Как «работа вокруг работы» мешает настоящей работе

В этой статье вы узнаете:

• Что такое «работа вокруг работы»
• Как «работа вокруг работы» вредит производительности труда
• Прекратите заниматься «работой вокруг работы» и вернитесь к делам
• Как компания «ClassPass» достигла производительности

Направления бизнеса в мире быстро меняются. Многие аспекты работы сегодня выглядят иначе, чем несколько лет назад. Это стало заметным с появлением дистанционной работы, гибких условий труда и различных способов внутреннего общения в организациях.

На первом месте этих изменений будет то, как мы вместе сотрудничаем в рабочей среде, а также новые инструменты и программное обеспечение, которые помогают нам в этом.

Однако, при неудачном использовании этих компонентов, сотрудничество и изменения будут напрасными.

С распространением каналов связи и сотрудничества появляются бесконечные оповещения и много проектов, которые не связаны между собой. С ростом рабочей нагрузки, информация становится все более фрагментированной, а роли и обязанности — неопределенными. Пытаясь поддерживать постоянную связь, мы создали множество других проблем. Они наслаиваются в кучу ненужной и утомительной работы для отслеживания состояния текущих дел.

Иными словами, сегодня работники интеллектуальной сферы деятельности завалены огромными объемами «работы вокруг работы».

Что такое «работа вокруг работы»?

Возможно, вам интересно, что такое «работа вокруг работы». Сервис Asana провел опрос более чем 10 000 рабочих в интеллектуальной сфере деятельности по всему миру и в своем отчете «Anatomy of Work Index» определил термин «работа вокруг работы» как действия, отвлекающие от первоочередной работы. К ним относятся: обсуждение работы, поиск информации, постоянное переключение между приложениями, установление приоритетов и мониторинг статуса работы.

Как это на самом деле выглядит в реальной жизни? «Работа вокруг работы» — это все виды деятельности, которыми вы занимаетесь в течении дня. Однако, они не входят в ваши первоочередные обязанности, например, как маркетинговый анализ или программирование. Это рутинные, затратные по времени дела, которые, по мнению большинства людей, никак не связанные с работой.

Согласно отчету «Anatomy of Work» сервиса Asana, 60% своего времени работник тратит на организацию работы, а не на выполнение самой задачи. Часы, потраченные на такую подготовку, составляют большое количество потерянного времени.

Во всем мире в течение года среднестатистический работник интеллектуальной сферы деятельности тратит 103 часа на ненужные встречи, 209 часов на перевыполнения задания и 352 часов на разговоры о работе.

Все время, затраченное на выполнение случайных задач, вместо первоочередной работы, для которой наняли вас и членов вашей команды, создает негативные последствия, которые влияют на всю компанию.

Как «работа вокруг работы» вредит производительности труда?

Проанализировав статистику, видим, что «работа вокруг работы» не просто делает дни длиннее и сложнее, но и отвлекает от других важных задач. Ее последствия можно заметить в бесчисленных задержках проектов, просроченных сроках сдачи и бесполезно потраченном времени.

Это вызывает настоящие проблемы как для физических лиц, так и для организаций.

Несмотря на общую картину, в отчете «Anatomy of Work Index» было выявлено, что проекты с ограниченным сроком выполнения и большие идеи не воплощаются в реальность из-за большого объема задач, которые стоят перед сотрудниками. С этим соглашается подавляющее большинство работников интеллектуальной сферы деятельности, а именно 88%.

Люди почти не могут следить за деталями из-за такого большого количества отвлекающих факторов и различных репозиториев. В большинстве организаций нет надлежащих процессов для планирования, координации и выполнения задач или управления проектами.

На индивидуальном уровне «работа вокруг работы» существенно влияет на ежедневную нагрузку.

В отчете «Anatomy of Work Index» было также обнаружено, что «работа вокруг работы» вызывает нагрузки и несбалансированный график. Так почему же люди задерживаются на работе? Причины следующие: ответы на электронные письма и сообщения, незапланированные встречи, погоня за похвалой и отсутствие четких целей и обязанностей.

В предыдущем исследовании, проведенном сервисом Asana, было опрошено 6000 работников интеллектуальной сферы деятельности в Австралии, США и Великобритании. 80% работников сообщили, что испытывают состояние, близкое к выгоранию. Рост ненормированных нагрузок является основной причиной стресса для четверти работников. 82% опрошенных ответили, что в состоянии стресса чувствуют себя менее увлеченным в рабочий процесс.

Выяснилось, что увеличение объема работы и слаженное сотрудничество не обязательно способствуют повышению производительности и получения удовольствия от рабочего процесса. Но это точно не конец истории.

Прекратите заниматься «работой вокруг работы» и вернитесь к делам

«Работа вокруг работы» — это проблема мирового масштаба, но есть несколько способов её преодоления.
Много недовольств и стрессов возникает из-за отсутствия четкости и согласованности. В отчете «Anatomy of Work Index» было выявлено, что только 43% опрошенных четко понимают цели, которые их организация должна достичь за год, и только 46% понимают, какую ценность приносит их работа для компании.

Решающим компонентом для обеспечения удачного ежедневного труда является слаженная работа всей команды. Если люди не знают, как их работа согласуется с основными целями компании, им сложно сохранять мотивацию и быть продуктивными в сфере своей деятельности.

В сервисе Asana используется «Пирамида ясности», чтобы обеспечить структуру всей компании. Эта структура связывает долгосрочные цели с краткосрочными, например, как план запуска определенного продукта или бизнеса. На самой вершине пирамиды находится пункт «миссия», в котором описаны все возможные варианты для решения задач. За ним следует стратегия выполнения. Ниже описаны планы компании, задача каждого отдела, план целей на определенный квартал, индивидуальные проекты и задачи. Это и есть повседневная работа, которая занимает большую часть нашего времени. Поскольку каждый поднимается по лестнице к пункту «миссия», все точно знают, какой вклад вносят в общую цель компании.

Важно работать слаженно и знать, как работа стратегически связана с идеями и миссиями компании. Для этого необходимо еще раз переосмыслить технологию, согласно которой работает команда и использовать ее таким образом, чтобы она помогала, а не мешала рабочим процессам.

Сегодня среднестатистический работник использует 10 различных приложений ежедневно. Чем больше приложений рабочий использует, тем больше он отвлекается или откладывает дела. Для многих успешных и динамичных компаний важными компонентами являются – не допустить хаос и привлечь всех членов команды с помощью платформы управления работой.

Как компания «ClassPass» достигла производительности?

Быстрорастущая компания «ClassPass» специализируется на упрощении процесса поиска и бронирования занятий по фитнесу. Маркетинговому отделу этой организации, который состоит из 25-и человек, было поручено провести более 200 кампаний в год, которые направлены на рекламу бренда и увеличение базы клиентов. Но масштабная и быстрая реализация — непростой процесс.

Маркетинговая команда использовала сложную комбинацию электронной почты, таблиц и чатов для совместной работы над ними, что привело к такому результату:

• Отсутствие центрального источника информации и возможности соблюдения сроков сдачи
• Постоянная потребность в обновлении статуса работы
• Потеря информации и документов в несметном количестве электронных писем
• Повторные рабочие запросы, которые можно было сгруппировать вместе.

С появлением сервиса Asana маркетологи отказались от многих приложений и начали работать в одной программной среде. В результате они сократили на 25% число часов, которые были отведены для встреч, повысили эффективность команды на 20% и начали проводить кампании на 30-40% быстрее.

Это было достигнуто путем согласования основных целей организации, а именно — популяризации бренда и с помощью эффективного использования технологий. Таким образом, компания «ClassPass» устранила значительную путаницу и «работу вокруг работы», которые ранее мешали команде.

Рабочие могут эффективно сотрудничать, контролировать свои нагрузки и принимать быстрые решения. Для этого им необходимо видеть связь с единственной целью компании и иметь инструменты, которые расширяют возможности, а не вредят рабочему процессу. Надеемся, что результаты будут говорить сами за себя.

Cвяжитесь с Сloudfresh