Tout sur la prévention des pertes de données (DLP) dans Google Workspace

La perte de données est un problème majeur pour les entreprises de nos jours, surtout celles qui ont recours aux outils de collaboration basés sur le cloud comme Google Workspace (anciennement G Suite). Compte tenu des millions d’utilisateurs à travers le monde créant, modifiant et partageant des fichiers sur Google Drive chaque jour, vous risquez d’exposer ou de divulguer des données sensibles telles que vos informations personnelles et confidentielles et vos mots de passe.

Il est indispensable d’appliquer des mesures efficaces de prévention des pertes de données (DLP) pour protéger les données sensibles de votre entreprise stockées dans le cloud. Google Workspace offre des outils DLP intégrés permettant de réduire les risques de perte et de fuite de données lorsque leur configuration et leur usage sont appropriés.

Cet article présente en détail les meilleures pratiques de sécurité DLP de Google Workspace : en quoi elles consistent, leur importance et comment appliquer une stratégie efficace et adaptée aux besoins de votre entreprise.

Vous comprendrez ainsi que protéger vos données est un jeu d’enfant. Il suffit de prendre quelques mesures simples pour établir une barrière robuste contre la perte de données et garantir la sécurité des informations de votre entreprise.

Qu’est-ce que la prévention des pertes de données (DLP) dans Google Workspace ?

Pour faire simple, la prévention des pertes de données est un ensemble d’outils et de règles visant à protéger les données sensibles de votre entreprise contre un accès abusif, une diffusion ou une fuite. Elle permet aux administrateurs de contrôler le partage et l’accès aux données dans des applications telles que Gmail, Drive et Chat.

Une bonne délégation de Google Workspace joue par ailleurs un rôle crucial dans la gestion de l’accès aux informations sensibles.

L’objectif principal de la DLP de Google Workspace est de détecter et d’empêcher le transfert ou la divulgation non autorisés des informations de l’utilisateur. Ces informations peuvent notamment inclure les éléments suivants :

• Données personnelles (noms, emails, numéros de téléphone, etc.).
• Informations financières (numéros de carte de crédit, comptes bancaires).
• Données commerciales confidentielles (secrets commerciaux, propriété intellectuelle).

DLP de Google Workspace analyse le contenu des fichiers, emails, chats, et bien plus afin d’identifier vos données sensibles sur la base de politiques et règles personnalisables définies par votre administrateur. En cas de détection d’une fuite de données potentielle, le système bloque l’action, supprime les informations sensibles ou avertit l’utilisateur d’une tentative d’accès.

Outre la prévention proactive des fuites de données, la DLP fournit également des rapports et des analyses visant à comprendre les niveaux de risque et le comportement des utilisateurs sur la durée en matière de partage de données sensibles. Ces données vous permettent de former les employés et de renforcer vos stratégies.

Bien que performant, la DLP intégrée de Google ne protège que l’environnement Google Workspace. Si vous souhaitez une protection totale, il vous faudra probablement des solutions DLP englobant les comptes cloud et les données sur site.

Types de Solutions DLP

Il existe trois principaux types de solutions de prévention des pertes de données (DLP) pour Google Workspace :

• réseau,
• points terminaux,
• et basé sur le cloud.

Chaque outil offre des fonctionnalités différentes de protection des données de Google Workspace pour répondre aux besoins et aux exigences uniques des entreprises. Examinons-les de plus près :

Les entreprises déploient souvent une combinaison de ces trois types de protection pour renforcer la sécurité des données. La meilleure approche dépend de l’emplacement des données sensibles et de leur circulation au sein de l’organisation.

La DLP réseau protège les chemins d’accès aux données, la DLP points terminaux bloque les activités des appareils, et la DLP cloud protège les données sur les plateformes cloud et dans le stockage. Ensemble, ces systèmes constituent des couches de surveillance et de contrôle imbriquées pour prévenir les incidents de perte de données au sein de votre entreprise.

Fonctionnement du système DLP de Google Workspace

La prévention des pertes de données est un processus qui se déroule en plusieurs étapes :

1. Configuration des règles : Les administrateurs définissent les politiques et règles de la DLP à partir de la console d’administration. Les règles sont configurées pour détecter et répondre aux violations ou incidents DLP potentiels. Il peut s’agir simplement d’empêcher certains types de fichiers d’être partagés en externe ou encore d’utiliser des formules rationnelles pour identifier les modèles d’informations sensibles.
2. Scan DLP : Le Scan DLP analyse différents types de fichiers, notamment les documents, images et fichiers compressés. Il scanne le contenu d’applications telles que Sheets, Docs, Slides et Forms (pour les téléchargements de fichiers). Ainsi, la DLP de Google Drive analyse l’espace de travail, y compris les e-mails, documents et autres fichiers, à la recherche de tout contenu correspondant aux règles définies. Cet outil utilise des techniques de filtrage et d’apprentissage automatique pour identifier les informations sensibles conformes aux règles prédéfinies.
3. Action : En cas de violation potentielle, la DLP de Google Workspace prend certaines mesures en fonction des règles définies par l’administrateur :
   Blocage : empêche le partage ou l’envoi d’informations confidentielles en dehors de l’entreprise.
   Avertissement : notifie l’utilisateur de la sensibilité des informations et lui propose de poursuivre ou de modifier les données.
   Quarantaine : déplace le contenu vers un emplacement sécurisé pour que les administrateurs puissent l’examiner.
4. Alertes et rapports : Les administrateurs reçoivent des alertes en cas de violation des règles de protection des données. Ces alertes contiennent typiquement des informations sur l’utilisateur, le contenu concerné et l’action effectuée. Google Workspace fournit un tableau de bord de gestion des incidents DLP pour contrôler et gérer les incidents.

La DLP offre également des fonctions supplémentaires telles que la classification du contenu, qui vous permet de classer les données en fonction de leur sensibilité, et de les masquer.

Meilleures pratiques en matière de DLP pour Google Workspace

Pour éviter toute perte de données, les entreprises doivent adopter les meilleures pratiques en matière de protection des données dans Google Workspace, surtout dans le cloud public :

Stratégie de Sauvegarde Cloud

La protection de vos données Google Workspace commence par la sécurisation de vos informations, une étape souvent négligée. Pourquoi est-ce crucial ?

• Les sauvegardes servent de bouclier contre la perte de données, phénomène responsable de plus de la moitié de toutes les pertes de données.
• Elles protègent également vos données contre les atteintes causées par les anciens employés ou les pirates informatiques malveillants.

Nous vous conseillons de sauvegarder fréquemment vos données. Une bonne protection des données de Google Workspace passe par la mise en place d’un dispositif de sauvegarde. Respectez ces paramètres :

• Automatisation : Servez-vous d’outils automatiques de sauvegarde pour réduire les interventions manuelles, au-delà des capacités de synchronisation de base de Google Workspace.
• Chiffrement : Bien que Google Workspace chiffre les données au repos et en transit, des mesures de chiffrement supplémentaires appliquées par des outils tiers permettent de sécuriser davantage vos sauvegardes et de répondre à des normes de sécurité plus strictes, ou à des exigences de conformité spécifiques.

Un système de sauvegarde performant vous permet de stocker en toute confiance vos données dans le cloud grâce à des mesures de protection adaptées.

Mise en place de contrôles d’accès draconiens et traçage du partage des données sensibles

Si vous utilisez Google Drive, Google Docs ou Google Sheets pour réguler l’accès, la faculté de modifier les permissions de vos fichiers est primordiale. Découvrez ici comment gérer efficacement cette fonction :

1. Organisez vos fichiers à l’aide de dossiers et définissez les paramètres d’autorisation au niveau du dossier.
2. Pour sécuriser les documents, privilégiez l’accès à des « Personnes spécifiques » plutôt que « Toute personne disposant du lien ».
3. Veillez à régulièrement revoir et réviser les autorisations d’accès.
4. Sensibilisez votre équipe aux pratiques de partage de fichiers.
5. Servez-vous du centre de sécurité de l’espace de travail Google pour surveiller les activités de partage de fichiers.

La limitation du nombre de personnes ayant accès à l’information réduit les risques de fuites ou de saisies non autorisées.

Activer la Connexion en Deux Étapes

La connexion en deux étapes (également connue sous le nom d’authentification à deux facteurs, ou MFA) offre une protection supplémentaire. Découvrez pourquoi elle est essentielle et comment l’appliquer :

1. Il s’agit d’un élément que vous connaissez (un mot de passe) et d’un élément que vous possédez (généralement votre téléphone).
2. Même si une personne devine votre mot de passe, elle ne pourra pas se connecter sans le deuxième facteur.
3. Pour l’activer, consultez les paramètres de votre compte Google et recherchez « Validation en deux étapes ».
4. Vous pouvez opter pour des clés de sécurité physiques, des SMS ou l’application Google Authenticator.
5. Rendez cette vérification obligatoire pour tous les utilisateurs de votre espace de travail Google.

La mise en œuvre de l’authentification à plusieurs facteurs empêche les pirates d’accéder à vos comptes.

Protection contre les Ransomwares

Pour vous protéger contre les ransomwares, il vous faut des solutions rapides et sans intervention humaine. Voyons quels sont les critères à prendre en compte :

• Suivi en temps réel des modifications de fichiers et des actions des utilisateurs.
• Capacité à détecter des schémas de chiffrement inhabituels.
• Interdiction automatique des adresses IP ou comptes utilisateurs douteux.
• Notifications instantanées à votre équipe responsable de la sécurité.
• Intégration avec vos outils de sécurité actuels.

Ces fonctionnalités vous permettent de stopper un grand nombre d’attaques de ransomwares avant qu’elles ne causent de graves préjudices.

Correction Automatique des Fichiers Cryptés

Accélérez votre récupération après une attaque de ransomware en veillant à ce que votre DLP Google Workspace soit paramétrée pour :

1. Détecter automatiquement les fichiers chiffrés par des ransomwares.
2. Disposer d’une sauvegarde récente de tous vos fichiers prête à l’emploi.
3. Restaurer rapidement les fichiers touchés à leur état antérieur à l’attaque.
4. Effectuer l’opération sans intervention manuelle nécessaire pour chaque fichier.
5. Fournir un rapport détaillé des fichiers touchés et restaurés.

Cette approche automatisée vous fait gagner du temps et réduit les dommages potentiels causés par une attaque.

Surveillance de l’Activité des Comptes

Pour protéger votre espace de travail Google, vous devriez utiliser un outil automatisé capable de contrôler les activités de vos employés et de vos prestataires. Ainsi, vous remarquerez rapidement toute modification des paramètres de partage, vous saurez qui télécharge des données sensibles et vous saurez qui accède à des programmes tiers dans votre espace de travail. Cet outil vous permet d’éviter les problèmes de sécurité potentiels avant qu’ils ne dégénèrent et de garantir la sécurité de vos informations sensibles.

N’oubliez pas qu’une protection efficace des données de Google Workspace est un processus continu. Réexaminez et mettez souvent à jour vos règles et pratiques de DLP.

Optez pour la Protection Avancée des Données avec Cloudfresh

La perte de données constitue un risque majeur pour les entreprises exploitant Google Workspace et d’autres services de cloud pour stocker et échanger des informations critiques. Si vous ne mettez pas en place des règles efficaces de protection contre la perte de données dans Google Workspace, vous risquez de subir de graves répercussions, notamment en matière de conformité réglementaire, de violation de données, de perte de propriété intellectuelle et bien plus encore.

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