Comment Swizy a réduit ses dépenses en outils de 20 % grâce à Google Workspace

💬 Lorsque ses équipes en pleine croissance ont commencé à avoir du mal à rester parfaitement synchronisées, Swizy a trouvé la solution pour avancer.

Avec l’accompagnement de Cloudfresh, l’entreprise a adopté Google Workspace et l’a intégré au cœur des habitudes quotidiennes de chaque équipe.

Le défi : une collaboration lente et une évolutivité limitée

Swizy s’est développée dans toute la France, de Lognes et Hœnheim aux centres régionaux. Ses équipes avaient besoin d’une méthode de travail plus connectée. Les outils existants, bien que fonctionnels, ne permettaient pas d’atteindre le niveau de coordination et de visibilité souhaité.

Le partage de documents n’était pas centralisé, la communication entre bureaux nécessitait des étapes supplémentaires, les processus d’intégration manquaient d’uniformité, et la gestion des accès ainsi que des données sur plusieurs plateformes devenait de plus en plus chronophage. Pour soutenir sa croissance, l’entreprise a décidé de mettre en place un espace de travail numérique unifié et sécurisé, capable de favoriser la collaboration, où que se trouvent ses équipes.

La solution : Un espace de travail numérique sécurisé et optimisé

Swizy s’est tournée vers Google Workspace, et Cloudfresh l’a accompagnée dans cette transition sans aucune difficulté. La migration complète des outils précédents a été menée rapidement, sans interruption.

Une configuration conçue pour les équipes

Dès les premières conversations, Cloudfresh a adopté une approche pratique, se plongeant dans la structure, les rôles et les flux de travail quotidiens du client.

Nous avons offert des conseils sur mesure pour aligner Google Workspace sur la façon dont leurs équipes fonctionnent réellement, en veillant à ce que la configuration soutienne une collaboration fluide, un accès sécurisé et une croissance future. Enconséquence, Cloudfresh a fourni une base qui est facile à gérer, flexible à travers les départements et prête à évoluer au fur et à mesure que l’entreprise évolue.

Plate-forme unifiée, outils familiers

En collaboration avec les experts Workspace de Cloudfresh, Swizy a déployé Gmail, Drive, Docs, Sheets, Slides, Meet et Chat pour un usage quotidien sur tous les sites. Les bénéfices ont été immédiats :

• Accès commun à l’ensemble des outils et informations.
• Collaboration à distance et en temps réel sur des documents.
• Planification et organisation de réunions, que ce soit au bureau ou à l’autre bout du pays.
• Stockage et partage de fichiers dans Drive avec contrôle clair de la propriété, des accès et des versions.

Cette mise en place a été accompagnée d’une migration minutieuse des comptes, garantissant la continuité des opérations et un transfert fluide depuis les anciens systèmes. Le résultat : un écosystème unique et sécurisé, moins d’applications, moins de complexité, plus de cohérence.

Une intégration plus facile et plus rapide

Cloudfresh a facilité l’intégration des nouveaux collaborateurs en mettant en place des modèles partagés pour les documents et processus courants, assurant ainsi une homogénéité entre équipes et sites.

La gestion simplifiée des accès a permis aux équipes IT et RH de réduire les délais d’attribution des permissions : les nouveaux arrivants disposent immédiatement des outils et données nécessaires.

Des espaces de travail préconfigurés par rôle ont permis de minimiser les temps d’adaptation et d’accélérer la productivité dès le premier jour.

Contrôles administratifs simples et sécurisés

Avec Cloudfresh, l’équipe d’administration de Swizy a gagné en visibilité et en efficacité :

• Tableau de bord centralisé pour gérer comptes et autorisations.
• Application uniforme, à l’échelle de l’entreprise, des bonnes pratiques : authentification à deux facteurs, contrôles de partage, gestion sécurisée des accès.
• Mise à jour rapide des accès aux groupes au fur et à mesure des évolutions d’équipe.

Résultats obtenus par Swizy grâce à Google Workspace et au soutien de Cloudfresh

En migrant vers Google Workspace, Swizy a offert à chaque équipe les moyens d’avancer plus vite, de rester alignée et de réduire la charge de travail.

Comment Gemini soutient le travail quotidien

Peu après son lancement, les équipes de Swizy ont adopté Gemini, l’assistant IA intégré de Google Workspace, et en ont rapidement perçu la valeur.

Gmail

Dans Gmail, Gemini permet de créer rapidement des brouillons d’e-mails clairs et structurés, un atout précieux pour les communications internes et clients.

Docs

Dans Docs, il aide à synthétiser les notes de réunion et à structurer la documentation, évitant la relecture fastidieuse de longs échanges.

Sheets

Dans Sheets, il aide les chefs d’équipe de l’entreprise en résumant les commentaires, en préparant des rapports hebdomadaires et en organisant les données brutes, afin de gagner un temps précieux. Ces petits changements se sont traduits par une différence notable : moins de travail manuel, des délais d’exécution plus courts et moins d’obstacles dans le flux quotidien.

Partenariat avec Cloudfresh

Cloudfresh a commencé par analyser en profondeur les besoins et méthodes de travail de Swizy, puis a planifié la migration pour éviter toute perturbation. Même après la mise en place, l’accompagnement s’est poursuivi, avec une disponibilité constante pour répondre aux questions ou apporter des ajustements.

Prochaines étapes

Notre client suit attentivement les nouvelles fonctionnalités de Google Workspace, et nous, chez Cloudfresh, veillons à ce qu’il reste informé des dernières évolutions. Leur intérêt se porte particulièrement sur les solutions qui renforcent la collaboration hybride et réduisent le travail manuel. Leur objectif est clair : rester agile, connecté et continuer à faciliter le travail de leurs équipes.

À mesure que leurs besoins évoluent, les services professionnels Google Workspace de Cloudfresh continueront de les accompagner, en soutenant leur croissance avec expertise, réactivité et attention.

Comment Cloudfresh vous aide à tirer le meilleur parti de Google Workspace

Cloudfresh collabore étroitement avec vos équipes pour transformer Google Workspace en une configuration parfaitement alignée sur votre manière de travailler. De la stratégie initiale à l’intégration, en passant par l’automatisation et l’assistance continue, nous façonnons un environnement de travail qui vous fait gagner du temps, accroît votre visibilité et évolue avec votre entreprise.

En tant que Global Google Cloud Premier Partner, nous aidons les organisations à aligner Google Workspace sur de véritables objectifs métiers : au-delà des outils, nous mettons en place des flux de travail efficaces et pérennes.

Que vous découvriez Google Workspace ou que vous cherchiez à perfectionner votre configuration, nous vous accompagnons pour exploiter pleinement chaque fonctionnalité.

Si vous estimez qu’il est temps d’adopter une méthode de travail plus simple, plus connectée et plus performante, notre mission est de la concevoir et de la déployer avec vous !