Понимание предотвращения потери данных (DLP) в Google Workspace

Потеря данных является огромной проблемой для компаний сегодня, особенно для тех, кто использует облачные инструменты для совместной работы, такие как Google Workspace (ранее G Suite). С миллионами пользователей по всему миру, ежедневно создающими, редактирующими и делящимися файлами на Google Drive, существует риск утечки или раскрытия конфиденциальных данных, таких как личная информация, пароли и коммерческие тайны.

Реализация эффективных мер по предотвращению потери данных (DLP) имеет решающее значение для защиты важной информации вашей организации, хранящейся в облаке. Google Workspace предлагает встроенные инструменты DLP, которые могут помочь уменьшить риски потери и утечки данных, если они правильно настроены и используются.

Мы детально рассмотрим лучшие практики безопасности DLP в Google Workspace — что это такое, почему это важно и как разработать эффективную стратегию, адаптированную к потребностям вашей организации.

Мы покажем вам, что защита ваших данных не обязательно должна быть сложной. Предпринимая небольшие, простые шаги, вы можете создать надежную защиту от потери данных и сохранить информацию вашей компании в безопасности.

Что такое предотвращение потери данных (DLP) в Google Workspace?

Проще говоря, предотвращение потери данных — это набор инструментов и политик, которые помогают защитить конфиденциальные данные вашей организации от несанкционированного доступа, распространения или утечки. Это дает администраторам контроль над обменом данными и доступом к приложениям, таким как Gmail, Drive и Chat. Правильное делегирование полномочий в Google Workspace также может сыграть решающую роль в управлении доступом к конфиденциальной информации.

Основная цель DLP в Google Workspace — обнаружение и предотвращение несанкционированной передачи или раскрытия информации пользователей. Это может включать:

• Личные данные (имена, электронные адреса, номера телефонов и т.д.).
• Финансовую информацию (номера кредитных карт, банковские счета).
• Конфиденциальные бизнес-данные (коммерческие тайны, интеллектуальная собственность).

DLP в Google Workspace сканирует содержимое файлов, электронных писем, чатов и других ресурсов, чтобы идентифицировать любую конфиденциальную информацию на основе настраиваемых политик и правил, установленных вашим администратором. Если обнаруживается потенциальная утечка данных, система может заблокировать действие, удалить конфиденциальную информацию или предоставить пользователю предупреждения о доступе.

Помимо проактивного предотвращения утечек данных, DLP также предоставляет отчеты и аналитику для понимания уровней риска и поведения пользователей со временем, связанных с обменом конфиденциальными данными. Эти данные позволяют обучать сотрудников и улучшать политики.

Несмотря на свою мощность, встроенные инструменты DLP от Google охватывают только среду Google Workspace. Для комплексной защиты вам могут понадобиться решения DLP, которые охватывают облачные аккаунты и локальные данные.

Типы решений для предотвращения потери данных

Существует три основных типа решений для предотвращения потери данных в Google Workspace:

• сетевые,
• конечные точки,
• и облачные.

Каждый из этих инструментов предоставляет различные возможности защиты данных Google Workspace для удовлетворения уникальных потребностей и требований бизнеса. Давайте рассмотрим их подробнее:

Компании часто внедряют комбинацию всех трех типов для более сильной защиты данных. Лучший подход зависит от того, где хранятся конфиденциальные данные и как они перемещаются внутри организации.

Сетевой DLP защищает пути передачи данных, конечный DLP блокирует активность на устройствах, а облачный DLP защищает данные на облачных платформах и в хранилище. Вместе они обеспечивают наложенные уровни мониторинга и контроля для предотвращения инцидентов потери данных в вашей организации.

Как работает система предотвращения потери данных в Google Workspace

Предотвращение потери данных — это многоступенчатый процесс, который включает:

1. Установка правил: Администраторы определяют правила и политики DLP из консоли администратора. Правила настраиваются для обнаружения и реагирования на потенциальные нарушения или инциденты DLP. Они могут быть простыми, например, предотвращением обмена определенными типами файлов с внешними пользователями, или сложными, например, использованием регулярных выражений для идентификации шаблонов конфиденциальной информации.
2. Сканирование DLP: DLP сканирует различные типы файлов, включая документы, изображения и сжатые файлы. Он сканирует содержимое в таких приложениях, как Sheets, Docs, Slides и Forms (для загрузки файлов). Например, DLP Google Drive сканирует рабочее пространство, включая электронные письма, документы и другие файлы, на наличие содержимого, соответствующего установленным правилам. Используются техники сопоставления шаблонов и машинного обучения для идентификации конфиденциальной информации, соответствующей заранее определенным правилам.
3. Действия: Когда обнаруживается потенциальное нарушение, Google Workspace DLP предпринимает действия на основе правил, установленных администратором. Это может включать:
   Блокировку — предотвращение обмена или отправки конфиденциальной информации за пределы компании.
   Предупреждение — уведомление пользователя о том, что он пытается поделиться конфиденциальной информацией, и предоставление ему возможности продолжить или изменить содержимое.
   Карантин — перемещение содержимого в безопасное место для проверки администраторами.
4. Оповещения и отчеты: Администраторы получают оповещения о любых нарушениях политики DLP. Эти оповещения обычно содержат информацию о пользователе, задействованном содержимом и предпринятых действиях. Google Workspace предоставляет панель управления инцидентами DLP для просмотра и управления инцидентами.

DLP также предлагает дополнительные функции, такие как классификация содержимого, которая помогает категоризировать данные в зависимости от их конфиденциальности, и маскировка данных.

Лучшие практики для предотвращения потери данных в Google Workspace

Чтобы предотвратить потерю данных, бизнесу следует следовать лучшим практикам защиты данных Google Workspace, особенно в публичной облачной среде:

Стратегия резервного копирования в облаке

Защита данных Google Workspace начинается с шага по обеспечению безопасности вашей информации, практика, которая часто недооценивается. Вот почему это важно:

• Резервные копии служат щитом от потери данных, что составляет более половины всех случаев потери данных.
• Они также защищают данные от ущерба со стороны таких лиц, как бывшие сотрудники или злонамеренные хакеры.

Частые резервные копии данных являются желательными. Чтобы обеспечить хорошую защиту данных Google Workspace, необходимо иметь механизм резервного копирования. Рассмотрите следующие критерии:

• Автоматизация: Используйте инструменты, которые автоматизируют процесс резервного копирования, уменьшая ручное вмешательство, превосходя базовые возможности синхронизации Google Workspace.
• Шифрование: Хотя Google Workspace шифрует данные при хранении и передаче, дополнительные меры шифрования через сторонние инструменты могут еще больше обеспечить безопасность ваших резервных копий, соответствуя более высоким стандартам безопасности или конкретным требованиям соответствия.

Надежная система резервного копирования добавляет уверенности при хранении ваших данных в облаке, предоставляя специализированные меры защиты.

Установление строгого контроля доступа и отслеживание обмена конфиденциальными данными

При использовании Google Drive, Google Docs или Google Sheets контроль доступа и возможность редактирования прав на ваши файлы являются первостепенными. Вот как вы можете эффективно управлять этим:

1. Используйте папки для организации файлов и определения настроек разрешений на уровне папок.
2. Чтобы обеспечить безопасность документов, предоставляйте доступ «Конкретным лицам», а не «Всем, у кого есть ссылка».
3. Обязательно пересматривайте и обновляйте разрешения на доступ.
4. Обучайте свою команду практикам обмена файлами.
5. Используйте центр безопасности Google Workspace для мониторинга активности обмена файлами.

Имейте в виду, что ограничение количества людей, имеющих доступ к информации, снижает вероятность утечек или несанкционированного доступа.

Включение двухэтапного входа

Двухэтапный вход (также известный как двухфакторная аутентификация или MFA) обеспечивает дополнительный уровень защиты. Вот почему это важно и как это настроить:

1. Он включает в себя что-то, что вы знаете (пароль), и что-то, что вы имеете (обычно ваш телефон).
2. Даже если кто-то угадает ваш пароль, он не сможет войти без второго фактора.
3. Чтобы включить его, перейдите в настройки консоли Google Admin и найдите «Двухэтапная проверка».
4. Вы можете использовать физические ключи безопасности, текстовые сообщения или приложение Google Authenticator.
5. Сделайте это обязательным для всех пользователей вашего Google Workspace.

Использование многофакторной аутентификации значительно усложняет хакерам доступ к вашим аккаунтам.

Защита от программ-вымогателей

Для защиты от программ-вымогателей вам понадобятся решения, которые могут действовать быстро и без человеческого вмешательства. Вот что вам нужно:

• Отслеживание изменений файлов и действий пользователей в реальном времени.
• Способность обнаруживать странные шаблоны шифрования.
• Автоматическое запрещение подозрительных IP-адресов или учетных записей пользователей.
• Мгновенные уведомления для вашей команды безопасности.
• Интеграция с вашими текущими инструментами безопасности.

С этими функциями вы можете остановить многие атаки программ-вымогателей до того, как они нанесут серьезный ущерб.

Автоматическое исправление зашифрованных файлов

Ускорьте восстановление после атак программ-вымогателей, настроив ваш Google Workspace DLP на:

1. Автоматическое обнаружение файлов, зашифрованных программой-вымогателем.
2. Наличие актуальной резервной копии всех ваших файлов.
3. Быстрое восстановление зараженных файлов до состояния до атаки.
4. Выполнение этого без ручного ввода для каждого файла.
5. Предоставление детального отчета о том, что было затронуто и что было восстановлено.

Этот автоматизированный подход экономит время и снижает потенциальный ущерб от атаки.

Мониторинг активности учетных записей

Чтобы защитить ваш Google Workspace, следует использовать автоматизированный инструмент, который отслеживает действия ваших сотрудников и подрядчиков. Таким образом, вы сможете быстро заметить любые изменения в настройках общего доступа, отследить, кто загружает конфиденциальные данные, и следить за тем, кто имеет доступ к сторонним программам в вашем рабочем пространстве. Используя этот инструмент, вы сможете предотвратить потенциальные проблемы безопасности до того, как они станут серьезными, и убедиться, что ваша конфиденциальная информация остается защищенной.

Помните, что хорошая защита данных Google Workspace — это непрерывный процесс. Пересматривайте и обновляйте свои правила и практики DLP.

Расширенная защита данных с Cloudfresh

Потеря данных является серьезным риском для бизнеса, который использует Google Workspace и другие облачные сервисы для хранения и обмена критически важной информацией. Невыполнение эффективной политики защиты от потери данных в Google Workspace может иметь серьезные последствия, включая соблюдение нормативных требований, утечку данных, потерю интеллектуальной собственности и другие проблемы.

Чтобы улучшить вашу стратегию DLP для Google Workspace и защитить ваши конфиденциальные данные, рассмотрите возможность сотрудничества с Cloudfresh, Google Cloud Premier Partner. Наша команда экспертов предлагает комплексные услуги Google Workspace, включая наш пакет расширенной защиты данных, предназначенный для укрепления безопасности данных вашей организации.

Не ждите, пока станет слишком поздно. Свяжитесь с Cloudfresh сегодня, чтобы узнать больше о наших услугах и о том, как мы можем помочь защитить критически важную информацию вашей организации в Google Workspace.