Przypadek Klienta: Laba Group

Jak Laba Group wykorzystuje Asana do koordynacji pracy ponad 700 pracowników

O firmie

Laba Group — jest międzynarodową firmą EdTech, która przez 9 lat swojego istnienia wyrosła na międzynarodowego gracza, reprezentowanego na rynku 8 krajów. W portfolio firmy znajduje się pięć marek edukacyjnych: Laba — szkoła biznesu, Skvot — szkoła kultury popularnej, robot_dreams — platforma edukacyjna do rozwoju w IT, Vocabulaba — angielska szkoła zawodów oraz elvtr — szkoła internetowa w USA oraz Zjednoczone Królestwo.

Misją firmy jest zmieniać życie na lepsze przy pomocy aktualnej i systematycznej wiedzy. W tym celu zespół uruchomił już ponad 1000 innowacyjnych kursów, w których uczestniczyło ponad 154 000 uczniów na całym świecie. Zostanie jednorożcem na rynku edukacji online to ambitny cel firmy. Nad realizacją tego celu pracuje duży, globalny zespół składający się z ponad 700 pracowników, więc bez narzędzia, które pomogłoby zsynchronizować wszystkich, zarządzać projektami i mieć wszystko pod kontrolą, byłoby to niemożliwe. Takim rozwiązaniem dla firmy było narzędzie Asana, z którego zespół korzysta już z ponad 6 lata.

Wyzwania

Zespół Laba Group rozpoczął swoją podróż od ręcznego zarządzania procesami, bez jednego rozwiązania do planowania zadań, co doprowadziło do zamieszania między zespołami. Działy pracowały oddzielnie od siebie, a brak automatyzacji zmuszał je do marnowania cennego czasu na rutynowe czynności.

Dodatkowo skalowanie firmy wymagało nie tylko koordynacja operacyjna, ale także przejrzystość podziału zadań i odpowiedzialności. Było oczywiste, że do dalszego rozwoju potrzebna była platforma, która połączy wszystkie te aspekty w jeden system.

Rozwiązanie

Ponad sześć lat temu Laba Group zdecydowała się na Asanę — i wybór ten w pełni się uzasadnił. Dzięki intuicyjnemu interfejsowi platformy zespół szybko opanował nowe narzędzie. Asana stała się pojedynczym punktem wejścia do zadań, gdzie każdy pracownik może nie tylko zobaczyć, nad czym pracują inni, ale także jasno zrozumieć swoje priorytety.

Dziś Laba Group wykorzystuje Asanę we wszystkich działach — od HR i marketingu po IT. Platforma pomaga organizować osobiste projektowanie, koordynuje zespoły, analizuje postępy, a nawet integruje się z innymi narzędziami, takimi jak Jira, Coda i Google Drive.

Kluczowe cechy Asany wykorzystywane przez zespoły Laba Group:

• Portfolio: Portfolio w Asanie stały się kluczowym narzędziem zarządzania projektowanie, które obejmują kilka rynków. Dzięki tej funkcji zespół może łączyć dane z różnych rynków w jednym miejscu. Na przykład w celu przygotowania studiów przypadków lub analizy wyników każdego rynku. Pozwala to na uzyskanie pełnego obrazu sytuacji i podjęcie strategicznych decyzji w oparciu o aktualne dane.
• Automatyzacja: Automatyzacja w Asanie znacznie upraszcza pracę zespołów, zmniejszając potrzebę ręcznego wprowadzania danych. Przykładowo podczas tworzenia zadań zespół kreatywny korzysta z szablonów, które automatycznie generują 10-15 podzadań. Do zadań automatycznie dodawane są tagi, kierujące je na odpowiednie tablice. Takie podejście ogranicza błędy i oszczędza czas, pozwalając pracownikom skupić się na zadaniach strategicznych, a nie na nich rutynowych.
• Zarządzanie obciążeniem: Funkcja Obciążenie daje możliwość monitorowania poziomu obciążenia pracą każdego pracownika lub zespołu w czasie rzeczywistym. Narzędzie pozwala w przejrzysty sposób zobaczyć, ile czasu potrzeba na wykonanie określonego zadania, budując pełny obraz obciążenia pracą pracownika. Na tej podstawie liderzy zespołów otrzymują pulpity nawigacyjne do szczegółowej analizy obciążenia pracą, co pozwala efektywnie zaplanować pracę tygodniową, miesięczną, a nawet kwartalną. Pomaga to uniknąć przeciążenia lub, odwrotnie, niedociążenia pracowników.

Pracownicy mogą również tworzyć osobiste zadania lub projekty w Asanie, aby organizować własne zadania. Pozwala każdemu w wygodny sposób zorganizować własny przepływ pracy, zachowując wszystkie szczegóły w jednej cyfrowej przestrzeni, dostępnej w dowolnym miejscu i czasie.

Wyniki

Wyniki wdrożenia Asany są imponujące. Ponad 700 pracowników pracuje w tym systemie każdego dnia, co czyni go centralnym elementem przepływu pracy w firmie. Firma jasno definiuje: jeśli zadania nie ma w Asanie, po prostu nie istnieje.

Jedną z największych korzyści jest lepsza współpraca między zespołami. Teraz każdy projekt ma przejrzystą strukturę, a działy harmonijnie ze sobą współdziałają. Wszystkie procesy są przejrzyste i każdy widzi, na jakim etapie jest zadanie.

Automatyzacja pomogła znacznie zmniejszyć ilość pracy ręcznej. Dzięki temu pracownicy mogą skupić się na strategicznych zadaniach, zamiast tracić czas na rutynę.

O ile Laba Group aktywnie wykorzystuje dashboardy w Asanie do monitorowania kluczowych wskaźników, o tyle firma zdecydowała się przenieść analizę danych na wyższy poziom, integrując platformę z Power BI. Rozwiązanie to pozwala łączyć dane z Asany z szerszym zakresem wskaźników biznesowych, zapewniając głębszą analizę dużych ilości informacji.

Korzystanie z Asany pomogło Laba Group osiągnąć przejrzystość w zarządzaniu zadaniami i podziale zadań pomiędzy pracowników. Dzięki funkcjom platformy każdy pracownik i kierownik może łatwo zobaczyć, jakie zadania są przydzielone konkretnej osobie lub zespołowi i na jakim są etapie.

Rola Cloudfresh

Współpraca Laba Group z Cloudfresh była decydującym czynnikiem w budowaniu efektywnej współpracy z Asaną. Jako oficjalny partner Asany, Cloudfresh pomógł Laba Group zoptymalizować wykorzystanie platformy, oferując najkorzystniejszą opcję licencyjną, która spełnia jej wymagania operacyjne i finansowe.

Na początku współpracy Laba Group korzystała z ograniczonej liczby licencji w taryfie Enterprise, jednak z czasem potrzeba skalowania doprowadziła do przejścia na taryfę Advanced. Cloudfresh pomógł znaleźć optymalne rozwiązanie, które pozwoliło firmie efektywnie rozszerzyć dostęp do platformy przy jednoczesnym zachowaniu budżetu.

Współpraca z Cloudfresh gwarantuje, że korzystanie z Asany będzie nie tylko efektywne, ale także strategicznie korzystne. Jeśli chcesz także usprawnić przepływ pracy i uzyskać jak najwięcej korzyści z Asany, skontaktuj się z Cloudfresh. Nasz zespół pomoże Ci wybrać najlepsze narzędzia i zapewni wsparcie na każdym etapie.