Керувати цілою компанією складно, особливо якщо офіси та відділи компанії розкидані по всьому світу. Asana постійно розширюється, і як ніхто інший знає, як керувати проектами та створювати нові завдання віддалено.
Маркетингова компанія Asana дала можливість трохи зазирнути за лаштунки робочого процесу і поділилась з іншими своїми порадами з управління командою віддалено.
Діана Дворкін
Діана — головна керуюча компаніями з виробництва продуктів, а також по створенню попиту. Діана тримає зв’язок з усіма відділами маркетингу Asana, тому для неї особливо важливо розкладати свої завдання по поличках. І ось, що вона говорить:
- Asana дає можливість відстежувати робочі процеси кожної команди, і кожного відділу і не упускати деталі. Перш ніж перенести всю свою робочу діяльність на платформу, Діана працювала і керувала проектом в таблицях, з великою кількістю вкладок. Як результат, таке керівництво проектами не приносило належного результату, тому багато речей губилися, відбувалася плутанина, а контролювати робочі проекти було складно.
- Якщо виникла проблема — обговоріть її з колегами. Кращий спосіб це зібрати всіх на швидкий дзвінок в Zoom. Замість того, щоб шукати винуватого і перекидати один на одного завдання, набагато простіше зв’язатись зі своєю командою і обговорити всі робочі моменти, знайти корінь проблеми і виправити його. А оскільки Zoom зручно інтегрований в платформу, немає потреби постійно перемикатися між вкладками і втрачати свій час.
- Для того, щоб бачити, куди просунулася ваша команда — відстежуйте прогрес в режимі реального часу. Asana дає можливість в кінці тижня або в кінці місяця збирати інформацію про виконану роботу і підсумувати це у вигляді прогресу. Така функція дає можливість також зацікавленим сторонам бачити свій прогрес, і найголовніше, бачити до чого вони рухаються.
Аріель Росс
Аріель бере участь практично у кожному творчому процесі команди, в його компетенції управління візуальної частини. Тому жоден проект з використанням дизайну не проходить без його участі. Його головне кредо в роботі — рівномірно розподіляти робоче навантаження.
- В оптимізації творчого процесу безсумнівно допомагають спеціальні форми і поля в Asana. Найважливіше для оперативної роботи з візуалами — це розставлені пріоритети, а також чітко встановлені технічні завдання. Заздалегіть обумовлені деталі допоможуть уникнути в майбутньому зайвих зустрічей, дзвінків і просто заощадять час.
- Щоб завдання пов’язані з дизайном і візуалізацією не губилися серед купи всіх інших завдань, Аріель воліє зберігати різні завдання в дашборда різних команд. Це допоможе уникнути метушні і плутанини при пошуках необхідного проекту.
- Для того, щоб не зривати дедлайни і дотримуватися початкового плану, заздалегідь не завищуйте очікування. Обумовлюйте заздалегідь скільки днів піде на доопрацювання, перевірку, узгодження і ще кілька етапів. І ще одна хороша порада — завжди додавайте пару днів до оголошеного дедлайну, щоб не розчарувати клієнтів і щоб не завищувати очікування команди.
Логан ЛеВан
Логан — головний менеджер всіх подій всередині і за межами Asana. Коли Ковід-19 застав всіх нас зненацька, Логан довелося оперативно пристосуватися до віртуального способу проведення заходів.
- Asana щорічно проводить понад 200 заходів, а в цьому році, Логан поставила мету в 226 заходів. Правильно організовувати кожну подію, допомагає спеціальний шаблон для заходів в Asana. Він допоможе не упустить жодну деталь до, під час і після заходів. Саме завдяки таким шаблоном, в якому можна тримати під контролем всі завдання, вдається проводити таку кількість заходів на рік. І неважливо про які саме події йдеться — віртуальні або оффлайн.
- Для того, щоб із задоволенням і без зайвих нервів виконувати свою роботу, Логан ЛеВан радить пристосуватися до невизначеності, адже онлайн зустрічі можуть бути такими ж непередбачуваними, як і живі зустрічі.
- Ще одна порада з підтримки згуртованості команди це проведення стендапів. Стендап – це хороший спосіб виговоритися і обговорити проблеми разом з колективом.
Asana це не тільки платформа для управління командою. Це також відмінний спосіб полегшити свій робочий процес і мінімізувати зайву витрату часу.
Щоб дізнатися про те, як позбутися від зайвої роботи і про те, як керувати складними проектами віддалено, зверніться за допомогою в Cloudfresh і ми допоможемо вам ознайомитися з усіма принципами роботи в Asana.
Замовити консультацію