Jak połączyć konta Google Workspace

W niektórych przypadkach zarządzanie wieloma kontami Google Workspace jest po prostu niepraktyczne. Przychodzi taki moment, że zebranie wszystkiego pod jednym dachem ma największy sens. Niestety technologiczny gigant nie oferuje możliwości „łączenia kont Google Workspace” jednym kliknięciem (o ile oczywiście nie masz co najmniej 5000 użytkowników w każdej Konsoli), więc będziesz musiał zakasać rękawy i zająć się procesem krok po kroku. 

Ten przewodnik wyjaśni Ci to w sposób jasny i prosty. Na koniec wszystkie dane i użytkownicy zostaną starannie skonsolidowane w jednej konsoli administracyjnej, bez zakłócania pracy zespołu. 

Po co łączyć konta Google Workspace?

Istnieje wiele powodów, dla których warto łączyć konta, ale większość z nich sprowadza się do większej wydajności i oszczędności. Na przykład: 

• Kiedy dwie organizacje łączą się — jak w przypadku fuzji i przejęć — łatwiej jest zarządzać jednym kontem zamiast dwoma oddzielnymi systemami. 

• Zarządzanie wieloma konsolami administratora może szybko stać się chaotyczne. Łączenie kont ułatwia życie zarówno administratorom, jak i użytkownikom. 

• Może Twoja firma działa pod kilkoma nazwami domen, ale zarządzanie nimi za pomocą oddzielnych kont jest uciążliwe. 

Niezależnie od powodu, cel jest ten sam: przenieść wszystko z jednego obszaru roboczego (nazwijmy to Organizacja B) w inny (Organizacja A), zachowując jednocześnie płynność działania. 

Jak połączyć dwa konta Google Workspace

Krok 1: Przygotuj Organizację A 

Organizacja A będzie działać jako Twoje konto podstawowe — to, na które będą trafiać wszystkie dane z Organizacji B. Aby to przygotować, skonfiguruj konta w Organizacji A dla każdego użytkownika w Organizacji B. Te konta będą miejscami docelowymi dla wszystkich migrowanych danych (np. alice@OrganizacjaB.com → alice@OrganizacjaA.com). 

Krok 2: Przed migracją 

Wyzwaniem związanym z migracją nie jest sam transfer, ale etapy przygotowania i działań następczych. 

1. Oceń ryzyko migracji — określ, jak bardzo jest ona konieczna i jaki poziom utraty danych jest akceptowalny. Należy pamiętać, że istnieją limity i ograniczenia dotyczące przesyłania niektórych danych pomiędzy usługami. 
2. Utwórz szczegółową listę kontrolną dla każdego etapu migracji (przed, w trakcie i po). Zwróć szczególną uwagę na proces przenoszenia domeny, ponieważ wszystkie konta będą musiały zostać tymczasowo odłączone od domeny. Oznacza to, że wszelkie e-maile wysłane w tym okresie na konta podlegające migracji mogą zostać utracone. 
3. Sprawdź u swojego dostawcy usług hostingowych, czy możliwe jest przekazywanie wiadomości e-mail podczas odłączania i ponownego podłączania domeny. Skonfiguruj regułę przekazywania po stronie dostawcy usług hostingowych. 
4. Upewnij się, że usługi innych firm nie stracą dostępu podczas migracji. 
5. Zidentyfikuj wszystkie łącza do dokumentów publicznych, określ ich liczbę i zaplanuj sposób ich aktualizacji lub wymiany. 
6. Zaplanuj datę migracji i przekaż plan wszystkim pracownikom, uwzględniając potencjalne problemy lub ważne kwestie. 
7. Przygotuj listy kontrolne zarówno dla migracji głównej, jak i wszelkich migracji delta (przyrostowych). 

Krok 3: Przenieś dane z Organizacji B do Organizacji A 

Gdy konta są już gotowe, czas przejść do danych. Oto jak: 

E-maile 

Skorzystaj z Google Workspace Usługa migracji danych (DMS) aby przenieść e-maile z Organizacji B do Organizacji A, a następnie połączyć konta Google Workspace. W konsoli administracyjnej Organizacji A: 

1. Idź do Migracja danych i skonfiguruj Organizację B jako źródło. 
2. Zamapuj każdego użytkownika w Organizacji B na odpowiadające mu konto w Organizacji A. 
3. Rozpocznij migrację i pozwól jej działać. 

Pliki na dysku 

W przypadku Dysku Google musisz pobrać pliki z Organizacji B i przesłać je do Organizacji A. Administratorzy mogą to zrobić samodzielnie za pomocą: 

• Google Takeout łamie strukturę i uprawnienia dostępu, ale pozwala pobrać wszystko za darmo. 

• DMS może przenosić tylko e-maile, o ile były przechowywane przy użyciu protokołu IMAP. Jeśli potrzebujesz oryginalnych wiadomości e-mail, migrację można przeprowadzić za pośrednictwem interfejsu API, ale wiąże się to z ograniczeniem liczby przesyłanych obiektów. 

• CloudM jest usługą płatną, jednak automatyzuje proces migracji (jeżeli nie posiadasz jeszcze odpowiedniej wiedzy specjalistycznej, rozważ skontaktowanie się ze zweryfikowanym Partner Google Workspace). 

Zapisy rozliczeniowe 

Przed zamknięciem Organizacji B pobierz wszelkie zapisy rozliczeniowe lub faktury, które mogą być potrzebne do przyszłych celów księgowych lub podatkowych. Zalecamy pozostawienie konta aktywnego nawet po zakończeniu migracji i zweryfikowaniu, czy wszystko zostało poprawnie przesłane. Zamiast go usuwać, zmień wersję płatnych licencji na Identyfikacja w chmurze za darmo zachowaj 1–2 płatne licencje do czasu, aż będziesz mieć pewność, że migracja została całkowicie ukończona. 

Krok 4: Zamknij konto Workspace Organizacji B 

Gdy wszystkie dane zostaną przeniesione do Organizacji A i potwierdzone, czas zamknąć konto w Organizacji B. Aby to zrobić, zakończ wszystkie aktywne subskrypcje, takie jak licencja Google Workspace, aplikacje z Marketplace lub dodatkowy plan miejsca na dane. Gdy będziesz mieć 100% pewności, że wszystko zostało przeniesione, usuń konto Workspace w Organizacji B. 

Krok 5: Dodaj Organizację B do Organizacji A 

Teraz, gdy Organizacja B nie jest już oddzielnym kontem, możesz je dodać w konsoli administracyjnej Organizacji A. Ten krok umożliwia użytkownikom zachowanie oryginalnych adresów e-mail @OrganizacjaB.com podczas zarządzania w ramach Organizacji A. 

Oto jak: 

1. Idź do Domeny w Konsoli administracyjnej organizacji A i kliknij Zarządzaj domenami. 
2. Wybierz Dodać domenę i wprowadź dane Organizacji B. 
3. Zweryfikuj własność organizacji B. Google udostępnia kilka metod weryfikacji, takich jak dodanie rekordu TXT do ustawień DNS Organizacji B. 
4. Po zweryfikowaniu Organizacja B stanie się częścią środowiska Workspace Organizacji A jako alias lub domena dodatkowa. 

Krok 6: Zaktualizuj adresy e-mail 

Aby ułatwić użytkownikom pracę, zaktualizuj ich adresy e-mail w Organizacji A, aby były zgodne z ich pierwotnymi adresami w Organizacji B (np. alice@OrganizacjaA.com → alice@OrganizacjaB.com). 

Dzięki temu będą mogli bez przeszkód nadal wysyłać i odbierać e-maile ze znanego adresu @OrganizacjaB.com. Ponadto mogą cieszyć się korzyściami płynącymi z zarządzania w ramach jednej konsoli administracyjnej. 

Gratulacje! Udało Ci się teraz połączyć konta Google Workspace. 

O czym należy pamiętać

Chociaż kroki są dość proste, jest kilka rzeczy, na które należy zwrócić uwagę: 

• Uruchom ostateczną migrację delta poza godzinami pracy. Połączenie kont Google Workspace może zająć trochę czasu, a nie chcesz, aby Twój zespół został zablokowany w środku dnia pracy. 

• Zanim udostępnisz to wszystkim, przetestuj proces krok po kroku z małą grupą użytkowników. To najlepszy sposób na wczesne wykrycie i rozwiązanie wszelkich problemów. 

• Niektóre udostępnione pliki mogą utracić uprawnienia podczas migracji. Poproś użytkowników, aby dokładnie sprawdzili swoje pliki na Dysku i w razie potrzeby udostępnili je ponownie. 

• Upewnij się, że konta Organizacji A mają wystarczającą ilość miejsca na przychodzące dane. W razie potrzeby zaktualizuj plany przechowywania. 

Dlaczego warto się starać

Po zakończeniu migracji wszystko będzie w jednej konsoli administracyjnej, a Twój zespół będzie mógł skupić się na tym, co robi najlepiej, bez konieczności zajmowania się wieloma systemami. Oto, co zyskasz: 

• Zarządzanie użytkownikami, uprawnieniami i rozliczeniami jest znacznie łatwiejsze, gdy wszystko jest w jednym miejscu. 

• Użytkownicy mogą zachować swoje oryginalne adresy e-mail, podczas gdy Twój zespół może korzystać ze scentralizowanych operacji. 

• Wyeliminujesz zduplikowane subskrypcje i uzyskasz kontrolę nad wykorzystaniem zasobów. 

• Dyski współdzielone, kalendarze i inne narzędzia będą działać natywnie. 

O nas

Łączenie kont Google Workspace może wydawać się trudne, ale przy jasnym planie i odrobinie cierpliwości jest to całkowicie wykonalne. Po skonsolidowaniu wszystkiego na jednym koncie, a. uprościsz operacje, b. obniżysz koszty i c. poprawisz współpracę między zespołami. 

Wykonaj poniższe kroki, nie spiesz się i nie bój się zwrócić do Doradztwo Google Workspace jeśli potrzebujesz pomocy. Ostatecznie otrzymasz przejrzystą i wydajną konfigurację, która ułatwi każdemu pracę, przy wsparciu Cloudfresh, globalnego partnera Google Cloud Premier specjalizującego się w transformacji pracy.