Как Swizy сократили расходы на инструменты на 20 % с помощью Google Workspace

💬 Когда растущим командам было сложно синхронизироваться, Swizy нашли выход.

При поддержке Cloudfresh команда перешла на Google Workspace и сделала его частью своей ежедневной работы в каждой команде.

Челлендж: медленное взаимодействие и ограниченная масштабируемость

По мере расширения компании Swizy по всей Франции, от Логнеса и Хенхайма до региональных центров, их команды нуждались в более удобном способе работы. Существующие инструменты, хотя и были функциональными, не поддерживали тот уровень координации и видимости, к которому они стремились.

Обмен документами не был централизованным. Общение между офисами требовало дополнительных действий. Процессы онбординга сотрудников были разными. Управление доступом и данными на нескольких платформах отнимало все больше времени.

Чтобы не отставать от темпов роста, компания решила создать единое, безопасное цифровое рабочее пространство, способное поддерживать совместную работу, где бы ни находились сотрудники.

Решение: безопасное и оптимизированное цифровое рабочее пространство

Swizy выбрала Google Workspace, а Cloudfresh помогла сделать этот переход без единого сбоя. Полная миграция с прежних инструментов была выполнена быстро и без какого-либо нарушения рабочих процессов.

Настройка, созданная для команд

С самого начала Cloudfresh использовали практический подход, погрузившись в структуру, роли и ежедневные рабочие процессы клиента.

Мы провели индивидуальные консультации, чтобы привести Google Workspace в соответствие с тем, как на самом деле работают их команды, обеспечивая поддержку бесперебойной совместной работы, безопасного доступа и будущего роста.

В результате Cloudfresh создала основу, которой легко управлять, которую можно гибко адаптировать для разных отделов и масштабировать по мере развития компании.

Унифицированная платформа, знакомые инструменты

Вместе с экспертами Cloudfresh по Google Workspace компания Swizy внедрила Gmail, Drive, Docs, Sheets, Slides, Meet и Chat в повседневное использование во всех подразделениях. Таким образом, наш партнер получил следующие преимущества:

• Все имели доступ к одним и тем же инструментам и одной и той же информации.
• Команды могли удаленно работать над документами в режиме реального времени.
• Совещания можно было легко планировать и проводить как в офисе, так и удаленно.
• Файлы хранились и совместно использовались в Drive с четким определением прав собственности, доступа и контроля версий.

Все это было подкреплено тщательным процессом миграции учетных записей, который обеспечил отсутствие сбоев в повседневной работе клиента и чистый переход от старых систем. В результате была создана единая, безопасная экосистема с меньшим количеством приложений, шума и большей согласованностью.

Более легкий и быстрый онбординг

Cloudfresh помогли Swizy улучшить процесс онбординга, внедрив общие шаблоны для документов и рабочих процессов, обеспечив согласованность действий в разных командах и локациях. Новые сотрудники больше не тратят время на выяснение процессов и создание ресурсов с нуля.

Внедрив упрощенное управление доступом, IT- и HR-команды сократили задержки с предоставлением разрешений, чтобы новички сразу получали доступ к необходимым им инструментам и данным.

Предварительно настроенные рабочие пространства с учетом конкретных ролей помогли сотрудникам быстрее освоиться, минимизировать время простоя и повысить производительность с первого дня работы.

Простое и безопасное администрирование

При поддержке Cloudfresh Swizy получили прозрачность и уверенность благодаря:

• Единой панели для управления учетными записями и правами доступа.
• Простому внедрению лучших практик на уровне всей организации (двухэтапная верификация, контроль обмена данными, безопасное управление доступом).
• Более удобному обновлению групповых доступов по мере изменения состава команд.

Результаты Swizy благодаря Google Workspace и Cloudfresh

Перейдя на Google Workspace, компания предоставила каждой команде инструменты для оптимизации работы, поддержания согласованности и сокращения количества ручной работы. Вот что изменилось:

Как Gemini помогает в повседневной работе

Команды Swizy начали изучать Gemini, встроенный ИИ-помощник Google Workspace, сразу после запуска и быстро нашли преимущества в повседневных задачах.

Gmail

Вместо того чтобы писать письма с нуля, участники команды теперь используют Gemini в Gmail для быстрого создания аккуратных и готовых к отправке черновиков. Это особенно полезно для внутренних обновлений или общения с клиентами, на которое раньше уходило больше времени.

Docs

В Docs Gemini помогает структурировать заметки со встреч и внутреннюю документацию, позволяя всем быстро выделить главное без необходимости перечитывать длинные переписки.

Sheets

В Sheets он помогает руководителям команд, подводя итоги обратной связи, подготавливая еженедельные отчёты и упорядочивая сырые данные, экономя время и сокращая количество лишних уточнений.

Эти небольшие изменения привели к ощутимой разнице: меньше ручной работы, быстрее выполнение задач и меньше препятствий в ежедневном рабочем процессе.

Сотрудничество с Cloudfresh

Cloudfresh начали работу с глубокого анализа того, как работают команды Swizy и что им нужно изо дня в день. Перенос учетной записи был спланирован с особой тщательностью, чтобы не нарушить повседневную работу, и все проходило в стабильном темпе. Когда возникали вопросы или требовались небольшие изменения, команда знала, что им есть к кому обратиться.

Что дальше

Наш клиент внимательно следит за новыми функциями в Google Workspace, а мы в Cloudfresh помогаем ему быть в курсе последних событий. Их особенно интересуют те, которые способствуют дальнейшей поддержке гибридной совместной работы и сокращению ручного труда. Их цель проста: оставаться гибкими, быть на связи и упрощать работу для своих команд.

И по мере того, как эти потребности будут меняться, профессиональные услуги Google Workspace от Cloudfresh останутся рядом, поддерживая развитие клиента с помощью экспертизы и заботы. 

Как Cloudfresh помогает вам получить больше пользы от Google Workspace

Cloudfresh работает с командами, чтобы превратить Google Workspace в систему, которая действительно соответствует их работе. От стратегии и внедрения до автоматизации и постоянной поддержки, мы помогаем вам создать рабочее пространство, которое экономит время, повышает видимость и растет вместе с вашим бизнесом.

Как глобальный Google Cloud Premier Partner, мы помогаем компаниям согласовать Google Workspace с реальными бизнес-целями — это не просто набор инструментов, а продуманные и значимые рабочие процессы.

Независимо от того, начинаете ли вы с нуля или готовы настроить текущую конфигурацию, мы поможем получить максимум пользы от каждой функции.

Если вы чувствуете, что пришло время для более простого и связанного способа работы, мы готовы помочь воплотить это в жизнь вместе с вами.