Zrozumienie zapobiegania utracie danych (DLP) w Google Workspace

Utrata danych to ogromny problem dla firm dzisiaj, zwłaszcza dla tych, które korzystają z narzędzi do współpracy w chmurze, takich jak Google Workspace (wcześniej G Suite). Z milionami użytkowników na całym świecie, którzy codziennie tworzą, edytują i udostępniają pliki na Google Drive, istnieje ryzyko ujawnienia lub wycieku wrażliwych danych, takich jak informacje osobiste, hasła i tajemnice handlowe.

Wdrożenie skutecznych środków zapobiegania utracie danych (DLP) jest kluczowe dla ochrony ważnych danych Twojej organizacji przechowywanych w chmurze. Google Workspace oferuje wbudowane narzędzia DLP, które mogą pomóc zmniejszyć ryzyko utraty i wycieku danych, jeśli są odpowiednio skonfigurowane i wykorzystane.

Szczegółowo omówimy najlepsze praktyki zabezpieczeń DLP w Google Workspace — czym są, dlaczego są ważne i jak wdrożyć skuteczną strategię dostosowaną do potrzeb Twojej organizacji.

Pokażemy Ci, że ochrona Twoich danych nie musi być skomplikowana. Podejmując małe, proste kroki, możesz zbudować silną obronę przed utratą danych i utrzymać informacje Twojej firmy w bezpieczeństwie.

Co to jest zapobieganie utracie danych (DLP) w Google Workspace?

Mówiąc prosto, zapobieganie utracie danych to zestaw narzędzi i polityk, które pomagają chronić wrażliwe dane Twojej organizacji przed nieodpowiednim dostępem, dystrybucją lub wyciekiem. Daje administratorom kontrolę nad udostępnianiem danych i dostępem do nich w aplikacjach takich jak Gmail, Drive i Chat. Prawidłowe deleganie w Google Workspace może również odgrywać kluczową rolę w zarządzaniu dostępem do wrażliwych informacji.

Głównym celem Google Workspace DLP jest wykrywanie i zapobieganie nieautoryzowanemu transferowi lub ujawnieniu informacji użytkownika. Mogą to być takie rzeczy jak:

• Dane osobowe (imiona, e-maile, numery telefonów itp.).
• Informacje finansowe (numery kart kredytowych, konta bankowe).
• Poufne dane biznesowe (tajemnice handlowe, własność intelektualna).

DLP Google Workspace skanuje zawartość plików, e-maili, czatów i innych, aby zidentyfikować jakiekolwiek wrażliwe dane na podstawie konfigurowalnych polityk i zasad ustalonych przez administratora. Jeśli zostanie wykryty potencjalny wyciek danych, może zablokować działanie, usunąć wrażliwe informacje lub ostrzec użytkownika o dostępie.

Oprócz proaktywnego zapobiegania wyciekom danych, DLP zapewnia również raportowanie i analizy, aby zrozumieć poziomy ryzyka i zachowania użytkowników w czasie związane z udostępnianiem wrażliwych danych. Te informacje pozwalają na szkolenie pracowników i ulepszanie polityk.

Pomimo swojej mocy, wbudowane DLP od Google obejmuje tylko środowisko Google Workspace. Dla kompleksowej ochrony możesz potrzebować rozwiązań DLP, które obejmują konta w chmurze i dane na miejscu.

Rodzaje rozwiązań DLP

Istnieją trzy główne rodzaje rozwiązań zapobiegania utracie danych (DLP) dla Google Workspace:

• Sieciowe,
• Punktu końcowego,
• Oparte na chmurze.

Każde z tych narzędzi zapewnia różne możliwości ochrony danych w Google Workspace, aby spełnić unikalne potrzeby i wymagania biznesowe. Przyjrzyjmy się im bliżej:

Firmy często wdrażają kombinację wszystkich trzech typów dla silniejszej ochrony danych. Najlepsze podejście zależy od tego, gdzie przechowywane są wrażliwe dane i jak przemieszczają się w organizacji.

Sieciowe DLP chroni ścieżki danych, endpoint DLP blokuje aktywność urządzeń, a chmurowe DLP chroni dane na platformach chmurowych i w magazynach. Razem zapewniają nakładające się warstwy monitorowania i kontroli, aby zapobiec incydentom utraty danych w Twojej organizacji.

Jak działa system DLP w Google Workspace

Zapobieganie utracie danych to wieloetapowy proces, który obejmuje:

1. Ustalanie zasad: Administratorzy definiują zasady i polityki DLP z poziomu konsoli administracyjnej. Zasady są konfigurowane tak, aby wykrywać i reagować na potencjalne naruszenia DLP lub incydenty. Mogą być tak proste, jak zapobieganie udostępnianiu określonych typów plików na zewnątrz, lub tak złożone, jak użycie wyrażeń regularnych do identyfikacji wzorców wrażliwych informacji.
2. Skanowanie DLP: DLP skanuje różne typy plików, w tym dokumenty, obrazy i pliki skompresowane. Skanuje zawartość w aplikacjach takich jak Sheets, Docs, Slides i Forms (dla przesyłania plików). Na przykład, DLP Google Drive skanuje przestrzeń roboczą, w tym e-maile, dokumenty i inne pliki, pod kątem treści zgodnych z zdefiniowanymi zasadami. Używa technik dopasowywania wzorców i uczenia maszynowego do identyfikacji wrażliwych informacji, które pasują do predefiniowanych zasad.
3. Działanie: Kiedy zostanie wykryte potencjalne naruszenie, Google Workspace DLP podejmuje działania na podstawie zasad ustalonych przez administratora. Może to obejmować:
   Blokowanie — zapobieganie udostępnianiu lub wysyłaniu poufnych informacji poza firmę.
   Ostrzeżenie — powiadomienie użytkownika, że próbuje udostępnić wrażliwe informacje i dając mu możliwość kontynuacji lub modyfikacji treści.
   Kwarantanna — przeniesienie treści do bezpiecznej lokalizacji do przeglądu przez administratorów.
4. Powiadomienia i raportowanie: Administratorzy otrzymują powiadomienia o wszelkich naruszeniach polityki DLP. Te powiadomienia zazwyczaj zawierają informacje o użytkowniku, zaangażowanej treści i podjętych działaniach. Google Workspace zapewnia pulpit zarządzania incydentami DLP do przeglądania i zarządzania incydentami.

DLP oferuje również dodatkowe funkcje, takie jak klasyfikacja treści, która pomaga kategoryzować dane na podstawie ich wrażliwości, oraz maskowanie danych.

Najlepsze praktyki DLP dla Google Workspace

Aby zapobiec utracie danych, firmy powinny przestrzegać najlepszych praktyk ochrony danych Google Workspace, zwłaszcza w publicznej chmurze:

Strategia tworzenia kopii zapasowych w chmurze

Zabezpieczenie danych Google Workspace zaczyna się od zabezpieczenia informacji, praktyki, która jest często niedoceniana. Oto, dlaczego ma to znaczenie:

• Kopie zapasowe służą jako tarcza przeciwko utracie danych, co stanowi więcej niż połowę wszystkich incydentów utraty danych.
• Chronią również przed uszkodzeniem danych przez osoby takie jak byli pracownicy lub złośliwi hakerzy.

Częste tworzenie kopii zapasowych danych jest zalecane. Aby zapewnić dobrą ochronę danych Google Workspace, konieczne jest posiadanie mechanizmu tworzenia kopii zapasowych. Rozważ następujące kryteria:

• Automatyzacja: Wykorzystaj narzędzia, które automatyzują proces tworzenia kopii zapasowych, aby zredukować ręczną interwencję, przewyższając podstawowe możliwości synchronizacji Google Workspace.
• Szyfrowanie: Chociaż Google Workspace szyfruje dane w spoczynku i podczas transmisji, dodatkowe środki szyfrowania za pomocą narzędzi firm trzecich mogą dalej zabezpieczać kopie zapasowe, spełniając wyższe standardy bezpieczeństwa lub określone wymogi zgodności.

Solidny system tworzenia kopii zapasowych wzbudza zaufanie przy przechowywaniu danych w chmurze, zapewniając dostosowane środki ochrony.

Ustanowienie rygorystycznych kontroli dostępu i śledzenie udostępniania wrażliwych danych

Kiedy korzystasz z Google Drive, Google Docs lub Google Sheets, kontrola dostępu i możliwości edytowania uprawnień do plików jest kluczowa. Oto, jak możesz to efektywnie zarządzać:

1. Wykorzystuj foldery do organizacji plików i definiuj ustawienia uprawnień na poziomie folderów.
2. Aby zachować bezpieczeństwo dokumentów, wybierz opcję “Określone osoby” zamiast “Każdy z linkiem”.
3. Regularnie przeglądaj i aktualizuj uprawnienia dostępu.
4. Edukaj swój zespół na temat praktyk udostępniania plików.
5. Wykorzystuj centrum bezpieczeństwa Google Workspace do monitorowania aktywności udostępniania plików.

Pamiętaj, że ograniczenie liczby osób z dostępem do informacji zmniejsza szansę na wycieki lub nieautoryzowany dostęp.

Włączenie dwustopniowego logowania

Dwustopniowe logowanie (znane również jako uwierzytelnianie dwuskładnikowe lub MFA) zapewnia dodatkową warstwę ochrony. Oto, dlaczego jest to ważne i jak je zastosować:

1. Obejmuje coś, co znasz (hasło) i coś, co posiadasz (zazwyczaj telefon).
2. Nawet jeśli ktoś odgadnie Twoje hasło, nie będzie mógł się zalogować bez drugiego składnika.
3. Aby je włączyć, przejdź do ustawień swojego konta Google i wyszukaj “2-step verification” (weryfikacja dwuetapowa).
4. Możesz użyć fizycznych kluczy bezpieczeństwa, wiadomości tekstowych lub aplikacji Google Authenticator.
5. Ustaw to jako wymagane dla wszystkich użytkowników Twojego Google Workspace.

Korzystanie z uwierzytelniania wieloskładnikowego znacznie utrudnia hakerom dostęp do Twoich kont.

Ochrona przed ransomware

Aby chronić się przed ransomware, potrzebujesz rozwiązań, które mogą działać szybko i bez interwencji człowieka. Oto, na co powinieneś zwrócić uwagę:

• Śledzenie modyfikacji plików i działań użytkowników w czasie rzeczywistym.
• Zdolność do wykrywania dziwnych wzorców szyfrowania.
• Automatyczne blokowanie podejrzanych adresów IP lub kont użytkowników.
• Twój zespół ds. bezpieczeństwa otrzymuje natychmiastowe powiadomienia.
• Integracja z Twoimi obecnymi narzędziami bezpieczeństwa.

Dzięki tym funkcjom możesz zatrzymać wiele ataków ransomware, zanim spowodują poważne szkody.

Automatyczne naprawianie zaszyfrowanych plików

Aby szybko odzyskać się po ataku ransomware, upewnij się, że Twoja konfiguracja Google Workspace DLP obejmuje:

1. Automatyczne identyfikowanie, które pliki zostały zaszyfrowane przez ransomware.
2. Posiadanie niedawnej kopii zapasowej wszystkich Twoich plików.
3. Szybkie przywracanie zainfekowanych plików do stanu sprzed ataku.
4. Robienie tego bez potrzeby ręcznej interwencji dla każdego pliku.
5. Dostarczanie szczegółowego raportu o tym, co zostało dotknięte i co zostało przywrócone.

To zautomatyzowane podejście oszczędza czas i zmniejsza potencjalne szkody spowodowane przez atak.

Monitorowanie aktywności konta

Aby chronić swoje miejsce pracy, powinieneś używać zautomatyzowanego narzędzia, które monitoruje, co robią Twoi pracownicy i kontrahenci. W ten sposób możesz szybko zauważyć wszelkie zmiany w ustawieniach udostępniania, śledzić, kto pobiera wrażliwe dane, i monitorować, kto uzyskuje dostęp do programów firm trzecich w Twoim środowisku pracy. Korzystając z tego narzędzia, możesz zatrzymać potencjalne problemy z bezpieczeństwem, zanim staną się poważnymi problemami, i zapewnić, że Twoje wrażliwe informacje pozostaną bezpieczne.

Pamiętaj, że dobra ochrona danych w Google Workspace to ciągły proces. Regularnie przeglądaj i aktualizuj swoje zasady i praktyki DLP.

Zaawansowana ochrona danych z Cloudfresh

Utrata danych stanowi poważne ryzyko dla firm, które korzystają z Google Workspace i innych usług w chmurze do przechowywania i wymiany krytycznych informacji. Brak ustanowienia skutecznych zasad ochrony przed utratą danych w Google Workspace może mieć poważne konsekwencje, w tym zgodność z przepisami, naruszenia danych, utratę własności intelektualnej i inne problemy.

Aby ulepszyć strategię DLP dla Google Workspace i zabezpieczyć wrażliwe dane, warto rozważyć współpracę z Cloudfresh, Google Cloud Premier Partner. Nasz zespół ekspertów oferuje kompleksowe usługi Google Workspace, w tym pakiet zaawansowanej ochrony danych zaprojektowany w celu wzmocnienia bezpieczeństwa danych w organizacji.

Nie czekaj, aż będzie za późno. Skontaktuj się z Cloudfresh już dziś, aby dowiedzieć się więcej o naszych usługach i o tym, jak możemy pomóc w ochronie krytycznych informacji Twojej organizacji w Google Workspace.