Przypadek Klienta: Archimatika

Jako wiodąca firma architektoniczna Archimatika przekształca przepływ pracy dzięki Asanie

O firmie

Archimatyka to wiodąca ukraińska firma architektoniczna, która tworzy komfortowe przestrzenie do życia i pracy. W trakcie swojej działalności firma zaprojektowała 15 milionów metrów kwadratowych, z czego 5 milionów zostało już wybudowanych, a kolejne 4 miliony są w fazie projektowania. Do kultowych obiektów firmy zaliczają się m.in UNIT.City, miasto Faina, miasto Comfort, Zespół mieszkaniowy i centrum handlowe „Respublika” i inne.

W firmie znajdują się różne działy: architektoniczny, inżynieryjny, budowlany, urbanistyczny i plan zagospodarowania przestrzennego. Praca nad każdym projektem obejmuje tysiące zadań wymagających jasnej koordynacji pomiędzy zespołami.

Wyzwania

Przed wdrożeniem Asany firma napotkała szereg problemów w procesach zarządzania projektami:

• Brak jednego systemu — praca była prowadzona przy użyciu różnych narzędzi (Excel, MS Project), co doprowadziło do chaosu i powielania zadań.
• Trudność w śledzeniu statusu zadań — informacje często były przechowywane wyłącznie przez menedżera lub lidera grupy, co utrudniało kontrolę.
• Brak przejrzystości w zakresie realizacji zadań i obciążenia zespołu — inżynierowie pracowali nad kilkoma obiektami jednocześnie, a bez jednolitego systemu zarządzania trudno było uniknąć nakładania się zadań.

Wyzwania te uniemożliwiały zespołowi efektywne zarządzanie procesami i powodowały stratę czasu.

Rozwiązanie

Aby przezwyciężyć te trudności, zespół Archimatiki zwrócił się do Cloudfresh, oficjalnego partnera Asana, w celu konsultacji i wdrożenia systemu.

Jak przebiegało przejście do Asany:

1.  Analiza bieżących procesów — określa się, które procesy należy przenieść do Asany (główny nacisk położony jest na projektowanie i back office).
2.  Tworzenie kluczowych poleceń — podkreśliły pierwsze zespoły, które przetestowały Asanę.
3.  Przygotowanie szablonów i procesów — opracowano strukturę projektów i określono podmioty odpowiedzialne.
4.  Trening zespołowy — zorganizowany jest system mentoringu, którego zadaniem jest wspieranie użytkowników.
5.  Uruchomienie projektów pilotażowych — przetestowane na rzeczywistych procesach.
6.  Zbieranie i adaptacja opinii — wprowadzono poprawki w celu lepszego przepływu pracy związanej z wyświetlaniem.

Wyniki

✅ Jeden system zarządzania projektami — Wszystkie zadania są ustrukturyzowane, istnieje jasna kontrola terminów i osób odpowiedzialnych.

✅ Przejrzystość procesów pracy — Każdy uczestnik może zobaczyć swoje zadania, ich status i terminy w zakładce Moje Zadania.

✅ Optymalizacja poleceń ładowania — Menedżerowie widzą ogólny obraz pracy, potrafią terminowo alokować zasoby.

✅ Poprawa efektywności zarządzania — Przy pomocy osi czasu zespół śledzi zależności między zadaniami i terminowo reaguje na zmiany.

Dzięki dostosowaniu szablonów do rzeczywistych procesów i elastycznemu podejściu do zmian, Asana stała się integralną częścią pracy firmy.

Rola Cloudfresh

Cloudfresh pomógł Archimatice wdrożyć rozwiązanie Asana, zapewniając:

• Wsparcie w procesie adaptacji i konfiguracji Asany zgodnie ze specyfiką procesów biznesowych.
• Rozwiązywanie problemów technicznych zapewniających płynne przejście na nowe rozwiązanie.
• Specjalne rabaty abonamentowe, które pozwoliły Archimatice zaoszczędzić pieniądze na wdrożeniu Asany, dzięki czemu proces był bardziej opłacalny dla firmy.

Dzięki Asanie zespół Archimatiki jest na dobrej drodze do stworzenia efektywnego systemu zarządzania projektami, który zapewni przejrzystość, kontrolę i elastyczność pracy zespołów. Wsparcie ze strony Cloudfresh pomaga uczynić proces wdrożenia tak efektywnym, jak to tylko możliwe.