Čtyři příznaky plýtvání časem a jak se tomu vyhnout pomocí služby Google Workspace (např. G Suite) – postřehy z Cloudfresh

Mnoho z nás v práci ztrácí čas, ať už záměrně, nebo neúmyslně.

Služba Google Workspace (např. G Suite) vám může pomoci dělat práci rychleji. Zde jsou čtyři varovné signály, které ukazují, že plýtváme časem na zbytečné věci, a tipy, jak se těmto časovým ztrátám vyhnout.

1. Trávíte více času posíláním e-mailů zaměstnancům než samotnou prací.

Průměrný uživatel Gmailu stráví e-mailováním zhruba 13 hodin týdně, tedy téměř dva celé dny! Cloudfresh vám naštěstí může pomoci zlepšit dobu odezvy na e-maily tím, že odhalí tajemství inteligentních odpovědí v aplikaci Google Workspace (např. G Suite). Inteligentní odpovědi využívají strojové učení k tomu, aby za vás generovaly rychlé a přirozené odpovědi.

2. Formátování prezentací Google Workspace (např. G Suite).

Je snímek vycentrovaný? Je použito písmo “Times New Roman” nebo “Calibri”? Formátování prezentace nám zabírá příliš mnoho času a zabíjí to, co je opravdu důležité – výměnu myšlenek. Čas při vylepšování prezentací však můžete ušetřit pomocí funkce Analýza dat, která využívá strojové učení. Data Analysis generuje návrhy vzhledu prezentace, takže se nemusíte starat o ořezávání, změnu velikosti nebo přeformátování. Můžete také použít “Rozšířené vyhledávání” a snadno prozkoumat své Dokumenty. Služba vám doporučí související témata, která vám pomohou dozvědět se více, nebo navrhne fotografie a další materiály, které můžete do dokumentu přidat. Podívejte se, jak používat “Analýzu dat” a “Rozšířené vyhledávání”, v nejnovějším díle pořadu Google Workspace (ex. G Suite) (v angličtině). 

3. Nemůžete najít soubor, který byl zaručeně uložen na Disk Google.

Kde se tento otravný soubor nachází? Podle zprávy společnosti McKinsey stráví zaměstnanci denně asi dvě hodiny hledáním a shromažďováním informací. Je to velmi, velmi časově náročné.

Ušetřete čas při hledání souborů na Disku Google pomocí funkce Rychlý přístup na Disku, která využívá strojovou inteligenci k předvídání a navrhování souborů, které potřebujete nebo byste mohli potřebovat. Zpracování přirozeného jazyka (NLP) vám také umožňuje vyhledávat podle toho, jak komunikujete. Řekněme, že se snažíte najít důležitý soubor z roku 2016. Stačí vyhledat “tabulky, které jsem vytvořil v roce 2016 

Dalším způsobem, jak se vyhnout ztrátě souborů, je používat Google Team Drives, centrální místo v Disku, kam se ukládají sdílené soubory. V Team Drives  mohou k souborům přistupovat všichni členové týmu (nebo spravovat individuální přístupová oprávnění), takže se nemusíte starat o to, abyste po něčím odchodu sledovali soubor nebo pokaždé udělovali přístup ke každému novému dokumentu.

4. V tabulkovém procesoru Google Workspace (např. G Suite) se znovu a znovu potýkáte se vzorci.

Podle interních údajů společnosti Google se méně než 30% firemních uživatelů cítí pohodlně při používání vzorců v tabulkách Google Workspace (ex. G Suite). “=SUM(A1, B1)” nebo “=SUM(1, 2)”. Jedná se o triviální krok, ale složitější výpočty mohou být pro uživatele Google Workspace (ex. G Suite) a Google Sheets komplikované.

Vzorce si můžete rychle zapamatovat a provádět časově náročné analýzy pomocí funkce “Analýza dat” v aplikaci Tabulky Google Workspace (ex. G Suite), která ke zpracování čísel využívá strojové učení.

Zadejte otázku (slovy, ne vzorci) v aplikaci Analýza dat a okamžitě se dozvíte více o svých datech. Od nynějška můžete stejnou výkonnou technologii používat k vytváření grafů za vás v tabulkách Google. Místo ručního vytváření grafů požádejte Analýzu dat, aby to udělala za vás zadáním dotazu. 

 Přestanete ztrácet čas složitými úkoly a ušetříte si čas, který můžete věnovat zásadní, strategické práci. Pokud se chcete dozvědět více o dalších aplikacích Google Workspace (ex. G Suite), jejich cenách, cenových plánech a aplikacích, které šetří čas, pošlete žádost.