5 причин, почему следует попробовать Google Таблицы в вашем бизнесе

Импорт, экспорт, электронная почта. Повторить это снова. Когда дело доходит до анализа данных, можно незаметно оказаться в рутине. Но независимо от того, насколько сильно вы привыкли к обычному функционалу, отличные навыки работы с электронными таблицами удовлетворят вас только до тех пор, пока вы работаете с несколькими версиями или устаревшими наборами данных.

В среднем работники организаций тратят до восьми часов в неделю, а это целый рабочий день, на поиск и консолидацию информации. Так что же делать, когда компании тратят свое время, используя статистику данных, а не отслеживая их?

Google Workspace (ex. G Suite) разработали облачные инструменты, такие как, например, Google Sheets, чтобы облегчить и ускорить организацию и анализ информации в одном месте. Представляем вашему вниманию пять причин, почему следует попробовать Google Sheets в вашем бизнесе:

1. Ваши данные всегда остаются актуальными.

Работа в облачном инструменте предполагает, что ваши данные будут легко обновлены, так как информация автоматически сохраняется при вводе текста. Несколько членов команды могут сотрудничать в режиме реального времени с телефона, планшета или компьютера (онлайн и офлайн) и создавать единую базу правдивых данных для проектов, например, квартальные бюджеты.

Нужна персонализация? Без проблем. Вы сможете просматривать те же данные, что и ваши коллеги, не нарушая их вида, сортировать информацию в определенном порядке или скрывать ненужные вам письма. Если вы озабочены тем, что другие собирают ваши данные, вы сможете защитить данные, настроив собственные настройки общего доступа. Кроме того, вам не нужно беспокоиться о контроле над версиями. Вы можете посмотреть изменения или вернуться к предыдущим версиям в меню Файл> История версий или нажав “Все изменения, сохраненные на диске” в верхней части вашего письма.

2. Вы можете использовать искусственный интеллект Google для ускорения анализа.

Гуру данных, которые захотят сделать анализ еще более профессиональным, смогут синхронизировать таблицы с BigQuery для анализа информации больших массивов данных.

3. Вы можете сохранить свои данные в безопасности.

Google разработала функции безопасности в Google Workspace (ex. G Suite), чтобы помочь вам управлять наиболее секретной бизнес информацией. Письма не являются исключением.

Нажатие «Поделиться» в правом верхнем углу листа определяет настройки доступа для отдельных членов команды, поэтому вы можете контролировать, кому разрешено просматривать, редактировать или комментировать ваши документы. Дополнительные элементы управления IRM позволяют легко отключить параметры загрузки, копирования или печати электронных таблиц, а также установить срок действия, если вам нужно приостановить доступ к конфиденциальной информации. Пользователи также имеют право ограничивать обмен файлами внутри организации или среды доменов белого списка Google Workspace (ex. G Suite).

4. Вы можете продолжать работать так, как вы привыкли.

Вам нужны инструменты, которые не будут прерывать рабочие процессы (особенно, если вы используете эти процессы всегда). Вот почему мы делаем ставку на функциональность и командные возможности работы.

Начнём с функций. Вы можете использовать сотни функций, с которыми вы работали раньше, например VLOOKUP, SUMIFS и IPMT. В Google Workspace (ex. G Suite) также созданы уникальные для Таблиц функции, которые помогут вам структурировать информацию новыми способами, а именно: FILTER, способ быстрой организации электронной таблицы в соответствии с вводимой QUERY – извлечение определенных результатов из центрального набора данных или GOOGLEFINANCE для получения исходных данных непосредственно из Google Finance. Кроме того, вы можете создавать сводные таблицы для анализа ваших данных (или разрешить таблицам сделать это для вас).

Что по поводу организации? Используйте цветные ячейки для условного форматирования, создавайте выпадающие списки с проверкой данных или закрепление заголовков в верхней части таблицы, чтобы сделать вашу работу более интересной. После того как ваши данные будут организованы, вы сможете их визуализировать в круговых, линейных диаграммах и гистаграммах.

Редактирование по ходу. Таблицы доступны в режиме онлайн и в автономном режиме, а также на браузерах для настольных компьютеров и в приложениях для Android и iOS. Это значит, что ваша команда не должна перестать работать во время деловых поездок или когда Wi-Fi не работает.

5. Вы можете автоматизировать процессы.

Когда информация находится в одном месте, пользователю гораздо проще автоматизировать процессы. Предположим, вам нужно заказать расходные материалы для вашего офиса. Вместо того, чтобы отправлять электронную почту туда и обратно для координации покупок, можно использовать приложения Google Workspace (ex. G Suite).

Например, представьте, что вы являетесь менеджером по инвентаризации в розничной компании, и вы собираете запросы на поставку для своих команд с помощью Google Forms. Вы можете импортировать ответ формы в таблицу, чтобы вести учет потребностей. Если ваши Таблицы синхронизируются с Gmail по определенному сценарию, электронная почта сможет автоматически отправлять сообщения соответствующим сторонам о запросах, чтобы они могли видеть и утверждать все запросы в одном месте – в Таблице. Пуф! И больше нет ненужных почтовых помех.

Существует множество способов автоматизировать задачи или ускорять рабочие процессы. И теперь данные по-настоящему управляют вашими бизнес-решениями, а не наоборот.

Если вы используете Google Sheets или у вас возникли вопросы по настройке сервисов Google Workspace (ex. G Suite) – отправьте нам запрос.

Cвяжитесь с Сloudfresh