Google Workspace vs Microsoft 365

À l’ère du numérique, les entreprises misent sur une communication efficace et une collaboration harmonieuse. Les solutions de productivité basées sur le cloud, telles que Google Workspace et Microsoft 365, jouent un rôle déterminant à cet égard. Chacune offre un éventail complet d’outils pour la messagerie électronique, la création de documents, le stockage de fichiers et bien plus encore. Mais en raison des nombreux points communs, il peut être délicat de choisir la bonne plateforme.

Cet article compare Google Workspace et Microsoft 365, en examinant leurs caractéristiques, leurs tarifications, leurs forces en matière de sécurité, leurs capacités de visioconférence et de collaboration, pour vous aider à choisir la solution la plus adaptée à vos besoins.

Introduction et points communs

Les logiciels Office de Google et les offres de Microsoft reposent sur la même philosophie : donner aux entreprises les moyens d’accomplir un large éventail de tâches facilement au sein de leurs suites respectives, en minimisant le besoin d’utiliser des applications externes.

Microsoft 365 (anciennement connu sous le nom d’Office 365), que de nombreux utilisateurs de PC connaissent bien, offre des applications renommées telles que Word, Excel et PowerPoint : des incontournables des bureaux du monde entier. Microsoft 365 transfère ces solutions logicielles de manière harmonieuse dans le cloud, ce qui facilite le travail nomade et transforme les outils de bureau traditionnels en plateformes modernes et collaboratives.

Google a depuis longtemps étendu son offre au-delà de son célèbre moteur de recherche. Les solutions bureautiques ont été intégrées à sa gamme de produits très rapidement, et Google a fait figure de pionnier en proposant des applications web pour les feuilles de calcul, le traitement de texte et la création de présentations directement dans le navigateur. En intégrant parfaitement Gmail et Google Drive, ces programmes individuels ont évolué vers une suite complète, entièrement basée dans le cloud, connue sous le nom de Google Workspace (anciennement G Suite).

Dans la mesure où Google Workspace et Office 365 poursuivent le même objectif, il convient de mentionner que, malgré leurs forces dans des domaines différents, ces solutions présentent un grand nombre de similitudes :

1. Applications de base : les deux solutions offrent des outils essentiels pour la gestion des courriels, la création de documents (traitement de texte, feuilles de calcul, présentations), le stockage sur le cloud et la gestion de votre calendrier.
2. Fonctionnalités de collaboration : ces deux plateformes permettent la coécriture en temps réel, autorisant plusieurs utilisateurs à modifier des documents simultanément. Elles offrent également des fonctions de contrôle de version et de communication, telles que le chat et les commentaires dans l’application, pour un travail d’équipe harmonieux.
3. Priorité à la sécurité : les deux plateformes privilégient la sécurité des données grâce au cryptage, aux contrôles d’accès et à l’authentification à deux facteurs qui protègent vos informations.
4. Accessibilité mobile : Google Workspace et Microsoft 365 proposent tous deux des applications mobiles pour accéder à vos données et travailler en déplacement, ce qui garantit la flexibilité et les possibilités de travail à distance.
5. Évolutivité : Google Workspace et Microsoft 365 proposent tous deux des formules d’abonnement adaptables aux besoins de votre entreprise, convenant aussi bien aux petites équipes qu’aux grandes entreprises.
6. Potentiel d’intégration : ces deux plateformes s’intègrent à diverses applications tierces, afin de personnaliser votre suite de productivité et d’en étendre les fonctionnalités.

Après avoir compris ces points communs, nous pouvons nous concentrer sur les domaines qui différencient les solutions Google et Microsoft, afin de prendre la bonne décision en fonction des besoins spécifiques de votre entreprise.

Google Workspace ou Microsoft 365, quelle est la différence ?

Google Workspace et Microsoft 365 sont de puissantes suites de productivité soigneusement élaborées pour répondre aux divers besoins des entreprises. Leur objectif principal est d’améliorer la collaboration et la productivité, mais elles divergent sur plusieurs points essentiels. Levons le voile sur ces différences, en examinant leurs principales fonctionnalités et les facteurs de décision clés à prendre en compte pour choisir entre ces deux solutions de pointe.

Outils de collaboration

Google Workspace et Microsoft 365 offrent tous deux une panoplie d’outils conçus pour simplifier le travail d’équipe, mais leurs points forts sont différents.

Co-création en temps réel :

• Google Workspace : se distingue par son interface intuitive et son édition instantanée et fluide en temps réel. Plusieurs utilisateurs peuvent travailler simultanément sur des documents et visualiser instantanément les modifications, instaurant ainsi un environnement hautement interactif et collaboratif.
• Microsoft 365 : offre des fonctionnalités de coécriture, mais l’édition des documents ne semble pas aussi bien synchronisée que celle de Google Workspace. Les fonctionnalités telles que le suivi des modifications correspondent davantage à un flux de travail traditionnel et séquentiel.

Communication :

• Google Workspace : offre une palette de fonctionnalités bien adaptées. Le chat intégré à l’application permet des discussions en temps réel au sein des documents, tandis que les fonctions de commentaire facilitent les échanges. De plus, l’intégration parfaite avec Google Meet pour les vidéoconférences crée une expérience de communication simplifiée.
• Microsoft 365 : Microsoft Teams fait office de centre de communication, de collaboration et de gestion de projet, mais nécessite une configuration supplémentaire par rapport aux fonctionnalités intégrées de Google Workspace.

Partage de fichiers et accessibilité :

• Google Workspace : excelle en matière d’accessibilité, car il est entièrement basé sur le cloud. Le partage des documents se fait facilement par le biais de liens, accessibles depuis n’importe quel appareil doté d’une connexion internet, pour une collaboration facile où que vous soyez.
• Microsoft 365 : offre des applications de bureau (Word, Excel, PowerPoint) facilitant le travail hors ligne. En revanche, le partage de fichiers exige des démarches supplémentaires par rapport au système de Google Workspace axé sur les liens.

Ainsi, on peut considérer que Google Workspace privilégie la simplicité et la collaboration grâce à des outils tels que Google Docs, Sheets et Slides, qui permettent à plusieurs utilisateurs de modifier des documents simultanément. Microsoft 365 offre également des fonctions de collaboration, mais son apprentissage peut s’avérer plus difficile pour les utilisateurs habitués aux applications de bureau traditionnelles.

Email et communication

Google Workspace et Microsoft 365 offrent tous deux de remarquables solutions de messagerie électronique, mais leurs points forts répondent à des besoins différents en matière de communication.

Gmail :

Gmail, en tant que plateforme de messagerie de la famille Google Workspace, règne en maître grâce à son interface intuitive, sa puissante fonctionnalité de recherche et son filtre anti-spam performant. Les outils d’étiquetage et d’organisation facilitent la gestion des messages électroniques, tandis que son intégration harmonieuse avec d’autres outils de l’espace de travail, tels que Chat et Meet, favorise un processus de communication collaboratif.

Microsoft 365 Outlook :

Microsoft 365 Outlook offre des fonctionnalités avancées telles que la catégorisation et les règles pour une organisation méticuleuse de vos courriels. Il requiert également l’intégration de Microsoft Teams pour une expérience de collaboration plus large, ce qui peut exiger une configuration supplémentaire par rapport aux fonctionnalités intégrées de Google Workspace. L’interface web d’Outlook est parfois moins intuitive que le design épuré de Gmail.

Les deux plateformes proposent des applications mobiles sophistiquées permettant de consulter les courriers électroniques et de gérer les communications en déplacement. Elles garantissent l’accessibilité et la flexibilité pour les employés à distance ou hybrides. La sécurité des données est aussi une priorité pour Gmail et Outlook, grâce à des fonctionnalités telles que le cryptage et l’authentification à deux facteurs. Vos communications sont ainsi protégées, de même que vos informations confidentielles.

Gmail offre un espace de stockage de 30 Go, une importation facile d’autres adresses électroniques et une interface intuitive avec des fonctions de chat et de collaboration intégrées. Il séduit la plupart des utilisateurs. Outlook offre une limite de stockage plus élevée (50 Go) et des fonctions avancées telles que l’automatisation et les modèles, mais son interface est moins agréable et les fonctions de collaboration exigent l’utilisation d’applications séparées.

Capacité de stockage

Google Workspace et Microsoft 365 offrent tous deux un espace pour stocker vos fichiers, Google Drive vs OneDrive, mais leurs capacités de stockage et leurs approches de partage diffèrent.

Google Workspace offre un espace de stockage Google Drive évolutif et adapté à vos besoins. Les forfaits vont de 30 Go pour le niveau de base à un stockage illimité pour l’édition Enterprise. Cette solution s’adresse aux entreprises de toutes tailles, qu’il s’agisse de petites équipes ou d’entreprises dévoreuses de données. Par ailleurs, Microsoft 365 fournit un généreux espace de stockage OneDrive de 1 To par utilisateur dans la plupart des forfaits. Cette quantité forfaitaire peut être suffisante pour de nombreuses entreprises, mais peut constituer un obstacle à celles qui ont des besoins importants en matière de stockage. En tant que consultants Google Workspace et Microsoft 365, nous serons ravis de vous proposer des options de stockage flexibles pour répondre à vos besoins grandissants en matière de données.

Vidéoconférence

Face à l’environnement de travail hybride d’aujourd’hui, il est essentiel de disposer de systèmes de visioconférence performants pour une communication et une collaboration efficaces. Google Workspace et Microsoft 365 vous proposent tous deux des solutions de visioconférence, telles que les plateformes Google Meet et Microsoft Teams. Elles offrent un large éventail de fonctions de collaboration dans le cadre des réunions vidéo, telles que l’enregistrement, le partage d’écran, les tableaux virtuels, les messages textuels, les images de fond et les animations, ainsi que la sécurité des données.

Si Google Meet et Microsoft Teams offrent tous deux des fonctionnalités de visioconférence similaires, Teams convient mieux aux grandes équipes en raison des limites de participants plus élevées et des fonctionnalités de planification de webinaires. Rappelez-vous que contrairement à Google Meet, qui est principalement une plateforme de réunions vidéo en ligne, Microsoft Teams est une plateforme de collaboration tout-en-un offrant des fonctions de vidéoconférence, de chat et de stockage de documents. Google Meet est donc une solution peu coûteuse et facile à utiliser, avec une connexion téléphonique gratuite et la possibilité d’organiser des réunions conséquentes (avec des formules payantes). Si votre entreprise recherche des fonctions de collaboration avancées, une intégration étroite avec Microsoft 365 et une taille de réunion gratuite plus importante, Microsoft Teams est peut-être mieux adapté à vos besoins.

Intégration avec des applications tierces

Google Workspace et Microsoft 365 offrent tous deux une intégration poussée avec une vaste gamme d’outils tiers, mais ils répondent à des besoins légèrement différents.

Google Workspace est réputé pour ses API publiques et sa priorité accordée à la collaboration dans le cloud. Il s’intègre parfaitement à un large éventail d’outils, en particulier ceux conçus pour les startups et les processus de travail basés sur le web. Parallèlement, Microsoft 365 privilégie la sécurité et la conformité, et ses intégrations s’adressent souvent à des entreprises bien établies et répondent à des besoins plus rigoureux en matière de protection des données.

De son côté, Microsoft 365 privilégie la sécurité dans la connexion des applications stratégiques et les intégrations avec les outils de l’entreprise. Si vous souhaitez une protection rigoureuse de vos données, Microsoft 365 pourrait être plus judicieux pour vous en raison de l’importance accordée à la conformité.

Les intégrations de Google Workspace sont plus faciles à configurer, tandis que Microsoft 365 requiert davantage de connaissances techniques pour les processus de travail complexes.

Sécurité

Si la sécurité est une priorité pour Google Workspace et Microsoft 365, leurs approches diffèrent. Google Workspace, conçu pour le cloud, privilégie la sécurisation de son infrastructure grâce à des fonctions avancées de détection des menaces et de protection de la vie privée des utilisateurs, telles que l’authentification à deux facteurs et les contrôles d’accès personnalisés. Microsoft 365 offre un cadre de sécurité plus large comprenant le cryptage des données, l’authentification multifactorielle et des certifications de conformité industrielle. Les deux plateformes peuvent représenter un choix judicieux pour les grandes entreprises. Pour les entreprises dont le secteur d’activité est très réglementé, Microsoft constitue une meilleure option, tandis que Google Workspace peut être plus pratique pour les petites entreprises et les startups. Pour en savoir plus sur les avantages de Microsoft 365, notamment la sécurité renforcée, et sur d’autres fonctionnalités, consultez notre dernier article.

Tarification

Votre choix entre Google Workspace et Microsoft 365 dépend des outils de collaboration souhaités, de vos besoins en matière de stockage et des fonctions de sécurité nécessaires. Les deux applications proposent des essais gratuits, mais leurs structures tarifaires diffèrent.

Google Workspace vous propose des plans progressifs basés sur le stockage et la sécurité avancée. Le prix diminue par utilisateur au fur et à mesure que vous passez à un niveau supérieur, ce qui en fait un outil idéal pour les entreprises en pleine croissance. Quant à Microsoft 365, il propose quatre plans de base avec des fonctionnalités avancées et des niveaux de sécurité variables, mais il ne dispose pas d’options personnalisables pour les entreprises.

Même si les deux plateformes offrent des outils de productivité similaires, Workspace pourrait être plus rentable à mesure que vos besoins évoluent.

Solutions optimisées par l’IA

Les suites de productivité évoluent avec l’introduction d’assistants IA comme Gemini pour Google Workspace et Copilot pour Microsoft 365. Ces partenaires d’IA visent à simplifier les processus de travail, à stimuler la créativité et à responsabiliser les utilisateurs au sein de leurs écosystèmes.

Les deux solutions pilotées par l’IA sont étroitement intégrées dans les outils, applications et services collaboratifs des écosystèmes Google Workspace et Microsoft 365. Ce qui diffère le plus ici, ce sont les tarifications. Gemini pour Google Workspace propose 2 versions :

• Gemini Business : prix de 20 USD par utilisateur/mois avec un engagement d’un an ;
• Gemini Enterprise : prix de 30 USD par utilisateur/mois avec un engagement d’un an.

Cette formule fournit un accès à Gemini dans Gmail, Docs, Slides, Sheets et Meet, et inclut une sécurité et une confidentialité de niveau entreprise. Le plan Entreprise offre aussi des réunions avancées avec des sous-titres traduits en plus de 15 langues et l’accès et l’utilisation complets de Gemini13.

Copilot pour Microsoft 365 est proposé au prix de 30 $ par utilisateur et par mois avec un abonnement annuel. Ce prix comprend l’accès à Copilot dans Microsoft Teams, Word, Outlook, PowerPoint, Excel, Edge for Business et d’autres applications Microsoft 365. Vous bénéficiez aussi d’un chat assisté par l’IA avec Microsoft Copilot et de créer des plugins à l’aide de Copilot Studio.

Ici, Gemini pour Google Workspace se révèle être une solution plus flexible et plus abordable offrant deux niveaux différents. Néanmoins, le choix dépend de vos préférences en matière de plateforme et des fonctionnalités spécifiques requises.

Sélection de votre suite de productivité idéale

Malgré de nombreuses similitudes, choisir entre Microsoft 365 et Google Workspace se résume aux besoins de collaboration et à la culture de l’entreprise. En fin de compte, la meilleure suite de productivité pour votre entreprise dépend de vos besoins et priorités spécifiques. Voici un récapitulatif rapide pour guider votre décision :

1. Votre priorité est une collaboration harmonieuse et une simplicité d’utilisation ? Google Workspace se distingue par son interface intuitive et ses fonctions de co-rédaction en temps réel.
2. Besoin d’applications bureautiques performantes et de fonctions de messagerie avancées ? Microsoft 365 offre des applications bureautiques bien connues (Word, Excel, PowerPoint) et une gestion efficace de la messagerie électronique avec Outlook.
3. Soucieux du coût et de l’évolutivité pour les entreprises en pleine croissance ? Les plans de stockage progressifs de Google Workspace pourraient s’avérer plus rentables à mesure que votre équipe s’agrandit.
4. Votre entreprise évolue dans un secteur hautement réglementé ? Les certifications de conformité approfondies de Microsoft 365 vous conviendront peut-être mieux.
5. Vous appréciez une solution de visioconférence intuitive ? Google Meet se démarque par son interface simple et son option d’appel téléphonique gratuit.
6. Besoin de fonctions de collaboration avancées et de possibilités de webinaires ? Microsoft Teams vous offre une suite complète au sein de sa plateforme.
7. Envie d’une intégration avec de nombreuses applications tierces ? Les deux plateformes sont excellentes, mais Google Workspace convient davantage aux processus de travail basés sur le web, tandis que Microsoft 365 privilégie les applications d’entreprise établies.
8. Votre sécurité est primordiale ? Peu importe la plateforme que vous choisissez, Google Workspace et Microsoft 365 privilégient tous deux la sécurité des données grâce au cryptage et à l’authentification multifactorielle.

Rappelons que Google Workspace et Microsoft 365 proposent tous deux des essais gratuits. Saisissez cette occasion pour découvrir chaque suite par vous-même et déterminer celle qui correspond le mieux à vos processus de travail et aux préférences de votre équipe. En tant que partenaire Google Cloud Premier et Microsoft 365, nos experts certifiés sont à votre service pour vous aider à mettre en place l’environnement de travail le plus efficace et le plus évolutif.

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