Как объединить аккаунты Google Workspace

В некоторых случаях управление несколькими аккаунтами Google Workspace просто непрактично. Наступает момент, когда лучшим решением является собрать все в одном месте. К сожалению, технический гигант не предлагает функцию мгновенного объединения аккаунтов Google Workspace (если только у вас нет по меньшей мере 5 000 пользователей в каждой консоли). Потому придется выполнить этот процесс вручную, шаг за шагом.

Этот гайд поможет вам аккуратно перенести все данные и всех пользователей в одну административную консоль без нарушения командных рабочих процессов.

Когда необходимо объединять аккаунты Google Workspace?

Причины для объединения учетных записей могут быть разными, но основные сводятся к повышению эффективности и экономии средств. К примеру:

• После слияния или поглощения (M&A) удобнее управлять одной учетной записью вместо двух.
• Управление несколькими административными консолями может быстро стать беспорядочным. Объединение аккаунтов облегчает жизнь как администраторам, так и пользователям.
• Если ваша компания использует несколько доменных имен, управление ими через отдельные аккаунты может быть сложным.

В любом случае цель остается неизменной: перенести все данные из одного аккаунта Workspace (назовем его ОрганизацияБ) в другой (ОрганизацияA), обеспечивая непрерывность работы.

Как объединить две учетные записи Google Workspace

Шаг 1: Подготовка ОрганизацииA

ОрганизацияA будет основной учетной записью, в которую будут перенесены все данные из ОрганизацииБ. Для подготовки создайте учетные записи в ОрганизацииA для всех пользователей ОрганизацииБ. Например, alice@OrganizationB.com → alice@OrganizationA.com.

Шаг 2: Подготовка к миграции

Сам процесс переноса не сложный, однако важны подготовительные и завершающие этапы:

1. Оцените риски миграции, возможные потери данных и ограничения на перенос между сервисами.
2. Составьте подробный чек-лист на все этапы миграции (до, во время и после процесса). Продумайте передачу домена, поскольку все аккаунты на некоторое время будут отключены, а значит, электронная почта не будет поступать.
3. Свяжитесь с вашим хостинг-провайдером, чтобы узнать, можно ли настроить пересылку электронной почты при отключении домена. Установите форвардинг-правило на стороне хостинга.
4. Убедитесь, что посторонние сервисы не потеряют доступ во время миграции.
5. Проверьте все ссылки на общедоступные документы и подготовьтесь к их обновлению или замене.
6. Назначьте дату миграции и сообщите всем сотрудникам о возможных трудностях и нюансах.
7. Подготовьте отдельные чек-листы для основного переноса и возможных дельта-миграций.

Шаг 3: Перенос данных из ОрганизацииБ в ОрганизациюA

Электронная почта

Для трансфера электронной почты используйте Google Workspace Data Migration Service (DMS). В административной консоли ОрганизацииA:

• Выберите раздел «Перенос данных» и настройте ОрганизациюБ как источник.
• Соотнесите пользователей ОрганизацииБ с соответствующими учетными записями ОрганизацииA.
• Запустите миграцию и дождитесь ее завершения.

Файлы Google Drive

Файлы можно перенести следующими способами:

• Google Takeout — позволяет скачать все данные бесплатно, но может утратить структуру и права доступа.
• DMS — перенос исключительно электронных писем, если они сохранены через IMAP. Если вам нужны оригинальные письма, миграцию можно выполнить через API, но существуют ограничения на количество переносимых объектов.
• CloudM — платный сервис, автоматизирующий процесс переноса (если у вас пока отсутствует надлежащая экспертиза, следует обратиться к сертифицированному партнеру Google Workspace).

Финансовые документы

Перед закрытием ОрганизацииБ выгрузите все счета и другую финансовую документацию, которые в будущем могут потребоваться для бухгалтерского учета или налоговых целей. Мы рекомендуем оставить учетную запись активной даже после завершения миграции и проверки всех перенесенных данных. Вместо удаления аккаунта понизьте уровень до Cloud Identity Free и оставьте 1–2 платные лицензии, пока не будете уверены, что миграция выполнена целиком.

Шаг 4: Закрытие аккаунта ОрганизацииБ

Когда все данные перенесены и проверены, можно закрыть аккаунт ОрганизацииБ. Отмените все подписки (Google Workspace, Marketplace-приложения, дополнительное хранилище) и удалите аккаунт ОрганизацииБ после окончательной проверки.

Шаг 5: Добавление ОрганизацииБ в ОрганизациюA

Чтобы сохранить электронные адреса пользователей из ОрганизацииБ:

• Перейдите к разделу «Домены» в административной консоли ОрганизацииА и нажмите «Управление доменами».
• Выберите «Добавить домен» и введите данные ОрганизацииБ. Подтвердите право собственности (Google предлагает несколько методов — например, добавление TXT-записи в DNS-настройки домена ОрганизацииБ).
• После успешного подтверждения ОрганизацияБ станет частью среды Google Workspace Организации А как алиас или дополнительный домен.

Шаг 6: Обновление электронных адресов

Обновите адреса пользователей, чтобы они могли использовать @OrganizationB.com. Например: alice@OrganizationA.com → alice@OrganizationB.com.

Это позволит продолжать работу без изменений в их электронной почте, но под управлением единой административной консоли.

Что следует помнить?

• Проводите финальную дельта-миграцию в нерабочие часы. Объединение аккаунтов Google Workspace может занять определенное время, и вы не хотите, чтобы ваша команда потеряла доступ во время рабочего дня.
• Прежде чем внедрять изменения для всех пользователей, протестируйте процесс пошагово на небольшой группе. Это поможет определить и решить возможные проблемы заранее.
• Некоторые общие файлы могут потерять права доступа во время миграции. Попросите пользователей проверить файлы в Google Drive и при необходимости поделиться ими снова.
• Убедитесь, что аккаунты ОрганизацииА имеют достаточно места для всех перенесенных данных. При необходимости обновите план хранилища.

Почему это следует сделать?

После завершения миграции все данные будут под управлением одной административной консоли и ваша команда сможет сосредоточиться на своей работе без необходимости переключаться между несколькими системами. Вот основные преимущества:

• Управление пользователями, правами доступа и оплатой станет гораздо проще, когда все находится в одном месте.
• Пользователи смогут сохранить свои начальные электронные адреса, а ваша команда получит преимущества централизованного управления.
• Вы избежите дублирования подписок и сможете более эффективно контролировать использование ресурсов.
• Общие диски, календари и другие инструменты будут работать в родной среде без дополнительных настроек.

О нас

Объединение аккаунтов Google Workspace может казаться сложной задачей, но при наличии четкого плана и немного терпения оно вполне выполнимо. После консолидации всех данных в одном аккаунте вы получите: а. упрощенное управление операциями, б. снижение издержек, в. улучшенное сотрудничество между командами.

Следуйте этим шагам, не торопитесь и при необходимости обращайтесь за консультацией по Google Workspace. В результате вы получите удобную, эффективную среду, что облегчит работу всех пользователей. Cloudfresh — глобальный Google Cloud Premier Partner, специализирующийся на Work Transformation — поможет вам успешно реализовать этот процесс.