Zadania, które Cię interesują: Integracja Asana z kalendarzem programu Outlook

Najgorsze jest śledzenie zadań i spotkań w różnych miejscach. Ale dzięki połączeniu Asany i kalendarzem programu Outlook ten akt żonglowania dobiegł końca. Jeśli już używasz Oprogramowania Asana do obsługi projektów i Outlooka dla Twojego kalendarza, integracja Asana z kalendarzem programu Outlook może znacznie ułatwić Twoje życie (i życie Twojego zespołu). Celem jest połączenie zarządzania zadaniami i harmonogramu w sposób wykluczający przełączanie się między aplikacjami, aby być na bieżąco z terminami i spotkaniami. 

Oznacza to, że nie będziesz już musiał przeskakiwać między narzędziami do zarządzania zadaniami i wydarzeniami. Możesz tworzyć wydarzenia w kalendarzu bezpośrednio z poziomu zadań Asany, dzięki czemu Twoje projekty będą realizowane zgodnie z planem, a Twój zespół będzie zawsze świadomy ważnych spotkań i terminów. Krótko mówiąc, zapewnia zarządzanie zadaniami i planowanie pod jednym dachem oraz upraszcza komunikację, dzięki czemu zespoły mogą bardziej skoncentrować się na tym, co mają do zrobienia, a mniej na pracy administracyjnej. 

Dlaczego integracja Asana z Outlook jest tak pomocna 

Szybko twórz i łącz wydarzenia w kalendarzu 

Jedną z najfajniejszych funkcji integracji Asana z kalendarzem Outlook jest konfigurowanie wydarzeń w kalendarzu bezpośrednio z platformy do zarządzania pracą. Jeśli kiedykolwiek otrzymasz zadanie wymagające wezwania, po prostu utwórz wydarzenie w Asanie, a ono pojawi się w Twoim kalendarze programu Outlook w tak prosty sposób. Powiedzmy więc, że kierownik projektu może umówić się na spotkanie statusowe bezpośrednio na podstawie zadania w asanie powiązanego z kamieniem milowym projektu; spotkanie będzie wówczas widoczne w Outlooku, a wszyscy odpowiedni członkowie zespołu będą na bieżąco. 

Automatyczna synchronizacja Asany z Outlookiem i odwrotnie 

Za każdym razem, gdy wprowadzisz zmiany w zadaniu w Asanie — na przykład dostosujesz termin lub zaktualizujesz szczegóły — odpowiednie wydarzenie w kalendarzu programu Outlook zostanie automatycznie zaktualizowane, aby wszyscy mieli dostęp do najnowszych informacji. Pomyśl na przykład o przesuwającym się terminie wykonania zadania. Wydarzenie w Outlooku może natychmiast odzwierciedlić tę zmianę, więc nie musisz się martwić ponownym sprawdzaniem wielu źródeł. 

Automatyzuj spotkania cykliczne 

Spotkania cykliczne pomagają oszczędzać czas, jeśli są zautomatyzowane. Zespoły, które regularnie meldują się lub przeglądają sprinty, mogą je skonfigurować raz w Asanie, a automatycznie pojawią się w Outlooku. Na przykład, jeśli zespół zakończy sprint w Asanie, spotkanie retrospektywne może zostać zaplanowane automatycznie. W ten sposób możesz ograniczyć ręczne planowanie i nigdy nie przegapić rutynowego spotkania. 

Ustal niestandardowe reguły dla przepływów pracy 

Integracja Asana z kalendarzem programu Outlook naprawdę wyróżnia się, jeśli chodzi o niestandardowe przepływy pracy. Możesz tworzyć reguły, które automatycznie konfigurują spotkania lub przypomnienia na podstawie tego, gdzie znajduje się zadanie. Jeśli więc zadanie osiągnie ważny kamień milowy, Asana automatycznie zaplanuje spotkanie w Outlooku z właściwymi zaangażowanymi osobami. To świetny sposób, aby wszystko uporządkować i upewnić się, że ważne terminy nie prześlizgną się przez szczeliny. 

Zaproś członków zespołu i załącz pliki 

Potrzebujesz pomocy kilku współpracowników lub masz pliki, które chcesz udostępnić na spotkanie? Zaproś członków zespołu bezpośrednio przez Asanę i dodaj dowolne załączniki (takie jak arkusze kalkulacyjne lub raporty) do zaproszenia z kalendarza Outlooka. Jest to bardzo przydatne, gdy na przykład planujesz spotkanie dotyczące zadania związanego z budżetem — możesz od razu załączyć odpowiednie pliki, aby wszyscy byli przygotowani. Dzięki temu spotkania są bardziej efektywne i pozwalają wszystkim być na bieżąco. 

Otrzymuj aktualizacje w czasie rzeczywistym dotyczące widoczności 

Gdy połączysz zadania z wydarzeniami w kalendarzu, ważne rzeczy — takie jak tytuł wydarzenia, godzina i organizator — zostaną automatycznie przeniesione do zadania Asana. Dzięki temu zespół może łatwo sprawdzić, co się wydarzy, bez konieczności sprawdzania kalendarza za każdym razem. A jeśli zbliża się kluczowy termin, pojawi się on zarówno w Asanie, jak i w Outlooku, dzięki czemu nikt niczego nie przeoczy. 

Jak uruchomić cały program Asana-Outlook 

Konfigurowanie integracji Asana-kalendarz programu Outlook jest proste, wiec błyskawicznie rozpoczniesz pracę: 

1. Skonfiguruj uwierzytelnianie i uprawnienia: Aby nawiązać połączenie, musisz uwierzytelnić swoje konto Microsoft 365. Gdy to zrobisz, możesz wybrać, które kalendarze chcesz zsynchronizować z Asaną. Upewnij się, że masz odpowiednie uprawnienia, aby tylko upoważnieni członkowie zespołu mieli dostęp do zsynchronizowanych danych. Dzięki temu informacje o Twoim projekcie pozostaną bezpieczne. 
2. Połącz kalendarz Outlooka z Asaną: Zacznij od przejścia do zadania lub projektu Asana, w którym chcesz utworzyć wydarzenie w kalendarzu. Zobaczysz opcję „Dodaj wydarzenie w kalendarzu programu Outlook”. Stamtąd utwórz nowe wydarzenie lub połącz istniejące z Outlooka. Wystarczy kilka kliknięć, aby wszystko było gotowe, a Twoje zadania i wydarzenia w kalendarzu zostaną połączone. 
3. Skonfiguruj automatyzację i synchronizację: Aby skonfigurować niestandardowe przepływy pracy w Asanie, po prostu przejdź do sekcji „Zasady”. Możesz utworzyć reguły, takie jak automatyczne planowanie spotkania w Outlooku, gdy zadanie zostanie oznaczone jako „W toku” lub gdy zbliża się ostateczny termin. Automatyzacja jest dość elastyczna i można ją dostosować do potrzeb Twojego zespołu, niezależnie od tego, czy chodzi o jednorazowe spotkania, czy regularne wydarzenia.

Kto czerpie korzyści z integracji Asana Outlook? 

Ta integracja może zmienić zasady gry w różnych działach: 

Podsumowanie: lepszy i mądrzejszy sposób pracy 

Integracja kalendarza z Asaną to znacznie więcej niż tylko synchronizacja zadań i spotkań; to przemyślenie na nowo sposobu, w jaki przebiega Twoja praca. Niezależnie od tego, czy kierujesz małym zespołem, czy nadzorujesz duży projekt, ta integracja pozwala skoncentrować się na jedynej rzeczy, która się liczy: wykonaniu pracy dobrze i na czas. 

Jako partner rozwiązań Asana oraz Partner Microsoft, nie możemy sobie wyobrazić nikogo lepiej nadającego się do kierowania wdrożeniem niż Konsultanci Asana w Cloudfresh. Jeśli Twoja opinia jest zgodna z naszą i potrzebujesz czegoś bardziej wyrafinowanego niż zwykła integracja — powiedzmy szytego na miarę rozwiązania, kompleksowego audytu z późniejszymi szkoleniami opartymi na wnioskach, a nawet wymiernego wdrożenia AI — skontaktuj się z nami!