Comment organiser des webinaires dans Google Meet ?

Partout dans le monde, beaucoup d’entreprises se livrent régulièrement à différentes activités de marketing, et les webinaires destinés aux clients et aux acheteurs potentiels figurent parmi les plus populaires. Naturellement, il existe une multitude de plateformes de webinaires permettant aux entreprises d’organiser leurs activités en ligne plus efficacement et en profondeur.

Dans le cadre de cet article, nous aimerions examiner sous un angle différent l’un des outils les plus populaires de Google Workspace (désormais appelé GWS), dont se servent chaque jour la plupart des entreprises pour organiser des réunions de travail. Découvrez sans plus attendre comment organiser un webinaire dans Google Meet, et comment améliorer vos événements en ligne.

Comment planifier un Google Meet à l’avance ?

Une des meilleures façons d’utiliser Google Meet pour les webinaires est de les planifier à l’avance grâce à un autre outil GWS populaire : Google Calendar. Suivez les trois étapes suivantes pour créer un webinaire dans Google Meet :

1. Créez un événement dans Google Calendar

Ouvrez Google Calendar et choisissez un créneau horaire. Vous devez impérativement cliquer sur « Ajouter une vidéoconférence Google Meet » si le processus n’est pas automatique. Il vous suffit ensuite de renseigner les détails de l’événement dans la section « Description » et d’enregistrer la réunion.

2. Invitez vos invités

Vous vous demandez comment créer une invitation à une réunion Google Meet ? Une fois que vous avez saisi votre description, ajoutez les invités en tapant l’adresse électronique des participants à la réunion dans la section « Invités ». N’oubliez pas de cliquer sur « Enregistrer » après chaque mise à jour. Vous pouvez alors envoyer automatiquement une invitation Google Meet à tous vos participants.

3. Publiez votre événement

Vous devez publier l’événement pour qu’il soit accessible à tous les participants par le biais du lien. À cette fin, dans la fenêtre de l’événement, vous devez cliquer sur « Autres actions » → « Publier l’événement ». Vous verrez alors apparaître le lien vers votre réunion et le code permettant d’intégrer votre événement à une page de renvoi ou à un courriel. Pour vérifier que votre événement est bien ouvert au public, cliquez sur « Visibilité par défaut » et modifiez ce paramètre en « Public ». Désormais, votre réunion sera visible et toutes les personnes disposant d’un lien pourront y participer.

Comment présenter des diapositives dans Google Meet ?

La présentation est une composante essentielle d’un webinaire, et Google Meet la prend également en charge. Si vous vous demandez comment partager un écran sur Google Meet, vous pouvez le faire en un clic. Il vous suffit de cliquer sur « Présenter maintenant “ dans le menu de votre réunion et de choisir « Tout l’écran », « Une fenêtre » ou « Un onglet », en fonction de ce que vous souhaitez diffuser.

Mais comment préparer au mieux les diapositives de votre webinaire Google Meet ? Google Slides, un autre outil de GWS, est très pratique. Grâce à Google Slides, tous les intervenants peuvent travailler simultanément, voir la progression de chacun en temps réel et laisser des commentaires.

C’est un outil précieux non seulement pour la phase de préparation mais aussi lors de votre webinaire :

1. Tous les intervenants ont connaissance du matériel de l’autre.
2. Votre hôte peut facilement cliquer pour changer de diapositive sans avoir à passer d’une présentation à l’autre.
3. Si un intervenant souhaite montrer sa présentation, il peut organiser la réunion sur Google Slides et voir les autres participants pendant la présentation.

Google Meet offre aux utilisateurs bien d’autres fonctionnalités permettant d’améliorer la qualité, la fonctionnalité et l’efficacité de leurs événements en ligne. Voici quelques exemples de nos favorites :

Travailler efficacement avec autant de participants que vous le souhaitez

La limite du nombre de participants à Google Meet suscite de nombreuses préoccupations. Voici une réponse simple : oui, le nombre de personnes pouvant participer à une réunion varie en fonction de votre abonnement à GWS. Néanmoins, les utilisateurs du plan Business Starter peuvent réunir jusqu’à 100 participants ; Business Standard, jusqu’à 150 ; Business Plus, jusqu’à 500 ; et Enterprise, jusqu’à 1 000. Vous devez impérativement tenir compte de ces limites dans votre planification des participants. Quoi qu’il en soit, l’utilisation de Google Meet pour les webinaires vous permettra d’organiser une conférence en toute simplicité, et dans un cadre convivial, pour un minimum de 100 participants en même temps.

Enregistrement de la réunion

Si vous souhaitez organiser un événement en ligne, vous vous demandez sûrement comment l’exploiter pour vos activités de marketing ou le partager avec les personnes qui ne pouvaient pas y assister. Google est conscient de ce problème et propose une fonction d’enregistrement vidéo à partir de la version Business Standard GWS. En quelques clics, il vous suffit d’activer l’enregistrement de Google Meet et vous recevrez ensuite un e-mail contenant un lien vers Google Drive. Cette fonction est toute simple, mais essentielle pour répondre à vos futurs besoins en matière de marketing.

Suivi de la participation

Une autre fonction essentielle pour tous les organisateurs d’événements est la création de rapports et le suivi de la participation. Vous devez savoir exactement combien de personnes assisteront à votre événement pour analyser votre taux de conversion et votre performance. Dès le forfait Business Plus, la fonction de rapport de fréquentation de Google Meet est disponible.

En activant cette fonction au cours de votre webinaire Google Meet, vous recevrez le rapport dans votre boîte de réception quelques minutes après le webinaire, et vous pourrez vérifier toutes les entrées/sorties des participants et le temps passé dans votre réunion. Attention, si une personne n’ayant pas de compte Google participe à votre réunion et saisit incorrectement son nom, un délai supplémentaire sera nécessaire pour faire correspondre cette personne à son enregistrement effectif.

Effets visuels pour Google Meet

Vous pouvez rendre votre événement plus ludique et attrayant grâce à divers effets et filtres Google Meet. Pour renforcer la notoriété de votre marque, il vous suffit de créer des arrière-plans personnalisés arborant le logo ou les symboles de votre entreprise. Vous vous demandez comment utiliser les filtres Google Meet ? Appuyez sur « Plus d’options » et « Appliquer des effets visuels » dans le menu. Vous découvrirez alors toute une série d’arrière-plans et de filtres à utiliser pour gagner en assurance.

Émojis

Les émojis sont une autre fonctionnalité géniale de Google Meet pour rendre votre webinaire plus interactif. Ils permettent à chacun de réagir en quelques clics à ce qui se passe pendant votre événement, sans qu’il soit nécessaire d’écrire ou de parler. Pour utiliser les émojis, appuyez sur « Autres commandes » en bas de votre réunion vidéo et sélectionnez la réaction que vous souhaitez envoyer.

Suppression du bruit

La fonction de suppression du bruit de Google Meet est une fonctionnalité avancée de l’édition standard de GWS Enterprise qui limite les interruptions extérieures tout en filtrant les bruits de fond. Pour l’activer, appuyez sur les trois points situés en bas de votre réunion → accédez à « Paramètres » → « Paramètres audio » → et activez le paramètre « Suppression du bruit ». C’est une excellente option qui vous permettra d’assister à un webinaire Google Meet en tant qu’orateur ou participant, où que vous soyez, en toute tranquillité.

Méthode de connexion

La méthode de connexion est une autre fonctionnalité utile qui améliorera la qualité de vos webinaires. Elle vous permet de ne plus être gêné par une connexion Internet médiocre, une panne de courant ou autre. Vous pourrez même participer à des activités en ligne en déplacement, par exemple lors d’un voyage d’affaires. Grâce à la fonction d’appel de Google Meet, vous pouvez rejoindre la réunion par le biais d’un appel téléphonique fixe ou mobile et d’être présent même en cas de circonstances imprévisibles.

Sous-titres traduits

Les webinaires Google Meet bénéficient désormais, avec l’arrivée de Gemini, de possibilités linguistiques et transfrontalières élargies. Cette fonction, appelée « sous-titres traduits », permet aux organisateurs des plans Business Standard/Plus ou Enterprise Starter/Standard/Plus de traduire leur discours en anglais en français, allemand, portugais et espagnol, et vice versa, en temps réel. La traduction unidirectionnelle à partir de l’anglais est disponible pour les langues suivantes : néerlandais, indonésien, turc et vietnamien (tous en version bêta), ainsi que japonais, suédois, chinois simplifié et mandarin.

Ces fonctionnalités d’IA élargissent considérablement votre portée, en rendant les enregistrements disponibles à la demande et en les intégrant dans des documents à accès limité, lesquels peuvent ensuite être distribués dans plusieurs pays.

Diffusions en direct

Google Meet a introduit la fonctionnalité de diffusion pour les grands événements à distance au sein d’une entreprise. Cette fonction s’est avérée très utile pour la formation des employés et les interventions des dirigeants. Vous pouvez diffuser en direct jusqu’à 10 000 personnes pour Enterprise Standard et jusqu’à 100 000 personnes pour Enterprise Plus. Pour découvrir comment ajouter une diffusion en direct à votre événement, regardez la vidéo ci-dessous :

La durée maximale est de huit heures ; une fois cette durée atteinte, la diffusion s’arrête automatiquement. Vous pouvez par ailleurs étendre l’accès à un maximum de 50 domaines Workspace de confiance ; sachez toutefois que Google vous déconseille vivement de donner accès à des entreprises non affiliées à la vôtre.

FAQ

Comment organiser un webinaire sur Google Meet ?

Pour organiser un webinaire sur Google Meet, planifiez votre réunion à l’aide de Google Calendar et envoyez des invitations par courrier électronique. Partagez votre écran pendant les présentations et faites participer vos auditeurs aux questions-réponses grâce à la fonction de chat. Prévoyez une connexion Internet stable pour éviter toute interruption.

Google Meet dispose-t-il d’une fonction de webinaire ?

Google Meet ne dispose pas d’une fonction « webinaire » spécifique, mais il se prête parfaitement à l’organisation de webinaires. Avec des fonctionnalités telles que le partage d’écran, le sous-titrage en temps réel et la gestion des participants, Google Meet convient parfaitement à l’organisation de webinaires.

Comment savoir qui a participé à une réunion Google Meet ?

Pour savoir qui a participé à une réunion Google Meet, l’organisateur de la réunion peut consulter le rapport de participation dans Google Calendar. Cette fonctionnalité est disponible pour certaines versions de Google Workspace. Le rapport comprend le nom des participants, leur adresse électronique et la durée de leur présence.

Comment modifier l’hôte de la réunion dans Google Calendar ?

Rendez-vous sur le site Calendar.google.com et sélectionnez l’événement que vous souhaitez modifier. Cliquez ensuite sur le bouton Options à trois points dans le coin supérieur droit puis cliquez sur Changer de propriétaire (le dernier élément de la liste). Vous devrez ensuite saisir les coordonnées du nouvel hôte et joindre un message si vous le souhaitez. Au moment du transfert, le nouvel hôte reçoit un lien de confirmation dans sa boîte de réception. Tant qu’il n’aura pas accepté, vous resterez l’hôte de la réunion.

Au bout de combien de temps un enregistrement de Google Meet est-il disponible ?

Bien que Google ne précise pas explicitement les délais d’attente, vous pouvez en principe retrouver l’enregistrement dans le dossier correspondant de votre disque dur dans les 24 heures ; la plupart du temps, cela ne prend toutefois pas plus de deux heures. Dans le cas d’incidents tels que des pannes de service de l’espace de travail Google (qui sont rares), le délai peut dépasser les 24 heures. Si vous voyez « En cours de traitement » à l’ouverture de la vidéo, l’enregistrement Google Meet est en cours de préparation en vue d’une prévisualisation dans le navigateur. Vous pouvez en attendant télécharger le fichier vidéo sur votre appareil et le lire à partir de celui-ci. Comme les enregistrements sont sauvegardés pour une période de trois mois, veillez à les sauvegarder si nécessaire.

En conclusion, bien que l’utilisation de Google Meet pour les webinaires puisse paraître surprenante, elle est très efficace et très pratique. Vous disposez de bien d’autres fonctionnalités interactives, telles que les salles de réunion, les sondages, le tableau blanc, les questions-réponses et différentes intégrations de tiers, qui rendront vos réunions en ligne plus engageantes et intéressantes pour les participants. Vous devriez adopter cette plateforme si vous souhaitez améliorer l’expérience de l’utilisateur, la qualité de vos réunions et augmenter votre taux de participation. Vous souhaitez faire passer vos réunions au niveau supérieur en termes d’équipement ? Découvrez la licence matérielle Google Meet.

Bonus : Vous utilisez déjà probablement les outils GWS ou prévoyez de les utiliser pour vos webinaires mais aussi pour instaurer des processus de travail efficaces pour votre entreprise. Dans ce cas, nous vous offrons une excellente opportunité de gagner sur tous les tableaux.

Pour en savoir plus sur les solutions et opportunités GWS, contactez nos consultants experts en Google Workspace ou nos services professionnels GWS offerts à nos clients en tant que partenaire Google Cloud Premier.

Lançons-nous dès maintenant dans la quête d’une meilleure expérience de vidéoconférence grâce aux solutions universelles de Google Workspace !