Jak firma Swizy zmniejszyła wydatki na narzędzia o 20% dzięki Google Workspace

💬 Kiedy rosnące zespoły miały trudności z synchronizacją, Swizy znalazło rozwiązanie. We współpracy z nami przenieśli wszystko do jednej prostej, połączonej przestrzeni.

Dzięki wsparciu Cloudfresh zespół przeszedł na Google Workspace i stał się częścią tego, jak pracują każdego dnia, w każdym zespole.

Wyzwanie: powolna współpraca i ograniczona skalowalność

Swizy rozszerzyło swoją działalność na całą Francję, od Lognes i Hœnheim po regionalne centra. Ich zespoły potrzebowały bardziej połączonego sposobu pracy. Ich istniejące narzędzia, choć funkcjonalne, nie wspierały poziomu koordynacji i widoczności, do którego dążyli.

Udostępnianie dokumentów nie było scentralizowane. Komunikacja między biurami wymagała dodatkowych kroków. Procesy wdrażania były zróżnicowane. A zarządzanie dostępem i danymi na wielu platformach stawało się coraz bardziej czasochłonne.

Aby nadążyć za rozwojem, firma postanowiła zbudować ujednoliconą, bezpieczną cyfrową przestrzeń roboczą, która mogłaby wspierać współpracę, gdziekolwiek znajdowały się jej zespoły.

Rozwiązanie: Bezpieczna i zoptymalizowana cyfrowa przestrzeń robocza

Swizy zwróciło się do Google Workspace, a Cloudfresh pomógł im wykonać skok bez pominięcia żadnego kroku. Pełna migracja z poprzednich narzędzi została przeprowadzona szybko i bez zakłóceń.

Konfiguracja stworzona dla zespołów

Od pierwszych rozmów Cloudfresh przyjął praktyczne podejście, zagłębiając się w strukturę klienta, role i codzienne przepływy pracy.

Zaoferowaliśmy dostosowane doradztwo, aby dostosować Google Workspace do sposobu działania ich zespołów, zapewniając, że konfiguracja będzie wspierać płynną współpracę, bezpieczny dostęp i przyszły rozwój.

W rezultacie Cloudfresh zapewnił podstawę, która jest łatwa w zarządzaniu, elastyczna w różnych działach i gotowa do skalowania w miarę rozwoju firmy.

Ujednolicona platforma, znane narzędzia

Wraz z ekspertami Cloudfresh Workspace, Swizy wprowadziło Gmail, Drive, Docs, Sheets, Slides, Meet i Chat do codziennego użytku we wszystkich lokalizacjach. W ten sposób nasz partner uzyskał następujące korzyści:

• Wszyscy mieli dostęp do tych samych narzędzi i tych samych informacji
• Zespoły mogły zdalnie współpracować nad dokumentami w czasie rzeczywistym
• Spotkania mogły być planowane i przeprowadzane z łatwością, zarówno w biurze, jak i w całym kraju
• Pliki były przechowywane i udostępniane na Dysku, z jasnym prawem własności, dostępem i kontrolą wersji

Wszystko to było wspierane przez staranny proces migracji konta, zapewniający brak zakłóceń w codziennych operacjach klienta i czyste przeniesienie ze starych systemów. Rezultatem był pojedynczy, bezpieczny ekosystem, z mniejszą liczbą aplikacji, mniejszym hałasem i większą spójnością.

Łatwiejsze i szybsze wdrożenie

Cloudfresh pomógł firmie Swizy usprawnić wdrażanie poprzez wdrożenie wspólnych szablonów dla wspólnych dokumentów i przepływów pracy, zapewniając spójność między zespołami i lokalizacjami. Nowi pracownicy nie tracą już czasu na rozgryzanie procesów lub tworzenie zasobów od podstaw.

Wprowadzając uproszczone zarządzanie dostępem, zespoły IT i HR zmniejszyły opóźnienia w przyznawaniu uprawnień, dzięki czemu nowi pracownicy mają natychmiastowy dostęp do potrzebnych narzędzi i danych.

Wstępnie skonfigurowane przestrzenie robocze dostosowane do konkretnych ról pomogły pracownikom rozpocząć pracę, minimalizując przestoje i przyspieszając produktywność od pierwszego dnia.

Prosta i bezpieczna kontrola administratora

Dzięki Cloudfresh zespół administratorów Swizy zyskał widoczność i spokój ducha:

• Ujednolicony pulpit nawigacyjny do zarządzania kontami i uprawnieniami
• Proste, obejmujące całą organizację egzekwowanie najlepszych praktyk (takich jak weryfikacja dwuetapowa, kontrola udostępniania danych i bezpieczne zarządzanie dostępem)
• Łatwiejsze aktualizacje dostępu grupowego w miarę rozwoju zespołów

Wyniki osiągnięte przez Swizy dzięki Google Workspace i wsparciu Cloudfresh

Migrując do Google Workspace, firma dała każdemu zespołowi narzędzia do szybszego działania, zachowania zgodności i ograniczenia pracy. Oto, co się zmieniło:

Jak Gemini wspiera codzienną pracę

Zespoły Swizy zaczęły odkrywać Gemini, wbudowanego asystenta AI Google Workspace, wkrótce po uruchomieniu i szybko znalazły wartość w prostych, codziennych zadaniach.

Gmail

Zamiast zaczynać e-maile od zera, członkowie zespołu używają teraz Gemini w Gmailu do tworzenia szybkich, dopracowanych wersji roboczych, co jest szczególnie pomocne w przypadku wewnętrznych aktualizacji lub komunikacji z klientami, które wcześniej zajmowały więcej czasu.

Dokumenty

W Dokumentach, Gemini pomaga uporządkować notatki ze spotkań i wewnętrzną dokumentację, ułatwiając wszystkim zrozumienie kluczowych punktów bez konieczności ponownego czytania długich wątków.

Arkusze

W Arkuszach wspierano liderów zespołów w firmie, podsumowując informacje zwrotne, przygotowując cotygodniowe raporty i organizując nieprzetworzone dane, oszczędzając czas i zmniejszając liczbę kontaktów zwrotnych. Te małe zmiany dały zauważalną różnicę: mniej pracy ręcznej, szybszy zwrot i mniej blokad w codziennym przepływie.

Współpraca z Cloudfresh

Cloudfresh rozpoczął od dogłębnej analizy sposobu pracy zespołów Swizy i ich codziennych potrzeb. Migracja konta została starannie zaplanowana, aby uniknąć zakłóceń w codziennej pracy, a wszystko odbywało się w stałym tempie. Nawet gdy wszystko już działało, wsparcie nie ustało. Za każdym razem, gdy pojawiały się pytania lub potrzebne były drobne zmiany, zespół wiedział, że ma do kogo się zwrócić.

Co dalej

Nasz klient bacznie obserwuje nowe funkcje w Google Workspace, a my w Cloudfresh pomagamy mu być na bieżąco z najnowszymi osiągnięciami. Są szczególnie zainteresowani tymi, które jeszcze bardziej wspierają współpracę hybrydową i ograniczają pracę ręczną. Ich cel jest prosty: pozostać szczupłym, pozostać w kontakcie i nadal ułatwiać pracę swoim zespołom.

A gdy te potrzeby ewoluują, profesjonalne usługi Google Workspace od Cloudfresh będą im towarzyszyć, wspierając ich ewolucję wiedzą i troską.

Jak Cloudfresh pomaga lepiej wykorzystać Google Workspace

Cloudfresh współpracuje z zespołami, aby przekształcić Google Workspace w konfigurację, która naprawdę pasuje do ich sposobu pracy. Od strategii i wdrażania po automatyzację i bieżące wsparcie, pomagamy kształtować przestrzeń roboczą, która oszczędza czas, zwiększa widoczność i skaluje się wraz z firmą.

Jako Global Google Cloud Premier Partner wspieramy firmy w dostosowywaniu Google Workspace do rzeczywistych celów biznesowych — nie tylko narzędzi, ale znaczących przepływów pracy.

Niezależnie od tego, czy dopiero zaczynasz, czy jesteś gotowy, aby dopracować swoją konfigurację, pomożemy Ci uzyskać jak największą wartość z każdej funkcji.

Jeśli myślisz, że może nadszedł czas na prostszy, bardziej połączony sposób pracy, jesteśmy tutaj, aby pomóc Ci to osiągnąć, razem.