Mądrzejsze skalowanie: Jak Vente-unique.com przekształciło operacje i bezpieczeństwo dzięki Google Workspace

Wyzwania

Przed 2010 r. firma Vente-unique.com korzystała z fragmentarycznej mieszanki narzędzi, które utrudniały komunikację i wydajność:

• Ograniczenia poczty e-mail: Pracownicy korzystali z kont e-mail opartych na protokole POP z limitem 50 MB.
• Luki w komunikacji: Zespoły korzystały z podstawowych kont Skype, a licencje na oprogramowanie biurowe były niespójne.
• Operacyjne wąskie gardła: Różne systemy spowalniały współpracę i komplikowały przepływy pracy.

W miarę rozwoju Vente-unique.com potrzebował ujednoliconego i bezpiecznego systemu, który zapewniałby łatwy dostęp do poczty e-mail na różnych urządzeniach, umożliwiał współdzielenie kalendarzy i współpracę w czasie rzeczywistym, a także stanowił tańszą alternatywę dla tradycyjnego oprogramowania biurowego, które w tamtym czasie kosztowało 50 euro rocznie na użytkownika.

Rozwiązania

W 2010 r. firma Vente-unique.com przeszła na Google Workspace, co spowodowało całkowitą zmianę w sposobie współpracy i komunikacji zespołów:

Ulepszona komunikacja

• Gmail: Rozszerzona przestrzeń dyskowa, dostęp IMAP na różnych urządzeniach i ustrukturyzowane zarządzanie grupami.
• Kalendarz Google: Wprowadzono wspólne planowanie, poprawiając koordynację między zespołami.

Narzędzia do współpracy

• Dokumenty, Arkusze i Prezentacje Google: Umożliwiły edycję w czasie rzeczywistym, automatyczne tworzenie kopii zapasowych w chmurze i uproszczone udostępnianie dokumentów.

Zarządzanie plikami i łączność

• Dysk Google: Zapewnia nieprzerwaną synchronizację plików między urządzeniami.
• Google Meet: Zintegrowane wideokonferencje, usprawniające zdalną pracę zespołową.

Ciągłe innowacje

• Smart Compose (od 2020 r.): Sugerowane odpowiedzi na wiadomości e-mail w celu zwiększenia produktywności.
• Automatyzacja skryptów aplikacji: Niestandardowe przepływy pracy dla tłumaczeń, podsumowań wiadomości dla poszczególnych krajów i bezpośrednich transferów danych w Arkuszach.

Jeśli chodzi o zespoły, Google Workspace oferuje kilka korzyści dla użytkowników końcowych i administratorów IT.

Zwycięstwo zarówno dla pracowników, jak i działu IT

Pracownicy Vente-unique.com uznali przejście na Google Workspace za bezproblemowe dzięki znajomemu interfejsowi. Ponieważ wielu członków zespołu korzystało już z osobistych kont Google, wdrożenie było szybkie i intuicyjne. Dzięki całodobowemu dostępowi do wiadomości e-mail, dokumentów i narzędzi do współpracy, zespoły mogły pracować z dowolnego miejsca bez zakłóceń. Zintegrowane kontakty i kalendarze dodatkowo usprawniły planowanie i komunikację między działami.

Dla administratorów Google Workspace wprowadził potężne narzędzia do zarządzania, które uprościły operacje. Scentralizowane zarządzanie użytkownikami i grupami usprawniło wdrażanie i kontrolę kont, a skalowalne zarządzanie domenami umożliwiło łatwe dodawanie nowych jednostek biznesowych. Zaawansowane mechanizmy kontroli bezpieczeństwa zapewniły monitorowanie zagrożeń w czasie rzeczywistym i automatyczne alerty, zapewniając wyższy poziom ochrony. Wysokowydajne filtry poczty e-mail ograniczały spam i próby phishingu, a wbudowana rezerwacja zasobów usprawniała zarządzanie salami konferencyjnymi i współdzielonymi przestrzeniami.

Bezpieczeństwo pozostało najwyższym priorytetem, a uwierzytelnianie oparte na Google służyło jako podstawa podejścia Vente-unique.com. Pracownicy mogli uzyskać dostęp do wszystkich narzędzi biznesowych za pomocą jednego loginu, zmniejszając tarcia przy jednoczesnym zwiększeniu bezpieczeństwa. Jeśli konto Google zostało kiedykolwiek wyłączone, dostęp do wszystkich połączonych systemów został natychmiast cofnięty, minimalizując ryzyko i zapewniając bezpieczne środowisko cyfrowe.

Wyniki

Dzięki Google Workspace firma Vente-unique.com nie tylko zastąpiła stare systemy — zbudowała bardziej połączony, bezpieczny i wydajny fundament dla długoterminowego wzrostu, bezpośrednio przyczyniając się do imponującego GMV i przyszłych planów ekspansji.

1. Współpraca w czasie rzeczywistym i narzędzia oparte na chmurze zastąpiły przestarzałe, odłączone systemy.
2. Narzędzia bezpieczeństwa Google Workspace i wdrożenie SSO wzmocniły ochronę IT.
3. Dostęp do narzędzi biznesowych całodobowo umożliwił szybsze podejmowanie decyzji, co było kluczowe dla międzynarodowej ekspansji.
4. Niestandardowa automatyzacja w Arkuszach Google i App Script pozwoliła zaoszczędzić czas na powtarzalnych zadaniach.
5. Skalowalna, oparta na chmurze infrastruktura wspierała ekspansję firmy, jednocześnie utrzymując koszty pod kontrolą.

Rola Cloudfresh

Cloudfresh odegrał kluczową rolę w podróży Vente-unique.com z Google Workspace, oferując stałe wsparcie i konsultacje ekspertów w miarę rozwoju platformy. Ich partnerstwo zapewniło, że Vente-unique.com korzysta z konkurencyjnych cen i specjalnych warunków dostosowanych do jej strategii rozwoju. Oprócz korzyści finansowych, Cloudfresh nadal zapewnia strategiczne wskazówki, pomagając firmie zmaksymalizować potencjał w pełni scentralizowanego cyfrowego miejsca pracy.

Plany na przyszłość: Obejmowanie Gemini i nie tylko

Patrząc w przyszłość, Vente-unique.com jest gotowy do zintegrowania nadchodzących funkcji Gemini ze swoim przepływem pracy:

1. Gemini 2025: Chociaż Gemini jest wciąż na wczesnym etapie rozwoju, już wykazało obiecujące możliwości, zwłaszcza w zakresie podsumowywania długich wiadomości e-mail i pomocy w redagowaniu komunikacji.
2. Ciągłe doskonalenie: Firma dokładnie monitoruje ulepszenia, takie jak usprawnione funkcje wyszukiwania wiadomości e-mail i przewidywana francuska transkrypcja nagrań spotkań, zanim w pełni zintegruje te narzędzia.
3. Dalsze ulepszenia: Vente-unique.com pozostaje zaangażowana w wykorzystywanie najnowocześniejszych technologii w celu utrzymania przewagi konkurencyjnej, dalszego usprawniania operacji i wspierania swojej strategii międzynarodowego wzrostu na dużą skalę.

Dzięki strategicznej współpracy z Cloudfresh i ciągłej ewolucji Google Workspace, Vente-unique.com nadal wyznacza punkt odniesienia w rozwoju opartym na technologii w branży e-commerce.