Jakie korzyści daje Google Workspace? Zapytaj te firmy

Tym razem postanowiliśmy przyjrzeć się, co dzieje się, gdy firmy zaczynają czerpać korzyści z Google Workspace (czasem nazywanego poniżej GWS) na co dzień, w różnych branżach i modelach operacyjnych.

Zebraliśmy prawdziwe przykłady z rzeczywistych wdrożeń, posortowaliśmy je według rodzaju rozwiązywanego problemu i zachowaliśmy wszystkie liczby prosto ze źródła.

Poniżej znajdziesz nie tyle listę, co zbiór krótkich historii klientów Cloudfresh. Jedna firma napotyka przeszkodę, znajduje sposób na jej pokonanie, a następnie przekazuje pałeczkę kolejnej.

Przejdźmy do konkretów.

Zwiększenie pojemności i przestrzeni dyskowej

Zacznijmy od problemu, który pojawia się najczęściej, czyli braku miejsca. Rozwiązanie to jedna z najbardziej podstawowych korzyści Google Workspace. To ograniczenie zazwyczaj pojawia się na długo przed audytami bezpieczeństwa czy celami wydajnościowymi.

Firma 42Flows.Tech buduje swoją tożsamość wokół szybkości i motta „Future, Fintech, Fast”. Prawda jest taka, że taka obietnica szybko legnie w gruzach, jeśli infrastruktura nie nadąża. Zespół przeszedł na plan Business Standard i połączył kilka domen w jednym czasie. Efekt? Przestał płacić za te same licencje podwójnie, a brak miejsca do pracy i spotkań przestał być problemem.

Cryptopay natrafił na podobny mur, tylko z innej strony. Europejska platforma portfeli FinTech skalowała się na tyle szybko, że plan Business Starter przestał wystarczać, więc również przeszła na Business Standard, aby doświadczyć jeszcze więcej korzyści z Google Workspace. Pula przestrzeni dyskowej wzrosła z 30 GB do 2 TB na użytkownika, a limit uczestników w Google Meet zwiększył się ze 100 do 150. Dodatkowo aktualizacja przyniosła możliwość nagrywania spotkań i kontrolę administracyjną z poziomu Directory API.

Następnie mamy Helmes, bałtycką firmę inżynieryjną, która zatrudnia ponad 1500 specjalistów. Zespół nie tylko dotknął sufitu. Ten sufit aktywnie przeszkadzał, ponieważ Business Starter ograniczał przestrzeń w Drive i w ogóle nie pozwalał na nagrywanie wideo, co przy tej skali jest poważnym problemem. Przejście na Enterprise całkowicie zmieniło sytuację. Limit uczestników spotkań wzrósł do 500 osób — to liczba, którą warto wziąć pod uwagę przy każdym porównaniu Meet, Zoom i Microsoft Teams — a przestrzeń w Drive stała się nielimitowana. Zespół wykorzystuje teraz tę przestrzeń jako kopię zapasową lokalnych komputerów, a Cloudfresh wdrożył pięć dodatkowych licencji w równe pięć minut. Co więcej, Helmes zyskał narzędzie do analizy zagrożeń (Investigation Tool), BeyondCorp oraz Alert Center.

Problem Laba Group polegał nie na jednym suficie, a na uderzeniu w cztery naraz. Zarządzanie czterema międzynarodowymi markami edukacyjnymi wymaga poważnej ochrony danych i pojemności chmury, a sztywny limit 300 użytkowników to za mało. Przejście na Enterprise i Enterprise Plus całkowicie wyeliminowało ten limit, zwiększyło przestrzeń do 5 TB na użytkownika, zwiększyło liczbę procesorów maszyn wirtualnych z 8 do 36 i rozszerzyło limity dysków twardych z 250 GB do 770 GB.

Historia SoftTeco zaczęła się w innym miejscu — ich audyt ISO27001 wymagał natywnie zintegrowanej kontroli dostępu, zamiast polegać na obejściach. Ten dostawca oprogramowania, zatrudniający ponad 500 profesjonalistów, wdrożył 480 licencji Business Standard z 2 TB przestrzeni dyskowej każda. Następnie dodał 155 licencji Enterprise Standard z nielimitowaną przestrzenią i możliwością organizacji spotkań do 500 osób w Meet, w tym z redukcją szumów otoczenia. Ostatecznie zespoły Enterprise osiągnęły 100% adopcję Shared Drives, a funkcje zapobiegania utracie danych (DLP), Access Transparency oraz Context-Aware Access zostały włączone.

Netpeak Group potrzebowało czegoś teoretycznie prostszego, ale równie ważnego. Celem było zebranie kont osobistych w jednym miejscu, zamiast rozpraszania ich po 900-osobowym zespole IT. GWS dał im na start 30 GB przestrzeni na użytkownika, a liczby adopcji mówią same za siebie. Użycie Gmail i Google Editors wynosi 100%, Drive — 92%, a 90% zespołu codziennie korzysta z Google Meet w sesjach do 100 uczestników.

W przypadku SendPulse impulsem do zmian nie był sam rozwój, a potrzeba ochrony. Platforma do automatyzacji marketingu potrzebowała lepszego zabezpieczenia plików firmowych i własnych domen, dlatego zaktualizowała plan do Business Starter. Liczba licencji wzrosła o 25%, ze 150 do 205 pracowników, a przestrzeń w Drive zwiększyła się do 30 GB na użytkownika. Ponadto wbudowane zabezpieczenia blokują teraz ponad 99,9% prób phishingu i spamu.

Siedem firm, siedem różnych powodów, by wyrosnąć z początkowego planu, ale rozwiązanie zawsze było to samo. Więcej przestrzeni tam, gdzie była rzeczywiście potrzebna, i jasny zestaw zalet Google Workspace po jej zapewnieniu. Jeśli nie wiesz, który plan pozwoli Ci to osiągnąć, nasze zestawienie planów cenowych Google Workspace jasno wyjaśnia różnice.

Czy warto wybrać Google Workspace?

Optymalizacja kosztów i konsolidacja narzędzi

Kiedy przestrzeń dyskowa przestaje być wąskim gardłem, kolejny problem zazwyczaj pojawia się w budżecie lub w ogromnej liczbie narzędzi, które go pochłaniają. Wtedy korzyści z Google Workspace zaczynają być widoczne w bilansie finansowym, a nie tylko na serwerze.

Juz40 odczuło obie te kwestie jednocześnie. Platforma EdTech rosła tak szybko, że nauczyciele musieli usuwać pliki, by zwolnić miejsce, a zajęcia online z udziałem 100 studentów miały ciągłe problemy z łącznością. GWS rozwiązał oba problemy za jednym zamachem. Platforma może teraz obsługiwać ponad 500 studentów w stabilnej, pojedynczej sesji, bezpiecznie przechowywać 100% materiałów w Drive i Classroom, a czas rozwiązywania problemów z plikami spadł do zera. Dodatkowo ogólne koszty chmury spadły o 20%.

Primelis zderzyło się z bardziej skomplikowaną wersją tego problemu. Po przejęciu Omny AI francuska agencja marketingowa zarządzała dwoma osobnymi środowiskami (tenant). Oznaczało to, że dane tkwiły w silosach, zamiast być dostępne tam, gdzie ktoś mógłby z nich skorzystać. Zespół połączył trzy różne domeny GWS bez żadnych przerw w działaniu. Każda wiadomość e-mail, kalendarz, uprawnienia do plików i historia wersji pozostały dokładnie tam, gdzie ich miejsce. Jeden zestaw zasad bezpieczeństwa obejmuje teraz całą organizację, a koszty licencji spadły.

Swizy obrało prostszą drogę, wprowadzając codzienne operacje rozproszonych zespołów do jednego systemu, aby sprawdzić, z czego można zrezygnować. Wydatki na narzędzia spadły o 20%, czas spędzany na szukaniu dokumentów i koordynacji mailowej skrócił się o 40%, a nowi pracownicy wdrażają się w procesy o 30% szybciej. Żadna z tych liczb w izolacji nie robi ogromnego wrażenia, ale w skali całej organizacji przekładają się one na godziny, które co tydzień wracają do rzeczywistej pracy dzięki narzędziom do współpracy Google Workspace.

Firma Vente-unique.com miała bardziej tradycyjny problem. Ta platforma e-commerce z GMV na poziomie 230 milionów euro nadal korzystała ze starszych kont e-mail opartych na protokole POP, z limitem 50 MB przestrzeni — to bariera całkowicie sprzeczna z potrzebami firmy działającej na taką skalę. Przejście na GWS pozwoliło zespołowi znieść to ograniczenie i zaoszczędzić 50 euro rocznie na użytkownika, które inaczej zostałyby wydane na osobne oprogramowanie biurowe. Następnie zespół zyskał możliwość współpracy w czasie rzeczywistym w Drive, narzędzie Smart Compose i automatyzacje Apps Script, a także logowanie jednokrotne (SSO) wspierające europejską ekspansję.

Wildix zamyka tę grupę z problemem, który dotyczy bardziej precyzji niż kosztów. Ten międzynarodowy deweloper rozwiązań VoIP musiał zagwarantować dokładne współrzędne geograficzne dla każdego połączenia z numerem 911 w Stanach Zjednoczonych, dlatego połączył narzędzia Google Workspace (Gmail, Drive, Calendar i Groups) z interfejsami API Google Maps Platform. Połączenie planów Business Starter i Standard pozwoliło utrzymać koszty w ryzach, a codzienna współpraca zespołu osiągnęła 100% adopcji.

Czy warto wybrać Google Workspace?

Bezpieczeństwo i ochrona danych

Cyberbezpieczeństwo ma własną kategorię z bardzo ważnego powodu. Mówiąc wprost, stawka jest inna, podobnie jak rozwiązania.

Atlaslive prowadzi całodobową platformę technologiczną B2B iGaming. Oznacza to konieczność utrzymania odporności na wewnętrzne luki, a nie tylko na zagrożenia z zewnątrz. Google Groups obsługuje teraz 100% logiki dostępu do platformy (💡 dowiedz się więcej o delegowanym dostępie), więc wdrażanie narzędzi takich jak Jira czy AWS odbywa się bez ingerencji manualnej. Firma ma teraz również pełną kontrolę nad każdym punktem końcowym dzięki zaawansowanej konfiguracji Google MDM. Po audycie przeprowadzonym przez Cloudfresh, Atlaslive zablokował automatycznie 100% prób phishingu i spamu, osiągnął czas sprawności na poziomie 99,9%, pełną zgodność z wymogami bezpieczeństwa i stuprocentową adopcję Gemini for Google Workspace w zespole. W branży, która działa bez przerw, każda z tych liczb ma ogromne znaczenie i jest jasną odpowiedzią dla każdego, kto waży zalety Google Workspace względem ryzyka braku działań.

Wyzwanie Personio polegało na skali innego rodzaju. Dostawca systemu HR dla ponad 15 000 klientów potrzebuje całkowitej pewności co do swoich cyfrowych środowisk pracy, bez miejsca na luki. Dogłębny audyt dostępu i DLP doprowadził do wdrożenia rozwiązania CloudM, które co 24 godziny tworzy zautomatyzowane kopie zapasowe poczty Gmail, Drive, Calendar i Contacts w tle, dzięki czemu szczegółowe przywracanie danych jest zawsze możliwe. Zespół wykorzystuje również możliwości AI w Workspace, używając Gemini do generowania podsumowań spotkań i list zadań. Nie chodzi tu o samo bezpieczeństwo, ale o przekształcenie chronionych danych w coś użytecznego — to kolejna pozycja na liście narzędzi zwiększających produktywność w Google Workspace, którą warto znać.

Aby wesprzeć dziesięciokrotny wzrost liczby członków zespołu, Ajax Systems potrzebowało infrastruktury, która by za nim nadążyła. Przeszli na GWS, aby scentralizować uprawnienia administracyjne i zautomatyzować warstwy bezpieczeństwa. Teraz platforma natywnie filtruje zagrożenia i blokuje ponad 3600 prób phishingu rocznie, przyspiesza wykrywanie incydentów o 80% i skraca czas reakcji o połowę. Dodatkowo automatyczne skanowanie załączników w Gmailu zmniejszyło ryzyko infekcji wirusami o 80%. Ostatecznie wszystko to uwolniło inżynierów Ajax Systems od ręcznej segregacji incydentów i pozwoliło im wrócić do tworzenia oprogramowania.

Historia IntellectEU, bardzo znajoma większości czytelników, zaczyna się od martwych punktów. Gdy firma zajmująca się integracją finansową rozrosła się do ponad 250 pracowników w wielu strefach czasowych, rozproszone narzędzia zaczęły tworzyć luki administracyjne, których nikt nie był w stanie w pełni dostrzec. Rozwiązanie wprowadzono etapami — najpierw, bez żadnych przerw w działaniu, przeprowadzono migrację poczty e-mail i plików, a następnie włączono weryfikację dwuetapową i funkcję Data Loss Prevention w obrębie Gmail i Drive dla całej organizacji.

Cztery firmy, cztery różne punkty wyjścia, ale ta sama logika leżąca u ich podstaw. Najpierw zabezpiecz dostęp, a następnie buduj całą resztę na tym fundamencie.

Czy warto wybrać Google Workspace?

Wydajność operacyjna i oszczędność czasu

Kiedy dane są chronione, a miejsce na rozwój zapewnione, pozostaje zazwyczaj czas — i to, ile się go marnuje na rzeczy, które wcale nie powinny trwać długo. To właśnie w tym obszarze kryje się większość niewykorzystanych, codziennych korzyści Google Workspace.

Promodo, jedna z największych agencji digital marketingowych w Ukrainie zatrudniająca ponad 400 specjalistów, musiała przenieść tysiące historycznych plików ze środowiska Microsoft — to zadanie, które zazwyczaj zaczyna się od ostrożnego porównania Google Workspace i Microsoft 365 — bez wprowadzania chaosu do codziennej pracy zespołu. Cloudfresh użył maszyn wirtualnych, aby skrócić czas migracji z 270 dni do zaledwie 2 tygodni. W międzyczasie przeniesiono 416 użytkowników i przeszkolono ponad 200 pracowników z obsługi nowego pakietu biurowego w chmurze. Takie skrócenie czasu ma kluczowe znaczenie dla agencji, która nie może pozwolić sobie na wstrzymanie pracy dla klientów.

Jooble miało własną wersję historii migracji do Google Workspace, tyle że z zupełnie innego systemu — własnego, lokalnego serwera pocztowego. Zespół przeniósł 2073 konta pocztowe, 1617 aliasów i 66 list dystrybucyjnych do GWS. To na tyle duże liczby, że utrata choćby jednego rekordu byłaby trudna do przeoczenia.

ISIDA Clinic, jedno z największych ukraińskich centrów medycznych z 770 pracownikami i 184 lekarzami, miało bardziej specyficzną potrzebę — musiało znaleźć sposób na zarządzanie danymi pacjentów, który płynnie współpracowałby z ich obecnymi systemami poprzez API. Integracja systemu informacji medycznej przychodni z Google Drive Enterprise skróciła o ponad połowę czas, jaki lekarze poświęcali na publikowanie danych pacjentów, a czas odzyskiwania utraconych linków spadł o 80%. W przypadku placówki, która każdego dnia obsługuje tysiące kart pacjentów, każda minuta zaoszczędzona na obsłudze plików to minuta, którą można poświęcić na leczenie.

Problem Welltech był nieco cichszy. Ale czy był też mniej ryzykowny? Zdecydowanie nie. Ten twórca aplikacji Health & Fitness uświadomił sobie, że przypisywanie własności plików do kont indywidualnych to wąskie gardło, które ujawni się w momencie, gdy ktoś odejdzie z firmy lub zmieni stanowisko. Przejście na plan Enterprise Standard wprowadziło usługę Shared Drives, dzięki czemu pliki należą teraz do zespołów, a nie pojedynczych osób. Efektywność pracy nad udostępnionymi plikami wzrosła o 85%, a 100% specjalistów na co dzień korzysta z Shared Drives i Google Meet.

Ops Lab, zespół odpowiedzialny za aplikację Places App, musiał poradzić sobie z bardziej skomplikowaną transformacją. Zespół zrezygnował z Microsoft 365, połączył pięć odrębnych domen w GWS i wdrożył spersonalizowane adresy e-mail dla wszystkich pracowników. Cloudfresh bezpośrednio zajął się tym wyzwaniem, dzięki czemu zespół IT nigdy nie musiał radzić sobie z nim sam.

Uklon zamyka zestawienie prawdopodobnie z najbardziej uderzającą liczbą. Firma użyła GWS do stworzenia jednolitego, wirtualnego biura dla ponad 300 pracowników rozproszonych w 14 miastach. Ta infrastruktura skalowała się na tyle bezproblemowo, że zespół przeprowadził ankietę wśród ponad 30 000 kierowców w zaledwie kilka dni, korzystając wyłącznie z Google Forms — bez konieczności wykonywania żadnych telefonów.

Czas zaoszczędzony w jednym obszarze działalności zwykle z czasem staje się widoczny we wszystkich innych. To prawdopodobnie dlatego ta kategoria i jej konkretne korzyści z Google Workspace obejmują najszerszy przekrój branż ze wszystkich omówionych

Czy warto wybrać Google Workspace?

Korzyści z Google Workspace: Teraz kolej na Ciebie

Cloudfresh to globalny partner Google Cloud o statusie Premier ze specjalizacją Work Transformation. Nasze wdrożenia są również prezentowane na oficjalnym blogu Google Workspace, co oznacza, że wyniki są niezależnie weryfikowane, a nie tylko oparte na naszym słowie.

Wolimy, by przemawiały za nas liczby, zamiast pisać ładnie brzmiące teksty. Jeśli w trakcie lektury rozpoznałeś branżę lub własną wersję któregoś z tych problemów, to nie jest przypadek. Zazwyczaj tak to właśnie wygląda.

Skontaktuj się z nami i sprawdźmy wspólnie, jaki dokładnie wpływ na Twoje operacje będzie miało wdrożenie usług Google Workspace!