Руководить целой компанией сложно, особенно если офисы и отделы компании разбросаны по всему миру. Asana постоянно расширяется, и как никто другой знает, как руководить проектами и создавать новые задачи удаленно.
Маркетинговая компания Asana дала возможность немного заглянуть за кулисы рабочего процесса и поделилась с другими своими советами по управлению командой удаленно.
Диана Дворкин
Диана — главная управляющая компаниями по производству продуктов, а также по созданию спроса. Диана держит связь со всеми отделами маркетинга Asana, поэтому для нее особенно важно раскладывать свои задачи по полочкам. И вот, что она говорит:
- Asana дает возможность отслеживать рабочие процессы каждой команды, и каждого отдела и не упускать детали. Прежде чем перенести всю свою рабочую деятельность на платформу, Диана работала и руководила проектом в таблицах, с большим количеством вкладок. Естественно, такое руководство проектами не приносило должного результата, поэтому многие вещи терялись, происходила путаница, а контролировать рабочие проекты было сложно.
- Если возникла проблема — обсудите ее с коллегами. Лучший способ это собрать всех на быстрый звонок в Zoom. Вместо того чтобы искать виноватого и перебрасывать друг на друга задачи, гораздо проще созвониться со своей командой и обсудить все рабочие моменты, найти корень проблемы и исправить ее. А так как Zoom удобно интегрирован в платформу, нет необходимости постоянно переключаться между вкладками и терять свое время.
- Для того чтобы видеть, куда продвинулась ваша команда — отслеживайте прогресс в режиме реального времени. Asana дает возможность в конце недели или в конце месяца собирать информацию о проделанной работе и подытожить это в виде прогресса. Такая функция дает возможность также заинтересованным сторонам видеть свой прогресс, и самое главное, видеть к чему они двигаются.
Ариэль Росс
Ариэль участвует практически в каждом творческом процессе команды, в его компетенции управление визуальной частью. Поэтому ни один проект с использованием дизайна не проходит без его участия. Его главное кредо в работе — равномерно распределять рабочую нагрузку.
- В оптимизации творческого процесса несомненно помогают специальные формы и поля в Asana. Самое важное для оперативной работы с визуалов — это расставленные приоритетов, а также четко установленное технического задание. Заранее оговоренные детали помогут избежать в будущем лишних встреч, звонков и просто сэкономят время.
- Чтобы задачи связанные с дизайном и визуализацией не терялись среди кучи всех остальных задач, Ариэль предпочитает хранить разные задачи в дашбордах разных команд. Это поможет избежать суматохи и неразберихи при поисках необходимого проекта.
- Для того чтобы не срывать дедлайны и придерживаться изначальному плану, заранее не завышайте ожиданий. Оговаривайте заранее сколько дней уйдет на доработку, проверку, согласование и еще несколько этапов. И еще один хороший совет — всегда добавляйте пару дней к оглашенному дедлайну, чтобы не разочаровать клиентов и чтобы не завышать ожидания команды.
Логан ЛеВан
Логан — главный менеджер всех событий внутри и за пределами Asana. Когда Ковид-19 застал всех нас врасплох, Логан пришлось оперативно приспособиться к виртуальному способу проведения мероприятий.
- Asana ежегодно проводит более 200 мероприятий, а в этом году, Логан поставила цель в 226 мероприятий. Правильно организовывать каждое событие, помогает специальный шаблон для мероприятий в Asana. Он поможет не упустит ни одну деталь до, во время и после мероприятий. Именно благодаря такому шаблону, в котором можно держать под контролем все задачи, удается проводить такое количество мероприятий в год. И неважно о каких именно событиях идет речь — виртуальных или оффлайн.
- Для того чтобы с удовольствием и без лишних нервов выполнять свою работу, Логан ЛеВан советует приспособиться к неопределенности, ведь онлайн встречи могут быть такими же непредсказуемыми, как и живые встречи.
- Еще одним совет по поддержанию сплоченности команды это проведение стендапов. Стендап — это хороший способ выговориться и обсудить проблемы вместе с коллективом.
Asana это не только платформа для управления командой. Это также отличный способ облегчить свой рабочий процесс и минимизировать лишнюю трату времени.
Чтобы узнать о том, как избавиться от лишней работы и о том, как руководить сложными проектами удаленно, обратитесь за помощью в Cloudfresh и мы поможем вам ознакомиться со всеми принципами работы в Asana.
Заказать консультацию