2024: Rok technik zarządzania projektami z pomocą AI

Widom w obszarze badawczo-doradczym firmy Gartner w 2019 roku wydal komunikat prasowy stwierdzający tylko 20% to obowiązki, często powiązane z zarządzaniem projektami osiągnie do 2030 r. Można zapytać, jaki jest powód tej ponurej perspektywy? Analitycy Gartnera wierzyli, że za dziesięć lat sztuczna inteligencja (AI) będzie na tyle rozwinięta, że​​przejmie zwykłą pracę menedżerów projektowania, a mianowicie: gromadzenie danych, śledzenie postępów i raportowanie.

Jeśli czujesz się bezsilny, rozumiemy. Ale nie warto – w tym samym komunikacie prasowym badacze twierdzą, że sztuczna inteligencja zapewni specjalistów od zarządzania projektami zachętę do rozwijania umiejętności planowania i zarządzania, zamiast wyrzucania ich z pracy. Takie podejście jest kluczowe przy badaniu zmian już zachodzących w strategiach zrządzania projektami. W tym artykule omówimy, w jaki sposób przełomowy charakter technologii sztucznej inteligencji można zastosować w sprawdzonych praktykach zarządzania projektami.

Przegląd metod zarządzania projektami

KPMG, jeden z „wielkiej czwórki” dostawców usług doradczych twierdzi, że wśród organizacji zajmujących się rozwojem oprogramowania 67% częściowo lub całkowicie preferują techniki Agile, a jedynie 9% wybierają częściowy/czysty Waterfall. Po przeprowadzeniu ankiety wśród liderów cyfrowych, którzy stosowali Agile, KPMG dowiedział się, że 78% i 46% stosowali odpowiednio Scrum i Kanban. Przyjrzyjmy się zatem każdej z najpopularniejszych technik zarządzania projektami i zobaczmy, jak sztuczna inteligencja może je przekształcić.

Scrum

Jak już wiesz, Scrum-projekt zwykle podzielony jest na krótkie cykle zwane sprintami, trwające od dwóch do czterech tygodni. Zespół pracuje nad priorytetową listą zadań w każdym sprincie i uczestniczy w codziennych spotkaniach, aby omówić postępy i zidentyfikować wszelkie przeszkody.

Sztuczna inteligencja może Ci w tym pomóc, zalecając optymalne czasy trwania sprintu w oparciu o prędkość zespołu (pracę wykonaną na sprint) i wcześniejsze wyniki. Może także analizować przeszkody z przeszłości i sugerować środki zapobiegawcze na przyszłość.

Kanban

Ponieważ Kanban reprezentuje zadania w postaci kart, które przemieszczają się po kolumnach tablicy w miarę ich realizacji, daje Tobie, menadżerowi projektu, możliwość dokładnego śledzenia działań każdego członka Twojego zespołu w celu optymalizacji przepływu zadań.

Ale co by było, gdyby zamiast ręcznego śledzenia można było przekazać to sztucznej inteligencji? Analizowałoby tablice Kanban w czasie rzeczywistym, identyfikując zadania gromadzące się w określonych kamieniach milowych i monitując o zbadanie potencjalnych ograniczeń zasobów lub przejrzenie zależności w celu wszyscy działał sprawnie.

Waterfall

Sytuacja z Waterfall jest nieco bardziej skomplikowana, ponieważ potrzebujesz podziału na osobne fazy, takie jak zbieranie wymagań, projektowanie, rozwój, testowanie i wdrażanie. Tymczasem nie można przejść do kolejnej fazy, dopóki poprzednia nie zostanie ukończona.

Chociaż Waterfall nie uwzględnia iteracyjnego charakteru, który jest mocną stroną sztucznej inteligencji, NIE potrafi zautomatyzować rutynowe zadania na każdym etapie. Na przykład po wysłaniu wymagań do narzędzia do zarządzania projektowanie, możesz uzyskać wykres Gantta ze wszystkimi fazami, zależnościami i datami rozpoczęcia.

Czy te trzy techniki wystarczą?

NIE. Metod zarządzania projektami jest dużo więcej, oni rzadko trafiają do raportów, niemniej jednak często są wykorzystywane przez specjalistów z różnych dziedzin.

Metoda ścieżki krytycznej (CPM)

Metoda ścieżki krytycznej określa, jak szybko można go ukończyć projekt, przechodząc przez najdłuższy łańcuch zadań. Opóźnienia w którymkolwiek z nich mają bezpośredni wpływ na ogólny harmonogram i datę zakończenia. Tradycyjnie menadżerowie projektowanie niezbędne obliczenia można znaleźć w narzędziach do tworzenia diagramów sieci.

Jednak dzięki AI można uwzględnić postęp realizacji projektu w czasie rzeczywistym, aby dynamicznie zmieniać ścieżkę krytyczną i zachować czujność aby projekt ruszał się zgodnie z harmonogramem.

Program oceny i przeglądu projektowanie (PERT)

PERT jest podobny do CPM, ale koncentruje się na zarządzaniu niepewnością. Opiera się na prawdopodobieństwach (optymistycznym, najbardziej prawdopodobnym i pesymistycznym czasie trwania), aby uwzględnić potencjalne różnice w czasie zakończenia zadania.

W takich technikach zarządzania projektami NIE może analizować dane historyczne, możliwości zasobów i wzorce branżowe w celu generowania bardziej realistycznych szacunków.

Struktura podziału pracy (WBS)

Mając strukturę hierarchiczną, WBS rozkłada projekt na stopniowo mniejsze i więcej zarządzane pakiety prac. Pomyśl o tym jak o mapie drogowej pokazującej każdy krok niezbędny do osiągnięcia ostatecznego celu projektu. Zwykle specjaliści z zakresu zarządzania projektami robią burzę mózgów i ustalają wszystkie wymagane pakiety zadań do wykonania projektu, a następnie dzielą je na mniejsze zadania. W ten sposób tworzą rozgałęzioną strukturę, która pokazuje, jak każdy element odnosi się do ogólnego celu.

Dzięki sztucznej inteligencji możesz mieć pewność, że wszystkie niezbędne podzadania zostaną ujęte i poprawnie opisane, co zmniejsza ryzyko błędów wynikających z niewłaściwych metod planowania projektowanie.

Lean Management

Lean Management nie jest tylko jedną z odrębnych technik zarządzania projektami, ale raczej filozofia kładąca nacisk na trwałość poprawy i eliminacji odpadów.

Jednak sztuczna inteligencja może stać się potężnym narzędziem w tych ramach. Może analizować ogromne ilości danych w celu zidentyfikowania źródeł wszystkich marnotrawstw, takich jak przeróbki, przestoje lub niewykorzystane zasoby, co pozwala skoncentrować wysiłki na rzecz poprawy na obszarach o największym wpływie.

Asana AI

Jeśli zastanawiasz się, czy istnieją już rozwiązania obsługujące sztuczną inteligencję, mamy bardzo dobrą wiadomość.

Asana jest dostępna w 192 krajach i już stosują jej 90 000 organizacji płatnych, a także milionów tych, którzy korzystają z niego bezpłatnie. To jest prowadzące oprogramowanie zarządzające projektami (koniecznie zapoznaj się z naszym ogólnym przewodnikiem na temat jak efektywnie stosować Asanę). Biorąc pod uwagę pozycję rynkową, logiczne jest, że Asana zdecydowała się wejść na arenę sztucznej inteligencji. Dostępność poszczególnych funkcji AI oraz limity ich wykorzystania ustalane są na podstawie planów taryfowych; poniżej znajdziesz krótki przegląd każdego z nich.

Plan Starter (150 akcji miesięcznie), Advanced (1500 akcji miesięcznie), Enterprise (nielimitowane aktywności miesięczne) I Enterprise+ (nielimitowane aktywności miesięczne) może skorzystać z następujących możliwości:

• Smar summary zaprojektowany, aby położyć kres niekończącemu się przeglądaniu rozmów i komentarzy. Wyodrębniają kluczowe działania i momenty, dając Ci szybkie i jasne zrozumienie tego, co wymaga Twojej uwagi.
• Smart editor pomaga tworzyć jasne, zwięzłe i znaczące komunikaty. Ten asystent AI dba o to, aby Twój tekst był napisany we właściwym tonie i nie powodował nieporozumień. Nie musisz już martwić się literówkami lub niejasnymi instrukcjami – skup się na skutecznym przekazywaniu wiadomości.
• Dzięki Smart fields współpraca międzyfunkcyjna stała się jeszcze łatwiejsza. Utwórz niestandardowe pola pasujące do Twoich projekt, automatycznie i utrzymuj wszystko zorganizowane i łatwy dostęp aby znaleźć typ. Koniec z trudnościami w tworzeniu odpowiednich pól dla różnych członków zespołu — sztuczna inteligencja Asany się tym zajmuje.
• Smart status analizuje Twój projekt i generuje automatyczne aktualizacje, które identyfikują martwe punkty, nierozwiązane problemy i potencjalne przeszkody.
• Smart answers używa technologii przetwarzania języka naturalnego (NLP), aby odpowiedzieć na pytania dotyczące zadań i projektowanie w czasie rzeczywistym. Definiuje blokery i kolejne kroki oraz zatwierdzić świadome decyzje – w Asanie.
• Smart digests pozwala zaoszczędzić czas na śledzeniu aktywności projekt, zapewniając pobieżny przegląd wszystkich najnowszych aktualizacji i kluczowych zmian, które ich nie dotyczą pożyczka to dużo czasu niezależnie od obciążenia pracą.
• Smart rules umożliwiaja tworzenie zautomatyzowanych przepływów pracy z podpowiedziami w języku naturalnym, jeśli masz dość ręcznego wprowadzania danych i powtarzalnych czynności. Powiedz Asanie, co chcesz zautomatyzować i pozwól sztucznej inteligencji zająć się całą robotą.

Jeśli chodzi o poziomy Premium, Business I Legacy Enterprise, jedyne funkcje dostępne dla tych użytkowników Oprogramowania Asana są:

• Smart summaries.

• Smart editor.

• Smart fields.

Należy zauważyć, że wszystkie wymienione komponenty są zasilane przez zewnętrznych partnerów Asany, a mianowicie Anthropic i OpenAI. Warto również zaznaczyć, że Asana podejmuje szereg kroków w celu ochrony danych klientów. Po pierwsze, partnerzy nie wykorzystują podanych przez Ciebie informacji do szkolenia modeli. Po drugie, mają obowiązek usunąć Twoje dane niezwłocznie po zrealizowaniu żądania.

Co ciekawe, Asana uruchomiła na swojej stronie dedykowaną stronę usługom AI, ogłaszanie takie nowe funkcje jak Smart goals I Smart reporting i nazwanie 5 czerwca tego roku dniem, w którym na nowo definiuje zarządzanie pracą. Niezależnie od tego, czy firma spełni oczekiwania, czy nie, jedno jest pewne: sztuczna inteligencja będzie tu obecna na dłuższą metę, a coraz więcej dostawców będzie podążać za Asaną.

O nas

Cloudfresh jest partnerem w zakresie rozwiązań Asana.

Chcemy, abyś skupił się na tym, co najważniejsze – osiąganiu wyników. Natychmiastowa reakcja w wielu kanałach komunikacji gwarantuje, że nigdy tego nie zrobisz zostawać sam z problemem.

Pomogliśmy firmom z branży gier, produkcji, handlu detalicznego, handlu elektronicznego, dostaw żywności, opieki zdrowotnej, finansów, ubezpieczeń i bankowości osiągnąć najwyższą wydajność, rozumiemy wyjątkowe wyzwania stojące przed Twoją branżą i jesteśmy gotowi zaoferować odpowiednie rozwiązania.

Co ważne, Cloudfresh jest nie tylko resellerem Asany, ale także odblokowuje pełen potencjał technik zarządzania projektowanie. Nasi certyfikowani eksperci zapewniają spersonalizowane usługi, takie jak szkolenia, sesje projektowe i zapoznawcze itp. Pomożemy Ci zmaksymalizować oszczędności i zwiększyć efektywność, zapewniając jednocześnie najwyższy poziom usług.

W Cloudfresh wierzymy również w tworzenie społeczności pracowników zorientowanych na wiedzę. Jako konsultant z wdrażania Asany oferujemy kompleksowy pakiet usług obejmujący audyty, kwartalne przeglądy biznesowe, regularne inspekcje i dostosowane do indywidualnych potrzeb programy szkoleniowe.

I wreszcie, naszą pasją jest pomaganie firmom każdej wielkości w wykorzystaniu mocy sztucznej inteligencji w zarządzaniu produkty I projektowanie. Będziemy Ci towarzyszyć na każdym etapie – od wyboru idealnego rozwiązania AI po jego uruchomienie i ocenę.

Jeśli chcesz uzyskać dowód koncepcji, aby zobaczyć dokładnie, co Asana może oznaczać dla Twojej organizacji, skontaktuj się z nami za pomocą poniższego formularza.