Pięć inspirujących studiów przypadku Asany z Europy i Azji Środkowej — Stworzonych przez Cloudfresh

W tym wpisie na blogu chcielibyśmy przedstawić podróże pięciu wyróżniających się firm z całej Europy i Azji Środkowej, które wprowadziły prawdziwe, trwałe zmiany dzięki wdrożeniu Asany.

Każda historia rzuca światło na konkretne przeszkody, z którymi musieli się zmierzyć, przemyślane podejście, które przyjęli, oraz wyniki, które od tego czasu zaobserwowali. Niezależnie od tego, czy badasz nowe sposoby zarządzania pracą, czy szukasz nowego spojrzenia na współpracę w zespole, te studia przypadków Asana oferują praktyczne pomysły i inspiracje, które pomogą Ci osiągnąć cel

• Assembly Global, potęga marketingowa
• FCB Artgroup, wpływowa agencja kreatywna i reklamowa
• Laba Group, międzynarodowy lider EdTech z różnorodnym portfolio marek edukacyjnych online
• PashaPay, firma FinTech, który ułatwia płatności cyfrowe zarówno indywidualnym konsumentom, jak i organizacjom
• ROUVY, wizjoner fitness z globalną aplikacją do wirtualnej jazdy na rowerze

Pomimo różnic w zakresie i sektorach, każda firma zwróciła się do Asany i już nie były same.

W skrócie

• Wyzwania z przeszłości: Zanim zwrócono się do Asany, wszystkie pięć firm — Assembly Global (dawniej Brand New Galaxy), FCB Artgroup, Laba Group, PashaPay i ROUVY (kolejność jest czysto alfabetyczna; cenimy wszystkich klientów jednakowo!) — napotkało poważne przeszkody w sposobie zarządzania swoją pracą. Podczas gdy każdy z nich miał do czynienia z własnymi unikalnymi okolicznościami, istniało kilka wspólnych wątków.
• Poszukiwanie jednego źródła prawdy: Droga każdej firmy do wdrożenia Asany wyglądała nieco inaczej, ale wszystkie doszły do tego samego wniosku: inteligentniejszy, bardziej niezawodny sposób zarządzania pracą był koniecznością. Niezależnie od tego, czy kierowali się potrzebą struktury, szybkości czy lepszej komunikacji, Asana oferowała fundament, na którym mogli budować.
• Od rozmowy do połączenia: Jedną z największych zmian, jakie zaobserwowały te firmy po wdrożeniu Asany, był sposób, w jaki ich zespoły komunikowały się i współpracowały między sobą. Nie chodziło tylko o zmniejszenie liczby spotkań lub zastąpienie aplikacji do przesyłania wiadomości, a chodziło o stworzenie łatwiejszego i szybszego wspólnego sposobu skoncentrowanej pracy.
• Narzędzie, które łatwo polubić: Kluczowym powodem, dla którego Asana odniosła tak duży sukces w tych firmach, jest jej prosty, intuicyjny interfejs. Gdy tylko zespoły zaczynają z niego korzystać, zdają sobie sprawę, jak łatwo jest go uruchomić, bez stromych krzywych uczenia się lub skomplikowanych konfiguracji.
• Integracja dla integralności: Przejście na Asanę przyniosło nowy poziom przejrzystości w śledzeniu projektów i zarządzaniu obciążeniem pracą dla wszystkich pięciu firm. Zamiast polegać na rozdrobnionych systemach lub niekończących się wątkach e-mailowych, Asana dała im scentralizowaną przestrzeń, w której mogli dokładnie zobaczyć, co dzieje się w ich zespołach i projektach.
• Choć różnią się one charakterem, poniższe dane liczbowe ze wszystkich studiów przypadku Asany dają jasny obraz zarówno wyzwań, przed którymi stanęły te firmy, jak i ulepszeń, które zauważyły po wprowadzeniu platformy na pokład. Ogromne obciążenie projektami, duży zespół i szeroka sieć partnerów Assembly Global podkreślają złożoność, z jaką Asana pomogła im zarządzać. W przypadku FCB Artgroup wzrost produktywności jest bezpośrednim wynikiem korzystania z Asany. Wysoki wskaźnik adopcji Laba Group i liczba zautomatyzowanych podzadań pokazują, jak bardzo Asana stała się częścią ich codziennych operacji. Zasada PashaPay ”jeśli nie ma tego w Asanie…”podkreśla, jak centralna stała się platforma dla przepływu pracy zespołu marketingowego, podczas gdy szybka integracja ROUVY z Jira pokazuje zdolność platformy do łatwego współistnienia z innym oprogramowaniem do zarządzania projektami.

1. Assembly Global: Przekształcenie przytłoczenia w nadzór

Assembly Global musiała poradzić sobie z ogromnym obciążeniem pracą w wielu krajach, u różnych klientów i w różnych biurach. Różne zespoły korzystały z różnych narzędzi, a komunikacja była rozproszona na wiadomości e-mail, Teams i nieformalne czaty peer-to-peer. W rezultacie trudniej było zachować zgodność i śledzić postępy.

Jak rozwiązano te problemy?

Firma przyjęła systematyczne podejście, testując różne platformy, zanim zdecydowała się na Asana. Z setkami aktywnych projektów i pracownikami rozproszonymi na różnych rynkach, potrzebowali narzędzia, które poradziłoby sobie zarówno ze skalą, jak i złożonością ich pracy. Asana spełniła te wymagania i pomogła zapewnić spójność w sposobie planowania i wysyłania projektów. Assembly Global wykorzystało Asanę do połączenia setek pracowników z różnych biur i stref czasowych.

Zamiast żonglować różnymi narzędziami i wątkami komunikacyjnymi, zespoły mogły teraz przechowywać wszystkie rozmowy, pliki, terminy w jednym miejscu. Ułatwiło to utrzymanie synchronizacji, niezależnie od tego, czy ktoś znajdował się po drugiej stronie korytarza, czy na innym kontynencie. 

Co więcej, firma była pod wrażeniem tego, jak płynnie przebiegło przejście, dzięki przejrzystemu interfejsowi Asany. Przy minimalnym przeszkoleniu zespół był w stanie szybko go zaadoptować, aby pozostać zorganizowanym i skoncentrowanym na tym, co najważniejsze.

Assembly Global wykorzystała również przejrzystość Asany, korzystając z jej scentralizowanego widoku, aby uzyskać lepszy nadzór nad projektami. Możliwość zobaczenia wszystkiego w jednym miejscu pomogła liderom zrozumieć nie tylko status pracy, ale także to, jak wiele możliwości zespoły miały do podjęcia nowych projektów — co jest niezbędnym narzędziem do planowania i alokacji zasobów.

Jaki jest rezultat?

Assembly Global zarządzała ponad 300 projektami każdego miesiąca przed wdrożeniem Asany, wystarczy spojrzeć na skalę ich działalności z odpowiedniej perspektywy. Z zespołem 600 osób i rozległą siecią setek sprzedawców detalicznych do koordynowania, potrzeba ujednoliconego systemu była oczywista.

Złożoność żonglowania tak wieloma ruchomymi częściami stawała się przytłaczająca i właśnie tam wkroczyła się Asana, umożliwiając firmie zarządzanie dużym obciążeniem pracą z większą łatwością.

2. FCB Artgroup: Od reaktywności do proaktywności

FCB Artgroup borykała się z brakiem struktury, jeśli chodzi o zarządzanie projektami i przydzielanie obowiązków. Planowanie obciążenia pracą również stanowiło wyzwanie, biorąc pod uwagę, że zespół hybrydowy korzystał z przestarzałych arkuszy kalkulacyjnych. Brak automatyzacji i aktualizacji w czasie rzeczywistym spowalniał pracę, a menedżerowie często nie mieli pełnego obrazu sytuacji.

Jak rozwiązano te problemy?

Firma wprowadziła Asanę, aby zwiększyć wszechstronność swoich procesów. Zmiana polegała mniej na zmianie narzędzi, a bardziej na przekształceniu sposobu, w jaki zespół podchodził do swojej pracy w przewidywalnych ramach czasowych i pełnej widoczności dziennych/tygodniowych/miesięcznych harmonogramów zadań. Rezultat: mniej niespodzianek i większa pewność realizacji.

FCB Artgroup nie chciała jednak tylko lepszej współpracy — chciała inteligentniejszej współpracy. Używając Asany do organizowania rozmów, list zadań i opinii klientów, ostatecznie zmniejszyli hałas. Wszyscy zaangażowani, zarówno zespoły wewnętrzne, jak i partnerzy zewnętrzni, mieli jasny obraz sytuacji. 

Firma stwierdziła, że wygląd Asany ułatwił planowanie i zarządzanie zadaniami. Przejrzysty, funkcjonalny interfejs dał im jasny przegląd ich pracy, co przełożyło się na mniej czasu spędzonego na poruszaniu się po narzędziu i lepsze wyniki dla klientów.

Pod koniec dnia FCB Artgroup zauważyła natychmiastową poprawę w sposobie zarządzania zasobami. Dzięki Asanie mogli łatwo przeglądać i dostosowywać obciążenie zespołu w oparciu o aktualne informacje o trwających projektach. Ten stopień widoczności umożliwił im bardziej efektywne zarządzanie zadaniami, upewniając się, że żaden indywidualny zestaw umiejętności nie został niedostatecznie wykorzystany.

Jaki jest rezultat?

FCB Artgroup doświadczyła zauważalnego wzrostu produktywności o około jedną trzecią dzięki usystematyzowaniu przepływu pracy przez Asanę. Nawet jeśli na początku wykorzystywali tylko 20-30% pełnego potencjału Asany, to i tak miało to spory wpływ.

3. Laba Group: Wzrost bez problemów

Laba Group polegała w dużej mierze na procesach ręcznych, bez centralnego systemu przypisywania lub śledzenia zadań. Doprowadziło to do wyciszenia zespołów i utraty dużej ilości czasu na powtarzalną pracę. Wraz z rozwojem firmy pojawiła się potrzeba wyraźniejszej koordynacji i wspólnej przestrzeni, w której wszyscy mogliby zobaczyć, co ma być zrobione.

Jak rozwiązano te problemy?

Laba była jednym z pierwszych użytkowników, wybierając Asanę wiele lat temu, gdy stało się jasne, że wątki e-mail i arkusze kalkulacyjne (które, nawiasem mówiąc, ewoluowały w integrację z Power BI) nie są już wystarczające. Od tego czasu Asana stała się istotną częścią ich codziennych operacji, na tyleprostą, by szybko wdrożyć zespoły, ale na tyle elastyczną, by rozwijać się wraz z nimi.

Aby pójść dalej, firma wykorzystała funkcje automatyzacji Asany, aby ograniczyć powtarzalne, ręczne zadania, zwalniając czas na bardziej znaczącą współpracę. Funkcje takie jak widok obciążenia pracą pomogły menedżerom dostrzec, kto jest zbyt rozciągnięty, a kto może wziąć na siebie więcej, utrzymując równowagę w całym zespole.

Laba Group odkryła również, że inne funkcje Asany, takie jak Portfolia, ułatwiły śledzenie zarówno poszczególnych zadań, jak i szerszych projektów. Dzięki tym narzędziom członkowie zespołu mogli szybko zorientować się, na czym stoją sprawy, nie tylko w ramach ich własnej pracy, ale także w całej firmie.

Według Laba, intuicyjna konstrukcja Asany ułatwiła ich zespołowi szybkie rozpoczęcie korzystania z niej. Przyjazny dla użytkownika interfejs platformy oznaczał, że nowi pracownicy mogli przyspieszyć pracę bez frustracji, co pozwoliło całemu zespołowi pozostać na dobrej drodze od samego początku.

Jaki jest rezultat?

Laba Group ma ponad 700 pracowników korzystających z Asany każdego dnia, co pokazuje, jak integralną częścią ich działalności jest ta platforma. Dla ich kreatywnego zespołu automatyzacja Asany to duża oszczędność czasu: szablony automatycznie tworzą 10-15 podzadań, gdy konfigurowane jest nowe zadanie, dzięki czemu proces jest znacznie bardziej wydajny. 

W ciągu ostatnich sześciu lat Asana odegrała kluczową rolę we wspieraniu imponujących osiągnięć Laba Group, w tym uruchomieniu ponad 1000 innowacyjnych kursów i edukacji ponad 154 000 studentów na całym świecie.

4. PashaPay: Porzucenie dżungli narzędzi

PashaPay korzystała z narzędzia Jira, ale nie spełniało ono szybko zmieniających się wymagań zespołu marketingowego. Potrzebowała większej elastyczności, aby dotrzymywać terminów, aktualizować zadania i śledzić wszystko w ruchu.

Komunikacja była rozproszona, z rozmowami podzielonymi na różne aplikacje do przesyłania wiadomości i plikami przechowywanymi w różnych miejscach, co sprawiało, że ważne informacje mogły łatwo umknąć.

Jak rozwiązano te problemy?

Usługa PashaPay trafiła do Asany pocztą pantoflową — członkowie zespołu wypróbowali ją gdzie indziej i dostrzegli jej potencjał. Szybko się przyjęła. Obecnie jest to standard w całym zespole marketingowym, używany do śledzenia wszystkiego, od uruchamiania kampanii po edycje w ostatniej chwili. 

Pomogło im to ograniczyć przeciążenie narzędziami i utrzymać tempo, nawet w przypadku szybko zmieniających się projektów. Firma wykorzystała Asanę, aby połączyć swój wewnętrzny zespół i zewnętrznych wykonawców w jednym obszarze roboczym. Dzięki mniejszej liczbie narzędzi do przełączania się i mniejszej liczbie wiadomości do odszukania, mniej rzeczy ginęło w chaosie. Dało to zespołowi więcej czasu na faktyczną pracę i mniej czasu na zastanawianie się, jak współpracować. 

PashaPay postawiła na automatyzację, aby pozostać zwinnym. Dzięki zadaniom posortowanym według priorytetu i statusom aktualizowanym w czasie rzeczywistym, zespół unikał ręcznych działań następczych i utrzymywał projekty w ruchu bez utraty rytmu. Gdy wszystko było dobrze widoczne, ludzie spędzali mniej czasu na gonieniu za szczegółami, a więcej na dostarczaniu. 

Co więcej, PashaPay skorzystała z jasnych przydziałów zadań w Asanie, co wyeliminowało zgadywanie. Członkowie zespołu mogli natychmiast zobaczyć, które zadania nadchodzą, kto się nimi zajmuje i które terminy szybko się zbliżają. Ta przejrzystość pozwoliła im lepiej ustalać priorytety zadań.

Jaki jest rezultat?

Zespół marketingowy PashaPay przyjął prostą, ale skuteczną zasadę: ”Jeśli zadania nie ma w Asanie, to nie istnieje”, podkreślając 100% integrację Asany z ich codziennymi operacjami.

5. ROUVY: Gdzie zbiegają się ścieżki Asany i Jira

ROUVY odkryła, że wraz z rozwojem firmy wzrosła złożoność jej projektów. Niektóre zespoły wdrożyły już Asanę, ale nie wszyscy używali jej w ten sam sposób.

Cowięcej, korzystali również z Jira, co dodało kolejną warstwę zamieszania. Aby wszystko działało sprawnie, potrzebne było spójne podejście we wszystkich działach, zwłaszcza w przypadku projektów obejmujących wiele zespołów.

Jak rozwiązano problemy?

ROUVY nie zaczęło od zera, niektóre zespoły eksperymentowały już z Asaną, podczas gdy inne polegały na Jira. Zamiast wymuszać nagłą zmianę, wprowadzano ją stopniowo, dając zespołom czas na dostosowanie się. Celem było stworzenie wspólnych nawyków i znajomego rytmu w różnych działach, zwłaszcza w przypadku projektów wymagających ścisłej współpracy.

Firma dostosowała konfigurację Asany za pomocą tagów, formularzy i szablonów dostosowanych do sposobu pracy różnych działów. Ta elastyczność oznaczała mniej czasu spędzonego na te same rzeczy, a więcej czasu na faktyczne rozwijanie projektów: kampanii marketingowych, wdrażania CRM, planów rozwoju produktów i wydań produktów. 

Kolejnym inspirującym wnioskiem było to, że przyjęcie Asany pomogło przełamać mury między działami takimi jak marketing, produkt, HR i finanse. Ponieważ wszyscy pracowali w tym samym środowisku, łatwiej było śledzić wspólne cele, koordynować harmonogramy i zachować zgodność priorytetów, bez względu na to, jak różne były ich codzienne zadania.

Przyjęcie Asany dało również zespołom ROUVY wyraźne poczucie odpowiedzialności. Dzięki temu, że każdy dokładnie wiedział, kto jest za co odpowiedzialny, projekty były realizowane z mniejszą liczbą błędów.

Jaki jest rezultat?

ROUVY potrzebowała zaledwie trzech miesięcy, aby w pełni wdrożyć Asanę i płynnie zintegrować ją z Jira. Konfiguracja pozwoliła każdemu narzędziu robić to, co robi najlepiej — Jira pozostała miejscem do działań rozwojowych, podczas gdy Asana zajęła się szerszym zarządzaniem projektami, co przełożyło się na jasny podział obowiązków i znacznie mniej zamieszania.

Studia przypadków Asana: Kim jesteśmy

Cloudfresh jest globalnym partnerem Asana Platinum Solutions.

Assembly Global wiele zyskało dzięki naszej wiedzy. Oferowaliśmy praktyczne wskazówki, wsparcie techniczne i dostosowane szkolenia na każdym etapie wdrażania Asany. Zespół Assembly Global docenił punktualność i przystępność Cloudfresh, zawsze gotowego do pomocy w razie potrzeby. Wysokiej jakości szkolenia, które zapewniliśmy, zrobiły prawdziwą różnicę, pomagając zespołowi w pełni wykorzystać możliwości Asany.

FCB Artgroup ściśle współpracowało z Cloudfresh, jako oficjalny partner Asana, przeprowadziliśmy ich przez wszystkie funkcje i zapewniliśmy próbny dostęp do pełnej platformy. Ta praktyczna wersja próbna była kluczowym czynnikiem przy podejmowaniu decyzji o zakupie. Podczas fazy wdrożenia zaoferowaliśmy pełne wsparcie, aby upewnić się, że konfiguracja przebiegła sprawnie i wydajnie, a zespół miał wszystkie potrzebne informacje i rozwiązania. Współpraca trwa nadal, a Cloudfresh na bieżąco informuje FCB Artgroup o nowych funkcjach i oferuje stałe wsparcie ze strony naszego zespołu produktowego.

Współpraca Laba Group z Cloudfresh okazała się kluczowa w udoskonaleniu ich przepływów pracy. Poleciliśmy najbardziej opłacalne licencje Asana, które odpowiadały ich potrzebom. Początkowo Laba Group zaczęła od zaledwie kilku stanowisk Enterprise, ale w miarę rozwoju ich działalności Cloudfresh poprowadził firmę do bardziej odpowiedniego planu Advanced, aby mogli efektywnie skalować swój dostęp bez uszczerbku dla kosztów. Obecnie stałe wsparcie Cloudfresh zapewnia, że Asana pozostaje zarówno praktycznym, jak i strategicznym zasobem dla zespołu.

W przypadku PashaPay Cloudfresh w znacznym stopniu przyczynił się do płynnego przejścia z Jira na Asanę. Nasze zespoły pracowały ramię w ramię, aby dostosować Asanę do unikalnych procesów biznesowych, starannie analizując istniejące przepływy pracy i tworząc ustrukturyzowane podejście do zarządzania projektami. Dużą część tego wkładu stanowiły praktyczne szkolenia, które pomogły zespołowi PashaPay szybko opanować funkcje Asany i włączyć je do codziennej rutyny. W rezultacie zespół marketingowy PashaPay nie tylko opanował platformę, ale także znacznie ułatwił zarządzanie priorytetami.

Dla ROUVY Cloudfresh stworzył rozwiązanie dopasowane do ich unikalnych procesów i celów. Współpraca rozpoczęła się od spotkania wprowadzającego, po którym nastąpiły cztery interaktywne godzinne warsztaty. Szczególna inspiracja wyniknęła z własnej konfiguracji Asany w Cloudfresh, co zmotywowało ROUVY do pełnego wdrożenia.

Pojawia się pytanie, czy jesteś gotowy/a, aby zobaczyć, co Cloudfresh może zrobić dla Twojej firmy i stworzyć listę najbardziej wpływowych studiów przypadku Asany w przyszłości? Wypełnij krótki formularz poniżej i rozpocznijmy rozmowę!