Ochrona każdej przestrzeni roboczej: Jak Personio zbudowało bezpieczniejsze środowisko Google Workspace z CloudM i Cloudfresh

Dla firmy Personio rozwój oznaczał więcej pracowników, intensywniejszą współpracę i więcej zasobów wymagających ochrony. Właśnie wtedy firma zwróciła się do Cloudfresh. Dziś jej środowisko Google Workspace jest kompleksowo zabezpieczone, a każdy jego element został sprawdzony i odpowiednio chroniony. Dzięki wdrożeniu CloudM kopie zapasowe działają w tle, dbając o bezpieczeństwo plików i e-maili, dzięki czemu zespół może swobodnie współpracować i w pełni skupić się na swoich zadaniach.

Wyzwanie: Szybki wzrost i ochrona kluczowych zasobów

Wraz z rozwojem firmy rosło jej uzależnienie od Google Workspace. Jednak skala działalności przynosi nowe poziomy złożoności. Wewnętrzny zespół IT Personio chciał mieć pewność, że ich konfiguracja jest nie tylko funkcjonalna, ale także bezpieczna, gotowa na przyszłe wyzwania i łatwa w zarządzaniu – od administracji użytkownikami po ochronę danych.

Zespół wiedział, że musi:

• Przeprowadzić kompleksowy audyt środowiska Google Workspace
• Zidentyfikować luki w zabezpieczeniach i usprawnić kontrolę dostępu
• Wdrożyć niezawodny system kopii zapasowych dla e-maili, plików i kalendarzy
• Nawiązać współpracę z zaufanym partnerem, który zaoferuje stałe wsparcie i doradztwo

Rozwiązanie: Przemyślane bezpieczeństwo i niezawodny backup z CloudM

Cloudfresh skupił się na dwóch priorytetach: wzmocnieniu bezpieczeństwa Google Workspace w Personio oraz wdrożeniu niezawodnego systemu kopii zapasowych. Celem było nie tylko rozwiązanie pojedynczych problemów, ale zbudowanie solidnego i gotowego na przyszłość fundamentu, który będzie wspierać rozwój firmy i codzienną współpracę.

Szczegółowy audyt środowiska Google Workspace

Od samego początku Cloudfresh podchodził do tego projektu z najwyższą starannością. Nasz zespół ekspertów Google Workspace blisko współpracował z kierownictwem działów IT i bezpieczeństwa Personio, aby zrozumieć strukturę, kulturę organizacyjną i plany rozwoju firmy.

W ramach dogłębnego audytu bezpieczeństwa zbadaliśmy środowisko Google Workspace, analizując:

• Poziomy dostępu i uprawnienia.
• Role i obowiązki administratorów.
• Środki zapobiegania utracie danych (DLP).
• Polityki wewnętrzne i potencjalne luki w zabezpieczeniach.

Rezultatem był jasny i praktyczny plan działania, dostosowany do sposobu funkcjonowania firmy. Eksperci Cloudfresh zidentyfikowali dobrze działające mechanizmy, wskazali obszary wymagające uwagi i przedstawili rekomendacje, jak dostosować poziom zabezpieczeń do najlepszych praktyk branżowych – wszystko to bez zakłócania bieżącej pracy.

Wprowadzenie CloudM: Niezawodny backup, przemyślane wdrożenie

Dla firm takich jak Personio, gdzie cyfrowe środowisko pracy przechowuje kluczowe dokumenty, historię współpracy i dane operacyjne, backup to nie tylko odzyskiwanie danych, ale przede wszystkim zapewnienie ciągłości działania i kontroli. Analiza wykazała, że CloudM Backup jest idealnym rozwiązaniem: działa automatycznie, obejmuje wszystkie aplikacje Google Workspace i pozwala w kilka minut przywrócić dokładnie te dane, które są potrzebne, zapewniając produktywność zespołów w każdej sytuacji.

Zespół IT Personio zyskał:

• Konfigurację dla wielu domen i jednostek organizacyjnych (OU).
• Codzienne, zautomatyzowane kopie zapasowe.
• Granularne opcje odzyskiwania danych.
• Przejrzyste panele administracyjne.

Cloudfresh skonfigurował CloudM tak, aby odpowiadał złożoności organizacyjnej firmy, zapewniając ochronę danych każdego działu zgodnie z wymaganymi poziomami dostępu i zgodnością z przepisami. System automatycznie tworzy kopie zapasowe Gmaila, Dysku, Kalendarza, Kontaktów i innych usług co 24 godziny. Niezależnie od tego, czy chodzi o jednego e-maila, czy o całe konto użytkownika, administratorzy mogą teraz natychmiast odzyskać potrzebne dane. Jednocześnie intuicyjny interfejs daje zespołowi stały wgląd w status i wydajność backupu.

Eksperci Cloudfresh zapewnili również dedykowaną dokumentację, szkolenia i sesje wsparcia na żywo, aby każdy administrator po stronie klienta czuł się w pełni kompetentny do zarządzania systemem. Dzięki CloudM firma Personio zyskała niezawodną i dyskretną warstwę ochrony, która działa w tle, pozwalając zespołom skupić się na rozwoju.

Rezultaty: Zaufanie, przejrzystość i fundament gotowy na przyszłość

Celem projektu nie była rewolucja, ale wzmocnienie istniejących systemów, odpowiedź na realne potrzeby za pomocą praktycznych rozwiązań oraz zapewnienie, by zespoły mogły działać dalej ze spokojem i pewnością siebie.

Dzięki praktycznemu wsparciu i doradztwu Cloudfresh, firma osiągnęła następujące rezultaty:

• Wzmocnienie bezpieczeństwa w całym środowisku Google Workspace.
• Standaryzacja procesów wewnętrznych i praktyk DLP.
• Wdrożenie CloudM Backup w celu zapewnienia niezawodnej i ciągłej ochrony danych.
• Umożliwienie zespołom wewnętrznym samodzielnego działania dzięki odpowiednim narzędziom.

Zespół Cloudfresh zoptymalizował role administratorów, zweryfikował uprawnienia dostępu i wdrożył jaśniejsze struktury zarządzania prawami i obowiązkami użytkowników. Zmniejszyło to potencjalne luki w zabezpieczeniach i ułatwiło zarządzanie środowiskiem Workspace na dużą skalę. Ponadto Cloudfresh dostosował polityki do sprawdzonych standardów branżowych, co pomogło zapewnić spójność między działami i zredukowało ryzyko błędu ludzkiego lub niedopatrzenia w przetwarzaniu danych.

Dzięki codziennym, automatycznym kopiom zapasowym Personio dysponuje teraz bezpiecznym i przejrzystym systemem ochrony danych z Gmaila, Dysku, Kalendarza, Kontaktów i innych usług. Pliki, e-maile i dane użytkowników można precyzyjnie przywrócić – niezależnie od tego, czy jest to pojedynczy dokument, czy całe konto.

Nasi eksperci CloudM stworzyli dedykowaną dokumentację, przeprowadzili szkolenia i zadbali o to, by administratorzy IT byli w pełni przygotowani do zarządzania, monitorowania i adaptacji swojego środowiska w przyszłości.

Ostatecznie Personio zyskało solidny fundament, który wspiera codzienną pracę, przyszły rozwój i zapewnia spokój ducha. Dane firmy są chronione, zespoły mają dostęp do bieżących informacji, a organizacja może skupić się na tym, co najważniejsze – na swoich ludziach.

Korzystanie z Gemini

W Personio Gemini jest naturalną częścią codziennej pracy. Zespół wykorzystuje narzędzie do generowania podsumowań spotkań i list zadań, co pomaga zachować spójność i koncentrację na celach. Eliminuje to potrzebę ręcznego sporządzania notatek i późniejszego monitorowania ustaleń. Takie inteligentne wsparcie usprawnia komunikację i współpracę, dzięki czemu spotkania zespołowe stają się bardziej produktywne.

Gemini to tylko jedno z narzędzi w szerszym pakiecie AI, do którego poznawania i wykorzystywania firma aktywnie zachęca pracowników. Poza spotkaniami, pomaga ono w redagowaniu e-maili, porządkowaniu notatek i generowaniu pomysłów. Przejmując rutynowe i powtarzalne zadania, Gemini pozwala zespołom poświęcać więcej czasu na priorytety strategiczne i kreatywne rozwiązywanie problemów.

Firma postrzega Gemini jako potężnego partnera, który na co dzień wspiera jej procesy pracy. W miarę dalszego poznawania narzędzi AI, Personio pozostaje otwarte na odkrywanie nowych sposobów, w jakie Gemini może wspierać realizację zadań. Pomaga to zachować elastyczność i produktywność w dynamicznie zmieniającym się środowisku.

Współpraca z Cloudfresh

Ten projekt charakteryzowała bliska współpraca i wzajemne zrozumienie. Od samego początku Cloudfresh ściśle współpracował z zespołem Personio, poświęcając czas na dogłębne zrozumienie unikalnych potrzeb i planów rozwoju klienta.

Zamiast oferować uniwersalne rozwiązanie, każdy krok dostosowywaliśmy do kultury organizacyjnej i standardów bezpieczeństwa Personio. Nasz zespół uczestniczył w cotygodniowych spotkaniach przeglądowych z liderami IT i bezpieczeństwa klienta, udostępniał szczegółowe raporty po każdym etapie audytu i modyfikował rekomendacje w oparciu o wewnętrzne procesy decyzyjne firmy. Takie podejście łączyło wiedzę techniczną z transparentną komunikacją, dzięki czemu zespoły Personio były w pełni zaangażowane i miały zaufanie do każdej podejmowanej decyzji.

Jako zaufany partner chmurowy, za cel postawiliśmy sobie stworzenie fundamentu, który nie tylko spełnia dzisiejsze wymagania, ale będzie mógł ewoluować wraz z przyszłym rozwojem firmy.

Jak Cloudfresh pomaga chronić to, co Państwo stworzyli

W Cloudfresh rozumiemy, że za każdym cyfrowym środowiskiem pracy stoją prawdziwi ludzie wykonujący wartościową pracę. Narzędzia powinny ich wspierać, a nie tworzyć dodatkowe przeszkody. Dlatego skupiamy się na tworzeniu rozwiązań dopasowanych do Państwa unikalnego stylu pracy, zamiast zmuszać do adaptacji w ramach sztywnych systemów.

Pomagamy rozwijającym się zespołom poprzez:

• Zapewnianie bezpieczeństwa danych dzięki zaufanym rozwiązaniom, takim jak CloudM, aby nie musieli się martwić o utratę ważnych plików czy e-maili.
• Optymalizowanie i zabezpieczanie środowiska Google Workspace w sposób, który wspiera rozwój firmy i zgodność z przepisami.
• Dostarczanie jasnych wytycznych i wsparcia dla zespołów IT, aby mogły one z pełnym przekonaniem zarządzać systemami – zarówno teraz, jak i w przyszłości.
• Wspieranie we wdrażaniu nowych funkcji, narzędzi i asystentów AI, takich jak Gemini, w tempie dopasowanym do Państwa rytmu pracy.

Jako Google Cloud Premier Partner, pomagamy uczynić pracę łatwiejszą, bezpieczniejszą i lepiej zintegrowaną, zachowując przy tym właściwą równowagę między bezpieczeństwem, innowacjami a wsparciem.

Gotowi, aby uzyskać więcej korzyści z Google Workspace i CloudM? Zapraszamy do rozmowy.