться организованной и сосредоточенной на главном.

Assembly Global также воспользовались прозрачностью Асаны с ее централизованным представлением для лучшего контроля над проектами. Возможность видеть все в одном месте помогла руководителям понять не только статус работы, но и то, насколько команды готовы взяться за новые инициативы — важный инструмент для планирования и распределения ресурсов.

Каков результат?

До внедрения Asana компания Assembly Global управляла более чем 300 проектами в месяц — просто чтобы представить масштабы деятельности. С командой из 600 человек и обширной сетью из сотен ритейлеров, которых нужно было координировать, необходимость в единой системе была очевидна.

Сложность в управлении таким количеством движущихся частей становилась непосильной, и именно здесь на помощь пришла Asana, позволив компании с легкостью справиться с чрезвычайно большим объемом работы.

2. FCB Artgroup: От реагирования к проактивности

FCB Artgroup столкнулись с отсутствием структуры при управлении проектами и распределении обязанностей. Планирование объема работы тоже было непростой задачей, поскольку гибридная команда использовала устаревшие электронные таблицы. Отсутствие автоматизации и обновления в режиме реального времени замедляли работу, и менеджеры часто не имели полной картины.

Как решались проблемы?

Компания внедрила Асану, чтобы привнести в свои процессы больше универсальности. Речь шла не столько о смене инструментов, сколько о перестройке подхода команды к работе в рамках предсказуемых сроков и полной видимости ежедневных, недельных и месячных графиков выполнения задач. Результат: меньше неожиданностей и больше уверенности в результатах.

Но FCB Artgroup не просто хотели улучшить совместную работу — им нужна была более интеллектуальная совместная работа. Используя Асану для организации разговоров, списков задач и обратной связи с клиентами, они в конечном итоге уменьшили шум. Все участники процесса — как внутренние команды, так и внешние партнеры — имели четкое представление о том, на каком этапе находится работа.

В компании отметили, что дизайн Asana облегчает планирование и управление задачами. Чистый, функциональный интерфейс дает четкое представление о работе, что позволяет тратить меньше времени на навигацию по инструменту и добиваться более высоких результатов для клиентов.

В конце концов FCB Artgroup сразу же заметили улучшения в управлении ресурсами. С помощью Asana они могли легко просматривать и корректировать нагрузку на команду на основе актуальной информации о текущих проектах. Такая наглядность позволила им более эффективно управлять распределением задач и быть уверенными, что сильные стороны каждого используются в полной мере.

Каков результат?

FCB Artgroup ощутили заметный скачок в продуктивности — примерно на треть — благодаря систематизации рабочего процесса с помощью Asana. И хотя вначале они использовали лишь 20–30% от всего потенциала платформы, это все равно оказало значительное влияние.

3. Laba Group: Рост без боли

Laba Group в значительной степени полагались на ручные процессы, не имея центральной системы для назначения и отслеживания задач. Это приводило к тому, что команды были разобщены и много времени терялось на повторяющуюся работу. С ростом компании возникла потребность в более четкой координации и общем пространстве, где каждый мог бы видеть, что нужно сделать.

Как решались проблемы?

Laba были одним из первых последователей, выбрав Asana много лет назад, когда стало очевидно, что электронная почта и таблицы (которые, к слову, превратились в интеграцию с Power BI) уже не подходят. С тех пор она стала неотъемлемой частью их повседневной деятельности — достаточно простой, чтобы быстро привлечь команды к работе, но достаточно гибкой, чтобы расти вместе с ними.

Чтобы продвинуться дальше, компания использовала функции автоматизации Asana и сократила количество повторяющихся ручных задач, освободив время для более значимого сотрудничества. Такие функции, как Workload view, помогли менеджерам определять, кто слишком загружен, а кто может взять на себя больше, поддерживая баланс в команде.

Laba Group также обнаружили, что другие функции Asana, такие как портфолио, упростили контроль как за отдельными задачами, так и за более масштабными проектами. С помощью этих инструментов члены команды могли быстро определить, на каком этапе находятся дела не только в их собственной работе, но и во всей компании.

По мнению Laba, интуитивно понятный дизайн Asana позволил их команде быстро освоиться и начать использовать ее. Благодаря удобному интерфейсу платформы новые сотрудники смогли быстро освоиться, не испытывая разочарования, что позволило всей команде с самого начала придерживаться намеченного курса.

Каков результат?

В Laba Group более 700 сотрудников используют Asana каждый день, что показывает, насколько неотъемлемой частью их деятельности является эта платформа. Для креативной команды автоматизация Asana — это большая экономия времени: шаблоны автоматически генерируют 10–15 подзадач при постановке новой задачи, что делает процесс намного эффективнее.

За последние шесть лет Asana сыграла ключевую роль в поддержке впечатляющих достижений Laba Group, включая запуск более 1 000 инновационных курсов и обучение более 154 000 студентов по всему миру.

4. PashaPay: Точка в инструментальном хаосе

PashaPay использовали Jira, но она не совсем соответствовала быстро меняющимся требованиям маркетинговой команды. Ей требовалась бóльшая гибкость для соблюдения сроков, обновления задач и отслеживания всего происходящего.

Коммуникации были разрозненными, обсуждения велись через различные приложения для обмена сообщениями, а файлы хранились в разных местах, из-за чего важная информация легко уходила из поля зрения.

Как решались проблемы?

Asana появилась в PashaPay благодаря сарафанному радио — члены команды попробовали ее в другом месте и увидели потенциал. Она быстро прижилась. Сегодня — это стандарт команды маркетологов, используемый для отслеживания всего: от запуска кампаний до внесения правок в последнюю минуту. Это помогло им сократить перегрузку инструментами и сохранить темп даже в быстро меняющихся проектах.

Компания использовала Asana, чтобы объединить свою внутреннюю команду и внешних подрядчиков в единое рабочее пространство. Благодаря меньшему количеству инструментов, между которыми нужно переключаться, и меньшему количеству сообщений, за которыми нужно поспевать, меньше терялось в суматохе. Таким образом, у команды появилось больше времени на реальную работу и меньше времени на выяснение того, как же работать вместе.

Чтобы оставаться гибкими, PashaPay также использовали автоматизацию. Благодаря сортировке задач по приоритетам и обновлению статусов в режиме реального времени команда избежала ручного контроля и продолжала вести проекты без промедления. Когда все было на виду, люди тратили меньше времени на поиск деталей и больше — на выполнение.

Кроме того, PashaPay выиграли от четкого распределения задач в Асане, что избавило от необходимости гадать. Члены команды могли мгновенно видеть, какие задачи предстоят, кто ими занимается и какие сроки быстро приближаются. Такая ясность позволила им лучше расставлять приоритеты.

Каков результат?

Маркетинг-команда PashaPay приняла простое, но действенное правило: «Если задача не существует в Asana, она не существует вообще», что подчеркивает 100-процентную интеграцию Асаны в ежедневную работу компании.

5. ROUVY: Где сходятся пути Asana и Jira

ROUVY обнаружили, что по мере расширения компании сложность ее проектов возрастала. Некоторые команды уже освоили Asana, но не все использовали ее одинаково.

Кроме того, они также работали в Jira, что вносило дополнительную путаницу. Чтобы все шло гладко, нужен был единый подход для всех отделов — особенно для проектов, которые охватывали несколько команд.

Как решались проблемы?

Компания ROUVY начала работу не с чистого листа: некоторые команды уже экспериментировали с Asana, а другие полагались на Jira. Вместо того чтобы резко переходить на новую систему, они внедряли ее постепенно, давая командам время на адаптацию. Цель заключалась в том, чтобы создать общие привычки и ритм для всех отделов, особенно для проектов, требующих тесного сотрудничества.

Компания кастомизировала Asana с помощью тегов, форм и шаблонов, адаптированных к работе разных отделов. Такая гибкость означает, что меньше времени тратится на то, чтобы изобретать велосипед, и больше времени на то, чтобы действительно продвигать проекты — маркетинговые кампании, CRM-онбординг, дорожные карты и релизы продуктов.

Еще одним вдохновляющим моментом стало то, что внедрение Asana помогло разрушить стены между такими отделами, как маркетинговый, продуктовый, кадровый и финансовый. Когда все работают в одной среде, проще отслеживать общие цели, координировать сроки и согласовывать приоритеты — независимо от того, насколько разными выглядят повседневные задачи.

Asana также дала командам ROUVY четкое чувство собственности. Благодаря тому, что все точно знали, кто за что отвечает (и отчитывается), проекты выполнялись с меньшим количеством ошибок.

Каков результат?

ROUVY потребовалось всего три месяца, чтобы полностью внедрить Asana и плавно интегрировать ее с Jira. Эта настройка позволила каждому инструменту делать то, что он умеет лучше всего — Jira оставалась местом для разработки, а Asana занималась более широким управлением проектами, что привело к четкому распределению обязанностей и гораздо меньшей путанице.

Кейсы Asana: Кто мы

Cloudfresh является глобальным Asana Platinum Solutions Partner.

Assembly Global получили много преимуществ от нашего опыта. Мы предлагали практические рекомендации, техническую поддержку и индивидуальное обучение на каждом этапе внедрения. Команда Assembly Global оценила пунктуальность и подход Cloudfresh, которые всегда были готовы прийти на помощь в случае необходимости. Высококачественное обучение, которое мы предоставили, помогло команде получить максимальную отдачу от Asana.

FCB Artgroup тесно сотрудничали с Cloudfresh — как официальный партнер Asana, мы рассказали им обо всех функциях и предоставили пробный доступ к полной версии платформы. Эта пробная версия стала ключевым фактором в принятии решения о покупке. На этапе внедрения мы оказали полную поддержку, чтобы убедиться, что настройка прошла гладко и эффективно, а команда получила всю необходимую информацию и решения. Сотрудничество продолжается, а Cloudfresh постоянно информируют FCB Artgroup о новых функциях и предлагают постоянную поддержку со стороны нашей продуктовой команды.

Сотрудничество Laba Group с Cloudfresh сыграло важную роль в совершенствовании их рабочих процессов. Мы рекомендовали наиболее экономически эффективные лицензии Asana, которые соответствовали всем потребностям. Laba Group начинали с нескольких мест Enterprise, но по мере роста операций Cloudfresh направили компанию к более подходящему плану Advanced, чтобы они могли эффективно масштабировать свой доступ без излишних затрат. Сегодня постоянная поддержка Cloudfresh гарантирует, что Asana остается как практическим, так и стратегическим активом для команды.

Cloudfresh внесли большой вклад в плавный переход PashaPay с Jira на Asana. Наши команды работали рука об руку, настраивая Asana под уникальные бизнес-процессы, тщательно изучая существующие воркфлоу и создавая структурированный подход к управлению проектами. Большую роль в этом сыграло практическое обучение, которое помогло команде PashaPay быстро освоить возможности Асаны и внедрить их в свою повседневную работу. В результате команда маркетологов PashaPay не только полностью разобралась в платформе, но и значительно упростила управление приоритетами.

Для ROUVY бизнес Cloudfresh разработал решение, учитывающее уникальные процессы и цели компании. Сотрудничество началось с вводной встречи, за которой последовали четыре интерактивных воркшопа (60 мин. каждый). Особым источником вдохновения послужил собственный Asana-сетап Cloudfresh, который побудил ROUVY к полному погружению.

Вопрос в том, готовы ли вы увидеть, что Cloudfresh могут сделать для вашей компании, и попасть в список самых впечатляющих кейсов Asana в будущем? Заполните короткую форму ниже, и давайте начнем разговор!